Slim noteren: de US Air Force notitietechniek

Slim noteren: de US Air Force notitietechniek

Chris Smith, systeem-ingenieur en voormalig intelligentie-analist voor de Amerikaanse luchtmacht (US Air Force) leerde een notitietechniek die hem hielp onthouden, foutloos projectmatig communiceren en informatie verwerken zonder ruimte voor misverstanden. Het geheim: kleur.

noterenNotities zijn de kaboutertjes van het kantoorleven: ze verzetten zoveel werk, zonder dat je het doorhebt. Ze helpen je herinneren wat degene aan de andere kant van de telefoonlijn ook alweer gezegd had. Ze helpen je alle informatie die je in een vergadering naar je hoofd geworpen krijgt te verwerken en onthouden. En ze zijn de stiekeme werkertjes in je communicatie met collega’s. Hoe vaak moet je notities niet delen, wanneer je projectmatig werkt? En hoe handig is het dan wanneer jouw notities net zo goed leesbaar en bruikbaar zijn voor de rest van je collega’s?

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Ál dat werk kun je nog makkelijker en beter verrichten, met slimmere notities. Want slimmer noteren werkt niet alleen in jouw voordeel (je onthoudt beter wat je opgeschreven hebt, je verwerkt het beter en je kunt op een later tijdstip gemakkelijker terugvinden wat je zoekt in je aantekeningen) maar ook in het voordeel van je collega’s (zij begrijpen je aantekeningen en kunnen er vervolgens net zo makkelijk mee aan de slag als jij dat zelf kunt).

Hoe je dat allemaal voor elkaar krijgt? Simpel, met het kleuren-notitie-systeem van Chris Smith. Wat zeg ik? ‘Systeem’ is eigenlijk een te groot woord. Het is meer een handige ‘truc’. De aantekeningen-truc van Chris Smith, om precies te zijn.

De aantekeningen-truc van Chris Smith

Chris Smith, senior systeem-ingenieur en voormalig intelligentie-analist voor de US Air Force. Het mag voor zich spreken dat zijn werk vraagt om uiterst secuur genoteerde informatie, zonder fout- of interpretatiemarge, die met één oogopslag begrepen en onderscheiden kan worden.

“Wat is belangrijk?”, “Wat is nu relevant?”, “Wie doet wat?” zijn bijvoorbeeld typische vragen die Smith’s aantekeningen in één keer moeten beantwoorden wanneer hij of zijn collega’s er een blik op werpen.

En daar heeft hij een simpele notitie-truc voor, zoals hij dat geleerd heeft in zijn tijd bij de luchtmacht. Foutloos, praktisch, neurologisch verantwoord en door de jaren heen onaflatend efficiënt gebleken.

Smith: “Het systeem komt van de Luchtmacht, omdat notities daar vaak snel gemaakt moeten worden, en de informatie evengoed altijd herkenbaar opgetekend moet worden zoals dat intern is afgesproken.”

Hoe dat werkt? Met kleurtjes!

Chris Smith gebruikt vier kleuren wanneer hij notities maakt. Zwart betekent ‘algemeen’. Blauw is voor notities van klanten of voor reacties. Rood is voor acties of taken voor zijn team en groen is voor acties of taken die bij klanten liggen.

noteertechniek

Wat hij dus doet is zich 2 dingen telkens afvragen wanneer hij noteert:

  1. ‘Wat betekent deze krabbel?’
  2. ‘Is dat ook duidelijk voor collega’s?’

Op basis daarvan kiest hij de kleur voor zijn aantekening.

Het is misschien even wennen om het op Smith’s manier te doen, maar na een paar keer gaat dat razendsnel – en uiteindelijk, vanzelf.

En het werkt!

Dat kleuren werken in je notities beaamt ook mindmapping- en notitie-expert Michael Tipper:

“Monotone tekst maakt het lastig om te vinden wat ook alweer de sleutelpunten waren en wie wat ook alweer gezegd had in die meeting of project-update. Voeg een vleugje kleur toe… En plotseling komen de notities tot leven. Ze zijn uniek, herkenbaar, beter te onthouden en interessanter. Dat betekent dat ze beter in je brein blijven kleven en dat ze  op een later moment een stuk makkelijker terug te vinden zijn.”

En dat zegt Tipper niet zomaar. Zijn uitspraken en Smith’s techniek worden gesteund door de wetenschap. Uit ‘Investigating the Effects of Color’ en ‘Review and Analysis of Color Coding Research for Visual Displays’ blijkt dat kleuren wel degelijk een associatief effect hebben op je brein. Oftewel: wat Tipper zegt en wat Smith doet, klopt.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Veel voordelen, dus. Maar er is ook een voorwaarde. Het laatste dat Smith in zijn uitspraak over hoe hij notities maakt nog even aanhaalt is een belangrijk detail: “…zoals dat intern is afgesproken.”

Interne afspraken: samenwerken met notities

Het is het beste om zélf de kleuren te kiezen die jij het gemakkelijkst associeert met de betekenis van je aantekening, beveelt Smith weliswaar aan. Maar het is net zo belangrijk, voornamelijk wanneer je samenwerkt, om deze kleurenbetekenissen duidelijk te maken aan je directe collega’s. Wanneer er één intern systeem is voor kleurgebruik in notities, kan iedereen aan de slag met elkaars werk – wat weer een hele hoop nodeloos communiceren en onnodige misverstanden bespaart.

Zo, heb je dat allemaal genoteerd? Voor de zekerheid het totaal van de US Air Force noteertechniek op een rijtje, volgens Smith. Schrijf gerust mee…

Waar slim noteren, volgens Smith, dus op neerkomt:

  • noterenAls je notities maakt, zorg er dan voor dat je het meteen slim doet. Geef elke notitie een betekenis mee aan de hand van een paar verschillende kleuren, die je zelf uitkiest en zo nodig aan je collega’s kenbaar maakt.
  • Door deze associatieve kleuren zijn je aantekeningen beter te onderscheiden, beter te onthouden, beter te herkennen, beter terug te vinden, beter te delen en dus beter te gebruiken. Bovendien verklein je de kans op fouten, vergeten of misverstanden.
  • Zo maak je niet alleen het werken, maar ook het samenwerken aangenamer en soepeler – zonder al te veel moeite. Het enige wat je nodig hebt is: 4 verschillende kleuren pennen óf digitale kleuren voor het lettertype in je e-mailprogramma, tekstverwerker of Evernote én 1 goede afspraak met zijn allen.

Kortom: help je notitie-kaboutertjes een handje met hun belangrijke werk, en bespaar jezelf en je collega’s ook meteen een hoop gedoe – door net zo slim en secuur te werken als bij de US Air Force.

cursus time management
Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

X