Een professionele houding aannemen gaat over veel meer dan er niet onderuitgezakt bij zitten achter je bureau. Je wilt ook voorkomen dat collega’s je onprofessioneel vinden, doordat jij bijvoorbeeld om de haverklap aan hun bureau staat, voor alles CC-mails stuurt of steeds aan de lijn hangt met een “spoedje”. Wat moet je wel en niet doen om professioneel over te komen? Lees en leer!

Inhoudsopgave:

Wat is een professionele houding?

Een professionele houding omvat van alles.

Algemeen gesteld houdt het in dat je gedrag vertoont waarmee je het bedrijf in een positief daglicht stelt, de samenwerking met collega’s en klanten goed houdt en optimale resultaten behaalt. 

Werk je als accountmanager? Dan is het bijvoorbeeld belangrijk voor een professionele houding dat de leaseauto waarmee je naar klanten rijdt niet onder de vogelpoep zit. Werk je bij een tekstbureau? Dan is het voor een professionele houding belangrijk dat je tekst geen d/t-fouten bevat, dat je je werk op tijd af hebt en dat je de klant niet afblaft als die allerlei feedback heeft. Zelfs niet als je het er niet mee eens bent.

In dit artikel gaan we het specifiek hebben over een professionele houding op het gebied van timemanagement en planning. Wat houdt dat wel in en – ook belangrijk – wat niet? 

Wat zijn professionele eigenschappen?

Onder professioneel gedrag kun je een aantal eigenschappen verstaan. Als je je afvraagt wat professioneel is, dan valt daaronder in elk geval het volgende:

  • Je verschijnt op de afgesproken tijd bij afspraken.
  • Je geeft constructieve feedback waar de ander iets aan heeft en bent respectvol.
  • Je klaagt en roddelt niet, maar probeert met een positieve mindset naar het werk te gaan.
  • Je draagt nette kleding die past bij je werk. (En werk je als loodgieter? Dan laat jij je pak dus juist thuis.)
  • Je doet meer dan het minimale. Nee hoor, je hoeft zeker niet elke dag over te werken. Maar zorg er wel voor dat ook jij soms degene bent die een uur langer blijft of de vaatwasser uitruimt op kantoor.
  • Je luistert naar anderen zonder hen in de rede te vallen.
  • Je staat ervoor open om feedback te ontvangen als dingen beter kunnen.
  • Je bent eerlijk op het werk, bijvoorbeeld als je ergens tegenaan loopt.
  • Je neemt een non-verbale houding aan die professionaliteit uitstraalt. Je zit er bijvoorbeeld niet als een zoutzak bij, maar zit rechtop. En als je in gesprek bent, neem je een open houding aan (zonder armen voor je borst).
  • Je neemt initiatief. Je onderneemt bijvoorbeeld actie als je merkt dat er iets nodig is wat je collega’s nog niet hebben opgepakt.
  • Je kunt zelfstandig werken en trekt niet voor elke kleine vraag collega’s aan hun jasje.

bellende vrouw die achter haar laptop iets noteertHoe laat je een professionele houding zien?

Een professionele houding laat je onder andere zien door jouw zaken op het werk op orde te hebben én door de tijd van anderen te respecteren. Dat betekent dat je zelf helder hebt wat je wanneer doet, daar helder over communiceert en ook goed de verwachtingen managet wanneer iets niet in je agenda past. Maar het betekent ook dat je respecteert dat anderen een agenda hebben, waardoor jouw verzoeken soms even moeten wachten. 

Dus:

Zorg ervoor dat jij helder hebt waar je wanneer aan werkt. Richt een slim timemanagementsysteem in, zodat je zeker weet dat je daadwerkelijk gedaan krijgt wat je hebt beloofd. En respecteer de agenda’s en tijd van anderen. Dát is de betekenis van professionaliteit op het werk.

Die omschrijving van een professionele houding en gedrag betekent ook dat je sommige dingen maar beter niet kunt doen op het werk als je professioneel wilt overkomen.

De 6 dont’s voor een professionele houding

We hebben allemaal zo onze ergernissen op het werk. Voor de één is de slappe koffie uit de automaat frustratie #1, voor de ander is dat die ene roddelende collega. Los van de slechte bakkies en achterbakse collega’s zijn dit 6 dingen die je maar beter niet kunt doen als je je professioneel wilt opstellen. Goed nieuws: we geven je ook meteen tips voor wat je dan wél moet doen.

1. Mensen voor elk wissewasje storen

Dit komt je vast bekend voor. Je bent net lekker gefocust aan het werk. Eindelijk tijd om die lastige e-mail te beantwoorden! Maar dan staat je collega aan je bureau met de zoveelste onbenullige vraag, die absoluut een paar uur had kunnen wachten.

Je collega’s continu uit hun concentratie halen door ze te storen, is onprofessioneel gedrag. Daardoor krijgen je collega’s hun werk niet gedaan en maak je je eigen vraag belangrijker dan die is.

Natuurlijk mag je elkaar storen voor dingen die haast hebben. Maar over het algemeen is het beter om vragen en verzoeken niet steeds à la minute op iemand af te vuren.

Wel doen: de 1-op-1-lijst

Hoe je het dan wel professioneel aanpakt? Noteer gedurende de dag de vragen en verzoeken die in je opkomen aan die ene collega op een lijst in Outlook (of in een Word-document). De 1-op-1-lijst noemen we dat. Vraag of je collega aan het eind van de dag of op een ander moment deze week tijd heeft en spreek op dát moment alle vragen of verzoeken door. 

Het is professioneel als jij de agenda van de ander respecteert én zelf niet steeds met je werk stopt om anderen te storen. Stoor de ander één keer voor tien vragen in plaats van tien keer voor één vraag. 

De 1-op-1-lijst is één van de tips die ik deelt in mijn boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’. Wil je meer tips om slimmer te werken en niet meer in de knoop te komen met je planning? Dan kunnen wij van WC-eend je dit boek zeker aanraden.

2. Anderen overrompelen met ad-hoc-klussen

Nog zoiets: je collega’s steeds lastigvallen met spoedjes. Jij wilt niet degene zijn die altijd vlak voor de lunchpauze nog met snelle tussendoor-dingen aankomt waar je collega totaal niet op zit te wachten. Daarmee toon je geen respect voor de agenda van de ander, je laat merken dat prioriteiten stellen niet je sterkste kant is én je komt chaotisch over. “Had je dat niet eerder kunnen bedenken?”, klinkt het waarschijnlijk regelmatig uit de mond van je collega.

Vrienden maken doe je niet door je collega’s steeds te vragen alles uit hun handen te laten vallen. Bovendien heb je kans dat ze jouw “spoedjes” na een tijdje niet meer serieus nemen, aangezien jij álles spoed noemt. 

Wel doen: goed plannen

Voor een professionele houding is het belangrijk dat je jouw planning op orde hebt. Daarvoor wil je je agenda goed bijhouden (inclusief afspraken, deadlines en lopende projecten) én elke dag een haalbare takenlijst maken. Zorg er ook voor dat je per project een overzicht hebt. Waar sta je nu in het project? Wat ligt bij wie? Wat moet er nog gebeuren? Wanneer moet het af zijn? Tools als Trello of Asana kunnen je helpen om dit overzicht te bewaken.

Wat ook belangrijk is? Prioriteiten stellen. Dingen die voor jou als “spoed” voelen, zullen dat niet altijd zijn. Spoed betekent bijvoorbeeld dat de server is gecrasht of dat er vandaag nog een persbericht de deur uit moet. Dus als je heel eerlijk kijkt: heeft dan alles wat jij “spoed” noemt wel echt spoed?

Leren hoe dat moet, goed plannen? Check deze video eens. Daarin vertel ik je meer over een zogenaamde ‘basisopstelling’.

3. Overal voor naar de telefoon grijpen

Om de haverklap aan de telefoon hangen is nog zoiets wat irritatie opwekt bij collega’s. Zowel wanneer je naar klanten belt en dat uitgebreid en luidkeels op de werkvloer doet, als wanneer je je thuiswerkende collega’s al bellend voor elk dingetje stoort.

Je moet het zo zien: als je iemand mailt, kan diegene zelf bepalen wanneer hij naar je verzoek kijkt. Je stoort diegene dus niet. Ga je iemand bellen? Dan dwing je de ander om het werk acuut uit zijn handen te laten vallen en jou te helpen. Dat is een goed idee als je over een uur een persbericht op je bureau moet hebben liggen omdat er anders crisis uitbreekt. Maar het is niet nodig als je wilt vragen waar dat ene Google Docs-document ook alweer staat. 

Wel doen: afspraken maken over de communicatie

Kijk ten eerste kritisch waar je voor belt. Is bellen hiervoor echt de beste communicatiemethode? Of kun je het beter op de e-mail zetten of er een afspraak voor inplannen? Als je verwacht dat het telefoontje een tijdje duurt, is het sowieso handiger om daar een afspraak voor te maken.

Verder kan het slim zijn om met je collega’s onderling afspraken te maken over waar jullie wel/niet voor bellen. Spreek bijvoorbeeld af dat je alleen belt voor spoeddingen en geef aan wat onder spoed valt. Dan weten collega’s als jij belt: “Dit is belangrijk!”.

4. Urenlang mailen en (de ergste!) CC’en

Van propvolle mailboxen wordt niemand blij. Maar aangezien sommige mensen het halve bedrijf CC’en in hun e-mails, is het niet gek dat mensen gemiddeld meer dan een uur per dag met hun mailbox bezig zijn.

Wil jij professioneel gedrag op de werkvloer vertonen? Stop dan met te veel e-mails sturen én met mensen onnodig CC’en. CC’en is alleen nodig als de persoon in de CC daar expliciet om heeft gevraagd of als het een doel heeft.

Wel doen: efficiënt e-mailen

Sowieso is op je mailbox tijd te besparen. De tijd die je aan Outlook besteedt, kan absoluut een half uur per dag worden. Dat vraagt om slimmer je e-mail verwerken. Op het Instagram-account van mij en Tijdwinst delen we daar veel handige tips voor. Deze tips kunnen je alvast op weg helpen:

  • Check je e-mail op vaste momenten op een dag, hooguit zo’n twee/drie keer per dag. 
  • Bedenk steeds voordat je een e-mail gaat typen “Is een e-mail versturen hier het handigste communicatiemiddel voor?”. Soms is het handiger om er een afspraak voor te plannen, te bellen of een briefing te maken.
  • Houd je e-mails kort en krachtig. Dat scheelt de lezer tijd. 
  • Gebruik een duidelijke onderwerpregel.
  • Volg de OHIO-methode op (Only Handle It Once). Dat betekent dat je elke e-mail direct afhandelt zodra je deze bekijkt, in plaats van ze geopend in je mailbox te laten staan.
  • Stop met CC’en als dat niet nodig is. Zet je leidinggevende bijvoorbeeld niet standaard bij elke e-mail in de CC, maar alleen als diegene erom vraagt óf als het een duidelijk doel dient. Zet expliciet in de e-mail wat het doel van de CC is.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

5. Verwachtingen niet nakomen

Dit is een logisch gevolg van een onrealistische takenlijst. Je had bijvoorbeeld één uur ingeruimd voor een meeting, maar die liep gigantisch uit. Daardoor kom jij nu in de knoop met de rest van je taken voor vandaag. Je moet de klant teleurstellen: de tekst komt vandaag niet meer zijn kant op.

Klinkt als iets wat “kan gebeuren”? Echt professioneel is het niet. Waar je ook werkt, afspraken nakomen is belangrijk. En het is zeker mogelijk zonder jezelf over de kop te werken. Het enige wat je nodig hebt, is een goed timemanagement-systeem. Dát je je verwachtingen niet nakomt, is namelijk vaak het gevolg van een onrealistische takenlijst, een agenda die niet op orde is of een overschatting van hoe snel je werkt.

Wel doen: goede planning en slim verwachtingsmanagement

Maak elke dag een heldere takenlijst, waarop je concreet noteert waar je aan gaat werken. Check ook of die taken daadwerkelijk passen binnen een werkdag.

Let bijvoorbeeld op het volgende:

  • Houd een tijdje bij hoe lang je over bepaalde taken doet (bijvoorbeeld met Toggl). Zo kun je beter inschatten hoeveel tijd die taak je kost.
  • Noteer binnengekomen verzoekjes direct in je agenda. Dan kun je ze niet vergeten.
  • Ruim een half uur langer in voor meetings. Dan kom je niet in de knoop als meetings uitlopen.
  • Reserveer elke dag een half uur tot een uur voor onverwachte dingen.
  • Overschat je tijd voor een taak. Dan hoef je jezelf niet over de kop te werken om het af te krijgen.

Nog een slimme tip: doe aan verwachtingsmanagement. Ga jij bijvoorbeeld op woensdag aan een project voor een collega werken? Geef dan aan dat je het werk uiterlijk donderdag oplevert. Daarmee koop je één dag tijd voor jezelf. Stuur je hem dan alsnog woensdag het werk toe, dan is dat mooi meegenomen. Lukt het toch niet op woensdag, dan heb je alsnog aan de verwachting voldaan wanneer je het een dag later doorstuurt.

6. Te laat komen op afspraken

Je moet van de ene naar de andere afspraak, maar je eerste afspraak loopt hopeloos uit. Zo ga je nooit op tijd komen. “Ach, ik kan er niets aan doen!”, denk je, en je stuurt de persoon met wie je hebt afgesproken snel een appje.

Alleen… een professionele houding is dit niet. Als je te laat komt, is dat een boodschap aan de ander dat…

…jij je agenda niet op orde hebt of eerdere afspraken niet op tijd kunt afronden.

…je de tijd van die andere persoon niet respecteert.

Niet wat je wilt uitstralen!

Wel doen: uitlooptijd incalculeren en afspraken afkappen

Dat je er niets aan kunt doen als een meeting uitloopt, klopt niet helemaal. Kondig tien minuten van tevoren aan dat je nog tien minuten hebt en zorg ervoor dat jij stipt op tijd de deur uit gaat of de Teams-call wegklikt. Was de afspraak nog niet klaar? Bied aan om via e-mail een vervolgafspraak in te plannen.

Wat ook helpt, is uitlooptijd reserveren in je agenda. Blok bijvoorbeeld twee uur in je agenda voor een vergadering die officieel anderhalf uur duurt. Dan kom je niet in tijdnood als de vergadering toch uitloopt.

Dus: wat is professioneel gedrag?

Nu weet je wat professionaliteit op het werk inhoudt. Als jij een professionele houding wilt aannemen, zorg dan voor het volgende:

  • Werk met een 1-op-1-lijst, zodat je je collega’s niet steeds hoeft te storen.
  • Stel prioriteiten voordat je dingen een “spoedje” noemt. 
  • Houd een overzicht bij van de taken in een project en de huidige status.
  • Maak afspraken over wanneer je belt, en denk na of bellen de beste communicatiemethode is. 
  • Stuur alleen CC-mails als iemand je daarom vraagt of als de ontvanger iets met de CC-mail moet doen.
  • Verwerk je e-mail efficiënter, bijvoorbeeld door op vaste momenten te mailen en door e-mails kort en bondig te houden.
  • Houd je takenlijst realistisch, zodat je verwachtingen kunt nakomen.
  • Geef het aan als je naar een andere afspraak moet.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over professionele houding

  • Wanneer heb je een professionele houding?

    Je hebt een professionele houding als je jouw zaken op orde hebt op het werk, bijvoorbeeld doordat je je takenlijsten realistisch houdt. Daarnaast is het belangrijk dat je de agenda, belangen en gevoelens van anderen respecteert. Stoor je collega’s bijvoorbeeld niet voor elk wissewasje, check of een verzoek in hun agenda past en breng feedback constructief.

  • Wat houdt een professionele presentatie in?

    Een professionele presentatie houdt in dat je in nette kleding naar het werk komt en een open en zelfverzekerde houding aanneemt. Verder draagt een positieve mindset bij aan een professionele houding op het werk. Voorkom dat je veel klaagt en roddelt.

  • Wat is een professionele houding in de zorg?

    Een professionele houding in de zorg betekent dat je aandachtig luistert naar patiënten en collega’s, respectvol bent en empathie toont voor de mening en emoties van anderen. Verder betekent het dat je enige afstand houdt van de patiënt. Je wilt niet té persoonlijk betrokken raken. Probeer dus niet volledig mee te gaan in de emoties van de patiënt. Een professionele houding ontwikkelen kan overigens ook een leerdoel zijn als je in de zorg werkt.

 

Bericht van @tijdwinst
Bekijken op Threads

 

Zorg voor een planning die op orde is, volg een cursus timemanagement

Veel van deze voorbeelden van een niet-professionele attitude kun je voorkomen door ervoor te zorgen dat jouw planning op orde is. De tips hierboven helpen je daarbij. 

Wil je nu in één dag alles leren om voortaan met een slimme planning, heldere prioriteiten én minder last van waan-van-de-dag-verzoeken aan het werk te zijn? Volg dan onze cursus timemanagement. Daarin reiken wij je al onze praktische en bewezen tips aan waarmee jij direct je eigen slimme timemanagement-systeem kunt inrichten. Een professionele houding is het resultaat!

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Tijdwinst is een trainingsbureau voor professionals in heel Nederland die slimmer willen (samen)werken. Wij leren professionals via trainingen in het hele land én online trainingen praktische tips aan om onder andere een ster te worden in timemanagement, sneller te lezen, effectievere gesprekken te voeren en jezelf assertiever op te stellen. We verzorgen ook trainingen bij jou in de buurt.

Bekijk onze websites voor meer handige artikelen en voor ons trainingsaanbod. Of meld je direct aan voor één van onze trainingen. Zien we je daar binnenkort?