Op zoek naar de beste vergadertool? Van Skype tot Microsoft Teams, en van Jitsi tot Webex — wij hebben de 6 bekendste op een rijtje gezet, inclusief hun voor- en nadelen. Handig, zo maak jij de beste keuze en vergader je optimaal op afstand. Welke gebruik jij het liefst?
Online meeting? Dit zijn de beste online vergadertools
Of je nu vanwege de corona crisis thuiswerkt, klanten op afstand hebt, of samenwerkt met teamleden op een andere locatie — online vergaderen maakt het mogelijk zaken te bespreken, ongeacht de afstand.
Hiervoor heb je wel een aantal dingen nodig: een goede camera en microfoon, een snelle internetverbinding, een rustig plekje én – misschien wel het belangrijkste – een goede online vergadertool.
Bij dit laatste gaan wij je helpen. We hebben we de meest voorkomende online meeting tools op een rijtje gezet. En niet alleen vertellen we je iets meer over de tool zelf, ook de voor- en nadelen komen aan bod.
Microsoft Teams: niet meer weg te denken
Microsoft Teams is een vergadertool die uitermate geschikt is voor teamwork. Het stelt je in staat te chatten, bestanden te delen, taken aan te maken en je locatie te delen. Hierdoor is het eigenlijk meer dan vergadertool; het is een hub. Eén die alle Microsoft-applicaties bij elkaar houdt.
Hierom is Microsoft Teams handig
- De encrypted tool is volledig geïntegreerd met alle Office 365-producten. Hierdoor kun je eenvoudig samenwerken, bellen en informatie delen binnen één werkomgeving.
- Veel gebruikers merken daarnaast op dat door Microsoft Teams te gebruiken hun e-mailverkeer met 50% is afgenomen. Na of tijdens het videobellen kunnen ze namelijk eenvoudig bestanden of agenda-afspraken delen — scheelt weer een paar mailtjes.
- Momenteel is het gratis voor vrijwel iedereen. Handige move van Microsoft om zo tijdens de corona crisis deze tool tijdelijk gratis te maken en snel hun marktaandeel te vergroten.
Dit is er minder handig aan
- Om Microsoft Teams te kunnen gebruiken heb je een Microsoft account nodig. Dit maakt de tool niet handig voor spontane vergaderingen of met deelnemers van buitenaf.
- Momenteel is Teams gratis als gevolg van de Corona uitbraak. Dit verandert wellicht in de toekomst.
- Door alle mogelijkheden kan de tool als druk of als onoverzichtelijk worden ervaren.
Skype: de oude bekende
Skype is misschien wel de bekendste vergadertool. De tool, ook van een product van Microsoft, stelt je in staat gratis te (video)bellen met iedereen die een Microsoft of Skype account heeft.
Hierom is Skype handig
- Je kunt zien wanneer een andere gebruiker online en beschikbaar is. Daarnaast kun je je eigen status instellen.
- De verbinding is encrypted waardoor inbreken en/of meeluisteren onmogelijk is.
- Dankzij de ‘typechat’ kun je tijdens het videobellen aantekeningen, notities of links met elkaar delen.
- De laatste update van Skype maakt het mogelijk om met maximaal 50 deelnemers tegelijkertijd te (video)bellen.
Dit is er minder handig aan
- Deelnemers moeten een account hebben of aanmaken. Dit maakt Skype minder geschikt voor spontane vergaderingen met onbekende deelnemers.
- Om gebruik te kunnen maken van Skype zal je daarnaast de software moeten installeren op je computer of mobiel apparaat. Bij bedrijfslaptops is dit nog wel eens gedoe.
- Het programma is vrij eenvoudig. Zo is er geen whiteboard-mogelijkheid of andere handige functies.
- De kwaliteit van de gesprekken is niet altijd optimaal. Zo lopen beeld en geluid niet altijd synchroon of blijft het gesprek af te toe hangen.
Zoom: het beste zwarte schaap
Zoom is een uitstekende tool om met veel mensen tegelijkertijd online te vergaderen. Hij is makkelijk te koppelen aan populaire integraties, heeft uitstekende audio-en video functionaliteiten, en je kunt je scherm delen met andere deelnemers — handig tijdens een presentatie, workshop of het bijwonen van onze online Training Time Management.
Hierom is Zoom handig
- Zoom is allereerst laagdrempelig; door een ‘meeting link’ te delen met deelnemers kunnen deze binnen een paar klikken eenvoudig deelnemen aan de meeting.
- Daarnaast zorgt de whiteboard-mogelijkheid ervoor dat je tijdens een meeting eenvoudig aantekeningen kunt maken én delen met de andere deelnemers. De poll-mogelijkheid helpt je daarnaast interactie op te bouwen.
- Zogenaamde ‘break out rooms’ maakt afzonderlijk brainstormen in kleine groepjes mogelijk.
Dit is er minder handig aan
- De basisversie van Zoom is gratis. Dat houdt in dat je met 100 personen tegelijkertijd kunt chatten, met een maximale vergaderduur van 40 minuten. Prima dus voor die korte en efficiënte vergaderingen. Langer of met meer collega’s vergaderen? Voor 13,99 per maand, per host, verhoog je de duur en de groepsgrootte.
- De online vergadertool stond een tijdje in een kwaad daglicht. ‘Zoom bombing’ vondt plaats, waardoor onuitgenodigde gasten een vergadering konden bijwonen. Zoom heeft sindsdien haar veiligheid flink aangescherpt. En daarnaast: door een ‘password’ te gebruiken of een ‘wachtkamer’ in te stellen, was dit altijd al eenvoudig te voorkomen.
Webex: de wolf in schaapskleding
Webex is een encrypted vergadertool die te vergelijken is met Zoom. Hij is laagdrempelig en maakt het eenvoudig om met zowel interne als externe deelnemers een meeting te starten.
Hierom is Webex handig
- Aangezien Webex zich vooral focust op online trainingen en webinars is het mogelijk om met 100 personen aan een meeting deel te nemen. Hierbij kan men maximaal 50 minuten gratis vergaderen.
- Webex is te integreren met de meest voorkomende tools en programma’s. Zo kun je ‘m bijvoorbeeld koppelen aan je mailprogramma, waardoor je eenvoudig en snel een nieuwe afspraak kunt inplannen.
- Daarnaast hoef je geen software te installeren. Hierdoor kun je gelijk aan de slag én hoef je niet telkens met de ICT-afdeling op je werk in de clinch te liggen over software begrenzingen of beveiligingsissues.
Dit is er minder handig aan
- De gratis variant stelt je in staat maximaal 50 minuten te vergaderen. Voor een bedrag van 12,85 per maand heb je een ‘Starter’-account waarmee de vergaderduur onbegrensd is.
- Qua interactie mogelijkheden is hij veel minder uitgebreid dan Zoom.
- Op diverse fora wordt beschreven dat hij niet veiliger is dan Zoom en dat hij daarnaast op het hoogste niveau rechten vraagt om toegang tot je computer te verkrijgen. Een wolf in schaapskleding dus.
- Wij hebben hem 2 keer gebruikt bij onze Open Training Time Management, maar toen bleek hij erg instabiel. Het programma vloog er diverse keren uit en had allerlei bugs die we niet konden verklaren. Eens maar nooit meer.
Jitsi Meet: open source, maar basic
Een open-source vergadertool, te gebruiken via je browser of een app op je smartphone. Ondanks dat het op dit moment nog geen ‘grote bekende’ is, heeft het iedere videoconferencing functie die je mag verwachten: groepschat, privé-chat, de mogelijkheid tot het delen van links, bestanden of je scherm.
Hierom is Jitsi Meet handig
- Om Jitsi te gebruiken heb je geen account of software nodig. Hij werkt 100% vanuit de browser. Hierdoor is de tool laagdrempelig voor meetings met externe deelnemers.
- Jitsi staat daarnaast bekend om zijn veilige en betrouwbare omgeving; privacy en informatie worden versleuteld.
- Daarnaast maakt Jitsi geen deel uit van een ‘grote organisatie’ en willen ze niks aan je verdienen. Het is gratis en open-source, wat inhoudt dat de code van de software openbaar en voor iedereen in te zien (en aan te passen) is.
Dit is er minder handig aan
- Op een PC wordt alleen de browser Chrome door Jitsi ondersteund.
- Omdat er geen verdienmodel achter zit weten we niet hoe goed dit onderhouden en doorontwikkeld wordt. Daarnaast betalen we liever voor iets dat we veel gebruiken want dan hebben we ook recht van spreken als het niet werkt.
- Net als bij Zoom zul je een ‘password’ moeten gebruiken om te voorkomen dat ongenodigde gasten zomaar kunnen toetreden tijdens je meeting.
- Hoewel de verbinding versleuteld is, is deze niet end-to-end versleuteld. In theorie kan Jitsi dus meekijken in de gesprekken. Uiteraard belooft Jitsi dat niet te doen, maar ben je hier wel van bewust.
Google Hangouts en Google Meet: ideaal als je al met Google werkt
Zoals Microsoft Teams geïntegreerd is met Microsoft 365, is Google Hangouts en Google Meet geïntegreerd met alle Google producten. Hierdoor kun je tijdens het videobellen eenvoudig gebruik maken van je Agenda, Drive, Spreadsheets of Gmail.
Hierom is Google Hangouts en Meet handig
- Groot gebruiksgemak. Inloggen op je Google-account en je kunt direct aan de slag. Doordat er verder vrij weinig functies zijn is de tool overzichtelijk.
- Eenvoudig samenwerken tijden het videobellen aan Google Drive-bestanden, Spreadsheets.
- Er is een mogelijkheid tot ondertiteling; handig wanneer je in een meeting zit met een niet-nederlands sprekend persoon. Verwacht er echter niet teveel van, op dit moment voegt de functie – behalve soms wat hilariteit – weinig toe.
- Grote groepen: vergaderen met 25 (Hangouts) tot 250 mensen (Meet).
- Degene die de vergadering initieert heeft een Google account nodig. Mensen die deelnemen kunnen gewoon inloggen via de URL.
- Geen gevaar voor ongenode gasten: de initiator moet je toelaten.
Dit is er minder handig aan
- De eerste twee weken gebruik je Google Hangouts en Meet gratis. Na deze proefversie betaal je 4,68 per gebruiker, per maand.
- Tijdens de corona crisis is de gespreksduur van een meeting ongelimiteerd. Na 30 december gaat de reguliere duur weer in: maximaal 60 minuten per meeting.
Smaken verschillen
Wat voor de één werkt, werkt niet voor een ander. Kijk daarom wat bij jou en je team past en kies op basis daarvan jouw vergadertool. Vind je het fijn om een tool te gebruiken die geïntegreerd is met de rest van je werkomgeving, kies dan Google Hangouts of Microsoft Teams. Hecht je veel waarde aan open-source techniek, dan is Jitsi Meet jouw go to.
Iedere tool kent zijn voor- en nadelen, kies wat bij jou past
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau gespecialiseerd in time management en slimmer werken. Nieuwsgierig? Check dan ons blog en blijf op de hoogte van de nieuwe tips en tricks. Daarnaast bieden wij door het hele land onze 1-daagse training Time Management aan, die effectief (thuis)werken (voor teams of jou alleen) eenvoudig maakt.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
