Heb jij een collega die constant op een kauwgom zit te smakken of legt je baas al-tijd meer werk op je bureau dan je tijd in je agenda hebt? Ga vanaf nu effectief om met je frustraties door jezelf te ‘unhooken’ in 4 stappen.
Dat er ergernissen op het werk bestaan, is van alle tijden. Dat zal waarschijnlijk ook nooit veranderen. En dat is ook niet vreemd. Want waar mensen werken, wordt menselijk gedrag vertoont. Daar horen ergernissen en frustraties helemaal bij. Om gelukkig te kunnen werken is het echter van belang om deze frustraties bij jezelf te herkennen en er mee om te gaan door je reactie te veranderen.
“Ja, gemakkelijker gezegd dan gedaan”, zul je nu denken. Gelukkig bestaat er zoiets als de ‘unhooking’-theorie, waarbij je jezelf letterlijk ‘loshaakt’ van je ergernissen.
Wat komt aan bod:
‘Hooks’: ergernissen op het werk
Neem een kijkje in het werkleven van – laten we zeggen – Sandra:
Sandra komt elke ochtend aan op haar werk. Ze is assistente van de afdelingsmanager. Dat betekent in haar geval dat er elke ochtend een stapel dossiers op haar bureau ligt te wachten. Met een post-it er bovenop: ‘Ik ben de deur uit. Kun jij deze dossiers vandaag even verwerken?’. De stapel lijkt elke dag te groeien, terwijl Sandra de rest van haar taken ook nog gedaan moet krijgen: de planning maken, klantcontact onderhouden, de interne communicatie managen etc.
“Wanneer ik mijn werk niet af krijg, weet ik dat ik het stempel ‘inefficiënt’ en ‘ongemotiveerd’ krijg in het volgende functioneringsgesprek. Ik wil wel mijn baan houden, dus werk ik me maar elke dag in het zweet om die stapel dossiers weg te krijgen. Erg frustrerend.”
Sandra’s voorbeeld is een erg specifieke situatie waarin iemand ‘hooked’ is. Een ‘hook’ hoeft natuurlijk niet altijd over dossiers te gaan. Het kan gaan over een vervelende opmerking, een kauwgom-kauwende collega, maar ook over structurele professionele sabotage. Het is in elk geval altijd een vorm van emotioneel vastzitten in een gevoel van ergernis of frustratie.
Aangezien het bedrijfsleven grotendeels draait om ‘zakelijk zijn’ en niet om ‘emotioneel zijn’, heb je waarschijnlijk de neiging om deze ‘hooks’ voor jezelf te houden.
Wat blijkt? Je wordt dus absoluut niet gelukkig van negatieve gevoelens onderdrukken; je krijgt er volgens de wetenschap zelfs brandend maagzuur van. Het zorgt er niet alleen voor dat je ergernissen blijven borrelen (in je maag), het sluit bovendien een mogelijke oplossing uit omdat je niet naar je gevoelens handelt. Die bestaat namelijk wel.
‘Unhooken’: In 4 stappen je ergernis op het werk oplossen
Een ‘hook’ los je op door er op een bepaalde manier op te reageren. Die reactie heet ‘unhooken’. Het betekent letterlijk dat ‘je je losmaakt van een negatief emotionele situatie waar je in vastzit door je reactie er op te veranderen’.
Stel, je bent voor nu even Sandra…
“…Je doet de deur van je kantoor ‘s ochtends open en daar ligt hij weer: die steeds groter wordende stapel dossiers die je maar even moet verwerken. Je weet dat je er de rest van de dag mee bezig gaat zijn, waardoor je vanavond nog al je andere taken thuis maar moet verwerken. Daar sta je dan, starend naar je bureau. Je bloeddruk verhoogt en het zweet breekt je letterlijk uit. Je vervloekt je baas – binnensmonds, dat wel.”
Wat doe je om deze ‘hook’ te ‘unhooken’ én je baan te houden?
Stap 1: Haal adem
Probeer de situatie helderder te zien door je lichaam te kalmeren. Negatief emotionele situaties herken je aan een korte en oppervlakkige ademhaling. Deze negatieve emoties staan helder denken namelijk in de weg, zo is onderzocht. Haal daarom diep en rustig adem. Het kanaliseert je emoties en geeft zo je hersenen de kans om helder te denken, zodat jij de situatie weer goed kunt overzien.
Extra Tip: Een goede ademhalingsoefening om fysiek te ‘unhooken’ is 3 seconden inademen, 3 seconden je adem inhouden en 6 seconden uitademen.
Stap 2: Rationele overmeestering
In deze stap moet je rationele zelf het van je emotionele zelf overnemen door de situatie te overzien en een strategie in te zetten. Een praktisch hulpmiddel daarvoor is het beantwoorden van de volgende vragen:
- Wat is er aan de hand? “Mijn bureau ligt vol met een stapel dossiers.”
- Wat zijn de feiten? “Wanneer ik die allemaal verwerkt wil hebben, zal ik vanavond thuis de rest van mijn taken moeten uitvoeren.”
- Wat is zijn schuld? “Hij heeft geen rekening gehouden met mijn planning en mij opgezadeld met teveel werk.”
- Wat is mijn schuld? “Ik heb niet duidelijk aangegeven dat dit te veel werk is voor mij.”
- Wat zijn mijn opties? “Ik begin zoals altijd aan de stapel óf ik geef aan dat ik die stapel niet dagelijks verwerkt krijg en dat we samen moeten kijken naar het andere werk dat blijft liggen als ik dat wel doe, zodat we hier samen keuzes in kunnen maken.”
Dat deze manier van omgaan met negatief emotionele situaties werkt, is wel gebleken uit het feit dat er een complete therapie omheen gebouwd is: cognitieve gedragstherapie.
Stap 3: Communiceer als een giraffe
De vorige twee stappen helpen je om in een meer kalme en rationele staat te komen. Bedenk nu hoe je je ‘hook’ communiceert naar je collega of baas toe. Communiceer daarbij bij voorkeur als een giraffe. Hoe?
- Maak in je communicatie het grote geheel duidelijk. Laat je niet verleiden om in details te blijven hangen.
- Communiceer oprecht zonder oordeel, zonder wrok en zonder beschuldigingen.
- Neem verantwoordelijkheid voor jouw deel van de situatie, zoals je die in stap 2 geschetst hebt (“Ik heb niet duidelijk aangegeven dat dit te veel werk is voor mij”)
In het geval van Sandra zeg je dus: “Ik wil het graag eens met je hebben over mijn planning en dagelijkse taken” in plaats van “Je zadelt me op met te veel werk”.
Giraffe?
Deze manier van communiceren is ontwikkeld door psycholoog en ontwerper van het ‘geweldloos communiceren’-model Marshall Rosenberg. Het wordt de ‘giraffe’ of de ‘jakhals’ communicatie genoemd. Het speelt namelijk niet in op emoties, maar op situaties. De ‘jakhals’ – denkt primair en instinctief, de ‘giraffe’ overziet het geheel en staat er boven.
In onze training Timemanagement gaan we hier verder op in. Binnen 1 dag leren we je meer van zulke technieken en ontdek je hoe je nog efficiënter kunt samenwerken. Dat kan in onze open training (waarbij je een cursus bij jou in de buurt volgt) of tijdens onze In-Company training (waarbij je samen met je collega’s bij jou op locatie leert).
Stap 4: Zet een bedrijfsmiddel in
Bedrijfsmiddelen zijn de standaard documenten en gegevens die aanwezig zijn op jouw kantoor of die horen bij jouw functie. Denk aan: agenda’s, taakomschrijvingen, je contract, jaarplanningen, functioneringsgesprekken, memo’s, mails, vergaderingnotulen, etcetera.
Zet deze ‘harde middelen’ in om je statement kracht bij te zetten. Gebruik het niet in de vorm van een aanval, maar als een feitelijke onderbouwing van jouw ‘hook’.
Terug naar Sandra:
“Je hebt je baas in stap 3 voorgesteld om het eens te hebben over je dagelijkse takenpakket en planning.
Je komt voorbereid op de bespreking aan. Je hebt je officiële taakomschrijving bij de hand, je huidige agenda, je planning en wellicht een verzameling post-its waar telkens op staat ‘kun je dit vandaag even verwerken?’.
Je legt de documenten aan je baas voor en laat zien dat je op dit moment veel werk op je bordje krijgt. Om de feiten kan hij niet heen en jij bent op geen moment emotioneel of aanvallend geweest – alleen beschouwend.
Als de feiten kloppen, kan je baas niets anders doen dan je gelijk geven en je bedanken voor dit verhelderende inzicht om te komen tot een betere samenwerking. Wellicht krijg je er zelfs nog een excuses bij cadeau. Je krijgt in je volgende functioneringsgesprek een plusje voor assertiviteit en inzicht en je bent verlost van die dagelijkse stapel met dossiers.”
Heb je alle stappen gevolgd? Heb je ademgehaald, rustig nagedacht, gecommuniceerd als een giraffe en daaropvolgend nog een bedrijfsmiddel ingezet? Goedzo. Want dan ben je bij dezen officieel ‘unhooked’!
Ben jij ‘hooked’ op het werk? Frustraties? Ergernissen? Een smakkende collega of een reeks targets die dreigend boven je hoofd blijven hangen? Deel je gedachten in een reactie.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
