Thuiswerken is reuze-efficiënt. Je bespaart jezelf tijdverspilling in de file naar werk en kunt buiten de rumoerige kantoortuin lekker gefocust werken. Tegelijkertijd brengt online samenwerken ook uitdagingen met zich mee. Hoe kun je efficiënt samenwerken aan documenten? Wat is de beste manier om met elkaar te communiceren als je niet samen op kantoor zit? Deze samenwerkingstools en -tips maken je (thuis)werkleven makkelijker én productiever.

Wat is digitaal samenwerken?

Bij digitaal samenwerken werk je met je collega’s aan projecten via de cloud of online tools. Jullie kunnen allemaal bij dezelfde werkomgeving en documenten komen, maar dan ieder vanaf een eigen locatie. Zo kan de samenwerking ook gewoon doorgaan als er mensen thuiswerken of als iemand zelfs volledig remote werkt vanaf een vakantiebestemming of vanuit een hip koffietentje.

Handig, helemaal in het huidige digitale tijdperk!

Wat zijn de voordelen van online samenwerken?

Niet voor niets vindt er een digitale transformatie plaats en komen er steeds meer online samenwerkingstools bij. Werknemers kunnen zo hun werkplek afstemmen op de taken. Een keer thuiswerken of op locatie bij een klant werken betekent dan niet direct dat je het contact met collega’s verliest of niet bij documenten kunt. Reuze-efficiënt dus, dat online samenwerken.

Digitaal samenwerken past ook bij het huidige idee om werknemers meer vrij te laten. Het is niet meer van nu om op de klok bij te houden of mensen daadwerkelijk van half 9 tot 5 uur op kantoor achter een PC zitten. Het is veel meer van deze tijd om medewerkers daarin vrijheid te geven en te focussen op het resultaat. Waar en wanneer iemand werkt, doet er minder toe. Als het werk maar op tijd en goed gedaan wordt.

De belangrijkste voordelen van online samenwerken zijn:

  • Jullie hoeven niet allemaal tegelijkertijd op dezelfde plek te zijn om samen te werken aan een bestand. Dit kan ook vanaf afstand, bijvoorbeeld als collega’s op locatie, vanuit huis of vanaf een vakantieadres inloggen.
  • Collega’s hebben altijd toegang tot alle bestanden. Dat is fijn als een collega ziek is of als iemand met vakantie gaat. Je kunt dan alsnog de bestanden opduiken die nodig zijn en hoeft daarvoor niet je collega te storen.
  • Het scheelt veel reistijd en reiskosten als je soms vanuit huis kunt werken. Ook handig als je een tandartsafspraak midden op de dag gepland hebt staan of als de loodgieter een lekkage moet fixen. Hoef je daarvoor niet meteen de hele dag vrij te nemen!
  • Het levert je los daarvan een tijdsbesparing op, doordat je niet steeds bestanden heen en weer hoeft te mailen. Online documenten delen en bewerken gaat veel sneller. Ook zijn bepaalde processen te automatiseren, wat al helemaal veel mailverkeer (en een volle inbox) scheelt.
  • Zelf je werkplek kiezen is goed voor je concentratie. Je kunt ervoor kiezen om voor focustaken vanuit huis te werken in plaats van in de rumoerige kantoortuin. Dat is ideaal als je snel overprikkeld raakt door geluid.
  • Het geeft je meer overzicht als je alle documenten online op één plek hebt staan. Je hoeft niet meer in ordners te graven of in allerlei verschillende omgevingen in te loggen.
  • Online samenwerken geeft je meer veiligheid en zekerheid dankzij de automatische back-ups van bestanden.

online samenwerken

Wat zijn de nadelen van online samenwerken?

Vooruit, online samenwerken is niet enkel fantastisch, handig en tijdbesparend. Dat is het alleen als je het slim aanpakt en niet in de volgende valkuilen trapt:

  • Soms voelen collega’s zich minder betrokken bij het werk en bij elkaar. Dat geldt helemaal als een groot deel van de collega’s structureel naar kantoor komt of als er weinig updates online worden gedeeld.
  • Als je niet met een slim systeem werkt, is onduidelijk wie waarmee bezig is. Je weet dan niet of projecten al worden opgepakt, wie wat doet en of jij bepaalde taken nu wel of niet moet doen. (Gelukkig bestaan er allerlei handige tools om dit probleem te verhelpen. Die verklappen we je straks!)
  • Als je niet oplet, heb je een heel oerwoud aan samenwerkingstools. Dan is het lastig om door de bomen het bos nog te zien. Voorkom daarom dat je meerdere tools voor dezelfde functie gebruikt. Werk bij voorkeur met elk team binnen een bedrijf in dezelfde online workspaces en met dezelfde tools.
  • Online communicatie verloopt soms stroef. Dat komt doordat niet alles via e-mail even helder overkomt, doordat je non-verbale communicatie mist (tenzij je met videocall-tools werkt) en doordat je (positieve en negatieve) feedback niet face-to-face kunt geven.
  • Als je versiebeheer een puinhoop is, kunnen er meerdere versies van een document zijn. Het gevolg? Onnodig werk en chaos!
  • Je laat het misschien minder snel weten als dingen niet soepel verlopen. Je ziet elkaar immers niet bij het koffiezetapparaat en elkaar even aan de mouw trekken is er niet bij. Althans, ook daarin is online meer mogelijk dan je denkt.
  • Bij online samenwerken is er minder controle over wat je doet en wanneer je dat doet. Op zich een luxe! Maar het betekent ook dat je zelf je motivatie bij elkaar moet rapen om werk gedaan te krijgen. Er is niemand die jou om acht uur uit bed trapt om aan de slag te gaan (tenzij je overenthousiaste peuter jouw natuurlijke wekker is).

Kortom: er zijn een paar factoren die online samenwerken mogelijk lastiger maken dan op één en hetzelfde kantoor zitten. Gelukkig wordt je werkleven door allerlei handige samenwerken-apps, online-samenwerken-tools en productiviteitsmethodes een stuk makkelijker gemaakt.

We verklappen je onze beste tips en tools na meer dan 10 jaar ervaring met online samenwerken.

online samenwerken

Onze 11 beste tips om efficiënt online samen te werken

Met deze 11 tips kun jij meer uit je online samenwerkingen halen en je werk snel en goed gedaan krijgen, ook als je niet samen in dezelfde kantoortuin zit.

  1. Houd een vast thuiswerkritme aan. Gooi niet je complete werkritme om als je niet op kantoor zit. Voor jezelf én voor je collega’s is het fijn als je rond kantoortijden achter je laptop zit. Dat maakt contact leggen makkelijker. Ook is het ritme voor jezelf een goede stok achter de deur om je niet te laten verleiden tot Netflix-sessies of supermarktbezoekjes tussendoor.
  2. Werk in de cloud via online tools. De bekendste online workspaces zijn Google Workspace en Microsoft Office 365. Hierin kun je online samenwerken aan documenten, heb je vanaf elke computer toegang tot gedeelde bestanden en kun je bijvoorbeeld ook bij je e-mail vanaf een ander device.
  3. Gebruik digitale projectmanagementtools (zoals Asana of Monday) of maak in Excel een werkdocument dat iedereen kan bewerken. Zo weet elk teamlid precies wie waarmee bezig is of bij wie iets is blijven steken. Dat scheelt heen en weer mailen of bellen over hoe het ervoor staat.
  4. Zet niet alles op de mail. Soms is (video)bellen sneller. E-mail is niet bedoeld om complete briefings te sturen of lastige kwesties te bespreken. Waak ervoor dat jij uren met een e-mail bezig bent waar de ander ook onmodelijk doorheen komt. Plan dan liever een belafspraak in of spreek af om te videobellen.
  5. Bel elkaar niet overal spontaan voor. Spreek af wat “dringend” is. Spreek af met je collega’s dat jullie elkaar alleen onaangekondigd bellen als dingen dringend zijn. Bespreek ook wat wel en niet onder “dringend” valt. Dringend is wel een website die er compleet uit ligt, niet een briefing voor een nieuwe opdracht. Voor dat laatste kun je beter een moment prikken.
  6. Werk geconcentreerd met de Pomodoro-methode. De valkuil van thuiswerken is dat je tussendoor privédingen gaat doen of dat je opstartproblemen krijgt omdat je bed wel erg lekker ligt of de afwas toch echt eerst gedaan moet zijn. Bescherm jezelf daartegen door met focus te werken. De Pomodoro-techniek is daar een handige methode voor. Hierbij werk je steeds 25 minuten totaal gefocust aan een taak om dan 5 minuten pauze te nemen, en dan nog eens 25 minuten gefocust te werken.
  7. Houd werk en privé gescheiden. Klap je laptop op een gegeven moment dicht om van je privétijd te genieten. En laat je dochter weten dat je pas vanaf 17.00 uur weer haar huiswerkhulp kunt zijn. Zo voorkom je dat werk en privé door elkaar lopen, wat veel onrust kan geven.
  8. Check of je thuiswerkplek voldoet aan onze checklist thuiswerken. Heb je bijvoorbeeld een goede webcam, een werkende microfoon en een stabiele internetverbinding? Stuk voor stuk belangrijke basics om online te kunnen samenwerken!
  9. Houd de online mappen overzichtelijk. Zorg voor goed versiebeheer. Geef bijvoorbeeld al in de bestandsnaam aan of dit de eerste versie is, de versie waarin feedback van persoon A is verwerkt of de definitieve versie. Dan is dat voor jou én je teamgenoten helder.
  10. Zet notificaties en pop-ups uit. “You’ve got mail!” Altijd leuk om te weten, maar het is niet bevorderlijk voor je concentratie als je die melding elke tien minuten krijgt. Zet daarom je notificaties uit. Ja, allemaal! Het gaat dan om je e-mailnotificaties (ook op je telefoon), social-media-meldingen, NOS-pop-ups en misschien zelfs WhatsApp-meldingen. Geloof ons: je productiviteit wordt er beter op en je mist niet zoveel als je denkt. Check je e-mail op gezette tijden met de OHIO-methode. Dat is veel efficiënter.
  11. Geef negatieve feedback face-to-face. Dus op kantoor of in een videogesprek. Feedback komt vaak niet over zoals je het bedoelt in een e-mail of appje. Met non-verbale communicatie erbij kun je beter zien hoe de ander reageert en kun je waar nodig dingen verduidelijken.

online samenwerken

Meer tips voor efficiënt (samen)werken?

“Zet je notificaties uit!”, zeiden we net nog. Social media zijn meestal niet de beste productiviteitsboosters. Maar we maken graag een uitzondering voor twee accounts. Volg jij Björn en Tijdwinst al op Instagram? Als je je dan toch laat afleiden door Instagram, doe het dan om via dat platform éxtra productiviteitstips te krijgen! Op onze accounts geven we je dagelijks praktische tips om slimmer in plaats van harder te werken.

9 handige tools voor online samenwerken

Online samenwerken zou niet kunnen zonder hulp van de nodige technologie. Er bestaan allerlei tools die je leven als thuiswerker of remote werker makkelijker maken. Onze beste 9 suggesties delen we graag met je.

Let op: je hebt niet álle tools nodig. Sommige tools hebben een soortgelijke functie. Maak in dat geval een keuze. Herinner je je onze eerdere valkuil van online samenwerken nog? Je wilt voorkomen dat je telefoon en PC vol staan met oneindig veel online tools, waardoor jij en je collega’s door de bomen het bos niet meer zien.

Microsoft Office 365 of Google Workspace

Steeds meer bedrijven stappen over op werken in de cloud. Dat betekent dat je online bestanden kunt delen en dat deze ook online worden opgeslagen. Je kunt zo alles volledig digitaal doen, er worden automatisch back-ups gemaakt en je hebt overal toegang tot je documenten.

De twee bekendste systemen hiervoor zijn:

  1. Google Workspace. Je kunt online samenwerken via dit cloudsysteem van Google. Voor een vast bedrag per maand heeft elke medewerker toegang tot programma’s als Google Docs (handig om online Word-documenten mee te maken), Google Spreadsheets (een soort Excel), Google Forms (voor enquêtes) en Gmail. Bij elk document kun je aangeven wie er toegang toe heeft en wie wel/niet mag bewerken of reageren. Ook Google Calendar is onderdeel van de Google Workspace. Dit is een online agenda waarin je ook afspraken kunt zetten, takenlijsten kunt maken en via Google Meet videomeetings kunt inplannen. De tools van Google kun je ook eenvoudig op je Android-telefoon zetten. Zo heb je ze altijd bij de hand.
  2. Microsoft Office 365. Bij dit alles-in-1-pakket werk je in de cloud via Microsoft 365. Online bestanden delen is niet nodig. Je kunt online teams maken en bepaalde collega’s toegang geven tot bepaalde mappen. Onderdeel van dit pakket zijn ook de bekende tools als Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Documenten die je hierin maakt en in de cloud opslaat, zijn direct voor collega’s toegankelijk. Verder kun je toegang krijgen tot OneDrive: een opslagplek voor al je e-mails en online bestanden. Daar worden automatisch back-ups van gemaakt.
  3. Tools voor videogesprekken, zoals Zoom, Google Meet of Microsoft Teams. Zeker als je vanaf afstand feedback wilt geven of iets ingewikkelds wilt uitleggen, is het fijn om er beeld bij te hebben. Wij gebruiken zelf Google Meet naar volle tevredenheid. Daar heeft niemand een speciale app op zijn computer of telefoon voor nodig. Microsoft Teams heeft dan weer als pluspunt dat je (in de betaalde versie) automatisch notulen kunt laten maken van het gesprek. Ook een handige tijdbesparende functie!
  4. Dropbox. Soms wil je bestanden delen met mensen die niet binnen jouw organisatie werken. Denk aan klanten of externe stakeholders. Gebruik hiervoor Dropbox. Jij en de ander hebben dan altijd de benodigde documenten bij de hand en je hoeft niet moeilijk te doen met toegang geven tot een online omgeving. Overigens kun je met Google Drive hetzelfde als met Dropbox.
  5. Monday of Asana. Dit zijn twee projectmanagementtools of shareboards waarin je het overzicht over een project kunt houden. Elk teamlid ziet in één oogopslag welke taken zijn afgerond, wat er op de planning staat en wie wat doet. Ook is het fijn dat je in die tools dingen kunt automatiseren. Zo kun je automatisch e-mailnotificaties laten versturen als er iets is gewijzigd in een bepaalde taak of als je een taak aan iemand toewijst.
  6. Trello. Deze samenwerken-app heeft wel wat weg van een online prikbord. Het scherm is verdeeld in kolommen. Er is bijvoorbeeld een kolom met werk om later op te pakken, een kolom met taken waar jullie op dit moment aan werken en een kolom met afgeronde taken die in review zijn.
  7. Slack als tool voor online gesprekken. Met deze handige chattool kunnen jij en je collega’s elkaar snelle werkgerelateerde vragen stellen. Zie het als een soort WhatsApp, maar dan puur voor werk. Het fijne hieraan is dat je niet op je vrije dag wordt gestoord door werkberichten, terwijl dat bij WhatsApp vaak wel het geval is. Slack-berichten zie je alleen als je de app op je computer open hebt staan. Het is handig voor korte vragen, maar gebruik het niet overactief. Je wilt voorkomen dat jullie elkaar steeds van het werk houden voor kleine dingen.
  8. Toggl. Vergroot je productiviteit door bij te houden hoeveel tijd je kwijt bent aan bepaalde taken. Dat is in het bijzonder handig als je voor klanten of voor je baas je uren moet bijhouden. Ook is deze tool een fijne manier om inzicht te krijgen in mogelijke tijdsbesparingen. Als jij bijvoorbeeld ontdekt dat je standaard drie uur aan een offerte besteedt, dan weet je dat daar tijd van af te snoepen valt.
  9. Todoist. We eindigen met onze persoonlijke favoriete tool. Efficiënt samenwerken vraagt om realistische takenlijsten maken. Dat kan met Todoist. Je kunt hierin zowel je eigen takenlijst als gedeelde takenlijsten maken. Zo ga je productief aan de slag en blijf je je uitstelgedrag of “Maar mijn bed ligt zó lekker”-neigingen de baas. Bekijk onze Todoist-handleiding om vliegend van start te gaan met deze tool.

online samenwerken

We geven je graag nog meer handige tips en tools

Over efficiënt samenwerken raken we bij Tijdwinst nooit uitgepraat. Niet gek dus dat Björn er een compleet boek over schreef! Wil jij nog veel meer tips en een compleet stappenplan krijgen om je werk slimmer in te richten en zo twee uur per dag te besparen? Trakteer jezelf op Björns boek ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar’ en ontdek een compleet overzicht van al onze beste tips, tools en snufjes om je werk slimmer aan te pakken.

Mensen vroegen ook

Wat is online samenwerken?

Online samenwerken is locatie-onafhankelijk werken, waarbij je dankzij handige online tools en digitale omgevingen ook vanaf andere locaties dan kantoor met je collega’s kunt samenwerken en communiceren. Je hoeft dus niet per se op kantoor te zijn om toch met elkaar te overleggen of projecten op te pakken.

Wat maakt online samenwerken mogelijk?

Online samenwerken lukt pas als je een slim systeem hebt om digitale samenwerkingen mogelijk te maken. Meestal kies je hierbij voor werken via de cloud, vaak via een softwarepakket als Google Workspace of Microsoft Office 365. Zo kan ieder teamlid bij de benodigde documenten en programma’s, ook buiten de kantoormuren. Daarnaast is een tool voor videobellen een must. Hiervoor gebruik je vaak Teams, Google Meet of Zoom. Ook projectmanagementtools als Asana, Trello of Monday zijn handig om te hebben.

Leer efficiënter samenwerken met een training timemanagement

Nee hoor, dé ultieme training samenwerken is er niet. Samenwerken is tenslotte een combinatie van skills. Goed timemanagement is één van die cruciale samenwerkingsskills! Je moet goed kunnen plannen, prioriteiten stellen, gefocust werken én helder communiceren met collega’s om alles uit een samenwerking te halen.

Wil je weten hoe jij meer gedaan krijgt in minder tijd en je planning altijd op orde houdt? Leer in onze training timemanagement hoe je een slim planningssysteem inricht, het overzicht bewaakt en je niet te veel laat afleiden door de waan van de dag of andere stoorzenders. We geven je praktische handvatten waarmee je alles uit jezelf, uit je (thuis)werkdag en uit je samenwerkingen haalt.

Wie zijn wij? | Training timemanagement

Professionals slimmer leren (samen)werken is al 20 jaar onze focus bij Tijdwinst. We geven door het hele land én online trainingen over onderwerpen als timemanagement, gesprekstechnieken en thuiswerken. Altijd met een praktische insteek, zodat jij direct kunt toepassen wat je hebt geleerd!

Ben je benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.