Elke dag is het weer een race tegen de klok om je werk op tijd af te krijgen. Hoe hard je ook werkt, het einde van je to-do-list komt bijna nooit in zicht aan het eind van de dag. Hoe voorkom je dat je steeds achter de feiten aanloopt? Wij bespreken de grootste timemanagement-problemen én de ontwikkelpunten waarmee je daaraan kunt werken.

Wat komt aan bod?

Wat zijn ontwikkelpunten?

Niemand is perfect. Ieder persoon heeft punten waarin diegene beter in kan worden. Bij opleidingen, stages of op het werk noemen we dat ontwikkelpunten. Ontwikkelpunten of ontwikkelingspunten zijn dus dingen waarvan je beseft dat je er meer vaardig in kunt worden en dat dat je iets gaat opleveren.

Dit zijn punten waaraan je wilt en kunt werken door bijvoorbeeld een training of cursus te volgen, nieuwe gewoontes aan te leren of te vragen of je leidinggevende of een collega je op weg kan helpen. 

Soms komen ontwikkelpunten voort uit een beoordelingsgesprek met je leidinggevende. Maar het kan ook zijn dat je op basis van ontvangen feedback of van zelf ontdekte valkuilen merkt dat er op bepaald vlak werk aan de winkel is. Daaruit kunnen ook ontwikkelpunten voortkomen.

Welke vaardigheden kun je ontwikkelen?

Goed nieuws: in elke mogelijke vaardigheid kun je je ontwikkelen. Dat kan van alles zijn. Je kunt je bijvoorbeeld ontwikkelen in voor jezelf opkomen, plannen, initiatief nemen, overweg kunnen met een bepaalde tool, omgaan met verandering, constructieve feedback geven, PowerPoint-presentaties maken en zelfs in de beste koffie zetten voor je collega’s (een vaardigheid waarmee je altijd punten scoort!).

Dat jij ergens nu niet goed in bent, betekent niet dat dat voor altijd zo is. Je kunt er altijd beter in worden. Je ergens in verdiepen, buiten je comfortzone gaan, feedback vragen en nieuwe dingen blijven doen, helpt om vooruit te blijven gaan.

Ontwikkelpunten kunnen over van alles gaan. Vind jij het bijvoorbeeld lastig om te presenteren, maar hoort het wel bij je baan om soms een presentatie te geven? Dan ligt daar wellicht een ontwikkelpunt. Ervaar je veel werkstress? Dan kan beter leren plannen een ontwikkelpunt zijn. 

Over dat laatste type ontwikkelpunt gaan we het in dit artikel hebben. Het is namelijk zo dat het bij veel werknemers ergens op het gebied van timemanagement spaak loopt.

Opgejaagd gevoel

Wat kunnen verbeterpunten zijn?

Tijdens werk of een stage, zeker in samenwerking met anderen, kun je tegen allerlei dingen aanlopen. Dingen die nog niet zo lekker lopen of waarvan je merkt dat er iets aan te verbeteren valt. Voorbeelden van verbeterpunten qua planning zijn:

  • Je komt altijd (of in elk geval vaak) te laat, tot grote frustratie van je collega’s.
  • Je vindt het lastig om je planning te halen en kunt wel wat beter worden in een goede én haalbare planning opstellen.
  • Je laat je vaak leiden door ad hoc-taken en doet wat er op je pad komt in plaats van hierin zelf een plan te trekken. 
  • Je zegt te weinig ‘nee’, waardoor je agenda regelmatig uitpuilt.
  • Je laat je afleiden door NOS-updates, appjes van het thuisfront en andere dingen die eigenlijk prima kunnen wachten. 
  • Je hebt last van uitstelgedrag en pakt vaak eerst de kleine taken op, maar blijft grote projecten waar je tegen opkijkt uitstellen.
  • Je bent continu aan het multitasken. Tijdens het werken aan een project even een mailtje sturen? Doe jij gewoon! Nog even vlug een collega helpen? Geen probleem! Het gevolg is dat je hoofd vol zit en je werk niet afkomt.
  • Je ziet taken of afspraken over het hoofd, omdat je ze niet goed of helder genoteerd hebt. 
  • Je planning is compleet dichtgetimmerd, waardoor je in de knoop komt zodra er onverwachte dingen tussendoor komen. 

Het belangrijkste wat we bij Tijdwinst vaak zien misgaan: de planning fallacy. 

De planning fallacy betekent dat we onderschatten hoeveel tijd een taak kost en dat we tegelijkertijd overschatten wat we in een bepaalde tijd kunnen doen. Het gevolg? Tijdnood!

Nu is het gelukkig niet zo dat die planning fallacy voorgoed in je brein is ingesloten. Zodra jij je bewust bent van die denkfout, kun je er een stokje voor steken. 

Wat zijn goede ontwikkelpunten? 

Het is niet zo dat voor iedereen dezelfde ontwikkelingspunten goed zijn om op te pakken. Als jij geen ster bent in presenteren maar ook nooit presentaties hoeft te geven voor je werk, dan is leren presenteren niet direct iets om eens hard mee aan de slag te gaan. 

Ontwikkelpunten op het gebied van timemanagement zijn altijd handig om mee te pakken. Waar je ook werkt en wat voor werk je ook doet, je krijgt altijd te maken met het managen van je tijd en werkzaamheden. Weten hoe je je planning op de juiste manier insteekt en slimmer werkt, helpt iedereen om het werkplezier te behouden, je werk gedaan te krijgen en betere resultaten te leveren (en nog op tijd ook).

Hoe je daarmee aan de slag gaat? Onze timemanagement-expert Björn Deusings deelt al zijn beste tips en inzichten in het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. De belangrijkste ontwikkelpunten die daaruit voortkomen, verklapt hij hieronder.

Lijst van ontwikkelpunten

Als je wilt weten wat je ontwikkelpunten zijn waar je het meest aan hebt, pak dan de lijst hieronder erbij. Daarin stippen we de belangrijkste timemanagement-issues aan waar veel kenniswerkers tegenaan lopen. Bij elk issue vertellen we je waar je concreet aan kunt werken om beter te worden in dat ontwikkelpunt.

1. Ben jij vaak te laat?

Is jouw probleem dat je steeds te laat komt op afspraken? Werk dan aan het volgende:

  • Richt je dagindeling anders in, zodat er voldoende tijd is geblokt voor reistijd. 
  • Kijk of je het aantal afspraken op een dag kunt beperken.
  • Leer jezelf aan om altijd te vroeg weg te gaan (dus ga liever 10 minuten eerder weg dan wat volgens de routeplanner nodig is). 
  • Kom je vaak te laat omdat afspraken uitlopen? Leer dan om op tijd afspraken af te ronden, ook als de ander nog niet uitgesproken is.
  • Ben jij vaak last-minute nog dingen aan het voorbereiden voor de afspraak? Werk eraan dat jij al eerder aan de slag gaat met je voorbereiding.

2. Is jouw planning niet haalbaar?

Loopt het bij jou vaak in de soep doordat je planning veel te ambitieus is? Dan zijn dit voorbeelden van ontwikkelingspunten waaraan je kunt werken:

  • Houd bij hoeveel je tijd je aan bepaalde taken (offertes maken, een verslag schrijven, etc.) kwijt bent. Maak op basis daarvan voortaan je planning. 
  • Leer om je planning concreter te maken door heel specifiek op te schrijven wat een bepaalde taak inhoudt. Een taak is bijvoorbeeld niet “werken aan nieuwe campagne”, maar wel “campagnemateriaal voor de nieuwe campagne ontwikkelen in Canva”. 
  • Wen jezelf aan om te werken met het Eisenhower-model en daarmee beter prioriteiten te stellen. 
  • Leer beter nee te zeggen tegen dingen die niet in je agenda passen. 
  • Verdiep je in onze 101 timemanagement-tips en pas er minimaal 10 toe. 

3. Laat je je leiden door ad hoc-taken? 

Natuurlijk kunnen er altijd spoedjes tussendoor komen. Maar als jouw werk grotendeels uit waan-van-de-dag-dingen bestaat, dan kan dat je planning flink in de weg zitten. In dat geval kunnen dit bijvoorbeeld je ontwikkelpunten zijn:

  • Toets elk verzoekje dat binnenkomt eerst aan het Eisenhower-model. Moet dit echt nu? Ben jij de enige die dit kan doen? Noteer het alleen dan in je agenda.
  • Probeer standaard tijd te reserveren voor ad hoc-dingen. Reserveer dan 30 minuten tot een uur per dag voor en kijk hoe je daarmee uitkomt.
  • Word beter in assertief communiceren over dingen die niet in je agenda passen. 
  • Vind met je collega’s een manier om efficiënter te plannen, zodat er minder ad hoc-dingen zijn. 
  • Leer lange-termijn-planningen te maken, waardoor je beter kunt inschatten wat eraan zit te komen.

4. Zeg je te weinig ‘nee’?

Niemand zal graag het woord ‘nee’ over zijn lippen laten komen. Maar soms is het nu eenmaal nodig dat je ergens ‘nee’ op zegt. Dat voorkomt uitpuilende agenda’s en grote frustraties. Als je ‘nee’ zeggen een grote uitdaging vindt, kunnen deze ontwikkelpunten helpen:

  • Volg een assertiviteitstraining en leer om beter voor jezelf (en jouw planning) op te komen.
  • Leer delegeren, zodat je niet alles op je eigen bordje laat belanden.
  • Oefen met meer zelfverzekerd communiceren als je merkt dat je wat afwachtend bent of dat collega’s snel over je heen lopen.
  • Richt een timemanagement-systeem in dat werkt, zodat je het in één oogopslag kunt zien wanneer jij niet anders kunt dan ‘nee’ zeggen. 

5. Raak je snel afgeleid?

Zit het jou tijdens het werk in de weg dat je snel uit je concentratie wordt gehaald door appjes, e-mails of andere storende notificaties? Dan gaan deze ontwikkelpunten je helpen:

  • Check je e-mails alleen nog op vaste momenten op een dag.
  • Leer je e-mail te verwerken volgens de OHIO-methode, zodat dat ene mailtje niet meer steeds door je hoofd blijft spoken. 
  • Beperk afleiding. Demp bepaalde apps, zet de notificaties van Outlook uit en kijk wat je nog meer kunt doen om minder afgeleid te raken. 
  • Stel collega’s voor om met een 1:1-lijst te werken, zodat je minder tussendoor gestoord wordt door collega’s (en ook minder vaak collega’s hoeft te storen). Zo’n lijst houdt in dat je per collega opschrijft wat je diegene wilt vragen en daardoor één collega één keer stoort voor tien dingen in plaats van tien keer voor één ding.
  • Kijk of je op een andere plek kunt werken, zodat je met meer focus aan een taak kunt werken.
  • Werk volgens de Pomodoro-methode om je focus te verbeteren en meer gedaan te krijgen in minder tijd.

Opgejaagd gevoel

6. Heb je last van uitstelgedrag?

Dat is nog zoiets waar veel mensen last van hebben. Blijft dat ene grote project maar in je agenda staan? Werk aan je uitstelgedrag door één of meer van deze ontwikkelpunten op te pakken:

  • Probeer de “eat that frog”-methode: begin elke dag met de grootste taak waar je het meest tegen opziet. Heb je die maar alvast achter de rug!
  • Leer om grote projecten behapbaar te maken door ze in kleine stappen op te splitsen. Werk daarvoor aan je projectmanagement-skills.
  • Ontdek wat jouw meest productieve momenten op de dag zijn (de één zweert bij een miracle morning en begint vroeg, de ander is ‘s middags op z’n productiefst) en gooi je dagdeling om daar beter gebruik van te maken.
  • Leer delegeren, zodat je grote projecten niet in je eentje hoeft op te pakken. 
  • Maak je doelen SMART (= specifiek, meetbaar, actueel, relevant en tijdgebonden), zodat je concrete stappen hebt die je elke dag kunt zetten om doelen haalbaar te maken. 

7. Wil je stoppen met multitasken?

Of beter gezegd: weet je dat multitasken je productiviteit in de weg zit? Dan is het een kwestie van leren om je op één ding tegelijk te focussen. Dit zijn concrete ontwikkelpunten om daarbij aan te werken:

  • Verminder de hoeveelheid afleiding door bijvoorbeeld op een rustige plek te werken, notificaties uit te zetten en niet te vaak je e-mail te checken.
  • Bekijk onze tips om efficiënter met je mailbox om te gaan en pas die toe om zo nooit meer uren op een dag te mailen.
  • Werk eraan dat je minder gestoord wordt door collega’s tijdens het werk. Doe dat bijvoorbeeld door daar zelf assertiever over te communiceren.
  • Werk aan een betere werk-privébalans, zodat die twee minder door elkaar lopen.

8. Zie je taken of afspraken over het hoofd? 

Is jouw probleem dat je regelmatig deadlines mist of afspraken compleet vergeet omdat ze niet goed genoteerd staan in je agenda? Dan kun je aan de slag gaan met deze ontwikkelpunten:

  • Stel een waterdicht timemanagement-systeem op, bestaande uit een planning en een concrete takenlijst. Zo mis jij geen deadlines meer. 
  • Leer jezelf aan om afspraken en taken direct in je agenda te noteren zodra ze binnenkomen. Dan kun je ze niet vergeten.
  • Leer realistisch te plannen, zodat je niet steeds in de knoop komt met alles wat in je agenda staat. 
  • Is het probleem dat je té veel afspraken en taken hebt? Leer dan prioriteiten te stellen en helder te communiceren over wat past en wat niet.

9. Is jouw planning compleet dichtgetimmerd?

Dit is de planning fallacy in actie. Je zet je agenda van 9 tot 5 propvol met afspraken. Daarbij vergeet je alleen dat je ook nog e-mails te beantwoorden hebt, reistijd hebt, afspraken moet voorbereiden en soms een pauze wilt kunnen nemen. Heb je hier last van? Ontwikkel je dan op punten zoals deze:

  • Leer om meer ruimte vrij te houden voor onverwachte dingen. 
  • Houd bij hoeveel tijd elke taak écht kost (inclusief bijvoorbeeld voorbereiding) en baseer daar voortaan je planning op. 
  • Werk eraan om minder afspraken op een dag te plannen en word beter in bepalen welke afspraken wel en welke niet een plek in je agenda moeten krijgen.
  • Leer dingen te delegeren of schrappen als die niet nodig zijn. Stel jezelf vaker de vraag “Moet ik dit nu doen?” (waarbij je de klemtoon op elk woord kunt leggen: “MOET ik dit nu doen?”, “Moet IK dit nu doen?”, “Moet ik DIT nu doen?”, etc.).

Wat zijn mijn ontwikkelpunten?

Als je je nu afvraagt “Wat zijn mijn ontwikkelpunten?” uit deze lange lijst, ga dan bij jezelf na waarmee jij het vaakst de mist ingaat. Is jouw probleem dat je overal “ja” op roept? Is je planning te ambitieus en werk je daarom vaak ‘s avonds nog door? Wordt jouw agenda bepaald door de waan van de dag? Of speelt er iets compleet anders? Ga dat bij jezelf na en kies 3 ontwikkelpunten die je bij dat probleem kunnen helpen. Dat is een goed startpunt om direct aan jouw ontwikkelpunt te kunnen werken.

Jouw planning en timemanagement verbeteren?

Wil jij in het algemeen, los van je persoonlijke ontwikkelpunten, werken aan jouw planningsskills? Dat kun je al met twee drukken op de knop regelen. Volg Tijdwinst en Björn Deusings op Instagram. Dan zie je dagelijks praktische tips in je feed voorbijkomen waarmee je direct aan de slag kunt gaan.

In één klap je planning verbeteren? Volg een cursus timemanagement!

Met je ontwikkelpunten rondom timemanagement aan de slag gaan, kan al heel eenvoudig zijn. Meld je aan voor onze 1-daagse cursus timemanagement. Daarin leren onze timemanagementexperts je al hun beste tips op het gebied van plannen. Zo heb jij direct alle handvatten om je planning handig in te richten en flinke meters te maken met al je ontwikkelpunten.

Meld je direct aan voor deze training en ga na een dag de deur uit met een concreet actieplan waarmee jij slimmer werkt, je planning altijd op orde hebt en afleiding en uitstelgedrag voortaan de baas bent.

Opgejaagd gevoel

Veelgestelde vragen over ontwikkelpunten

  • Wat zijn voorbeelden van ontwikkelpunten?

    Voorbeelden van ontwikkelpunten zijn beter leren nee zeggen, plannen, dingen delegeren, meer het initiatief nemen, zelfverzekerder communiceren, constructieve feedback geven of beter voor jezelf opkomen. Er zijn allerlei ontwikkelpunten te bedenken, ook als je een vraag over jouw voorbeelden van ontwikkelpunten bij een sollicitatie krijgt. Antwoord vooral met de punten waarvan jij weet dat er voor jou winst te behalen is.

  • Wat zijn ontwikkelpunten tijdens een stage?

    Zowel wanneer je werkt als wanneer je stage loopt, werk je bijna altijd wel aan bepaalde ontwikkelpunten. Tijdens een stage kun je denken aan ontwikkelpunten als initiatief nemen, zelfverzekerd handelen, zelfstandig werken, krachtig communiceren, samenwerken of bepaalde inhoudelijke skills (van campagnemanagement tot correct schrijven tot presentaties geven) ontwikkelen.

  • Wat zijn mijn persoonlijke ontwikkelpunten?

    Wat jouw persoonlijke ontwikkelpunten zijn, kun je ontdekken door te kijken wat dingen zijn waarin jij beter wilt worden. Wat zijn dingen waar je nu tegenaan loopt en die beter zouden gaan als je je vaardigheden verbetert? Kun je bijvoorbeeld beter leren plannen, beter leren communiceren, meer zelfverzekerd voor een groep staan, assertiever worden of meer initiatief tonen? Het zijn stuk voor stuk voorbeelden van ontwikkelpunten.

Opgejaagd gevoel

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Bij Tijdwinst helpen we professionals om slimmer (samen) te werken en om meer uit zichzelf, uit hun werk en uit samenwerkingen te halen. Timemanagement is daar een essentieel onderdeel van. Onze experts helpen je graag om hier (nog) beter in te worden met een praktische training die je veel oplevert. Ook over thema’s als gesprekstechnieken, feedback geven en snellezen geven we trainingen.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.