Een nieuw project vraagt om een duidelijke briefing. Wie doet wat? Wanneer moet het gedaan zijn? En aan welke eisen moet het resultaat voldoen? Dat alles kun je natuurlijk in een ellenlange e-mail gieten. Maar je kunt het ook efficiënter aanpakken door kort en bondig te communiceren. Zowel via e-mail als in je (online) werkoverleg.
Geen wollige e-mails en eindeloze werkmeetings meer
Wollige e-mails waarbij alleen al het doorlezen ervan 5 minuten tijd kost? Of werkoverleggen van 1,5 uur waarbij je na afloop nog niet veel wijzer bent over de concrete acties? Het is de nachtmerrie voor veel werknemers. Ook is het hartstikke onnodig: het kan vaak korter, bondiger en efficiënter.
Met kort en bondig communiceren bespaar je veel tijd. Het kan je zomaar een uur aan meetings bijwonen en e-mails doorploegen schelen op een dag. Bovendien help je met kort en bondig communiceren de ontvanger of luisteraar veel beter op weg.
Hoe sneller jij to the point komt en duidelijk maakt waar jouw communicatie écht om gaat, hoe groter de kans is dat je van de ander krijgt wat je wilt.
Wist je dat we wekelijks gemiddeld zo’n 86 zakelijke mails gebruiken? En dat staat dan nog los van alle nieuwsbrieven die je direct naar de digitale prullenbak verplaatst. Juist omdat onze mailbox over het algemeen goed gevuld is, is het belangrijk om via e-mail kort en bondig te communiceren.
Hoe beknopter en helderder jij bent, hoe groter de kans dat jouw e-mail niet half gelezen met het label “Moet ik nog eens voor gaan zitten” ergens onderaan de stapel e-mails belandt.
Kort en bondig communiceren via e-mail
Ben jij zo iemand die overweegt om tussenkoppen in e-mails te gebruiken? Dan zijn jouw e-mails eigenlijk al te lang. Tuurlijk, het is allemaal goed bedoeld. Je wilt voorkomen dat de ontvanger na het lezen van je e-mail met tien vragen zit. Maar eigenlijk laat je je lezer alsnog met allerlei vragen achter als je er een ellenlange e-mail van maakt. Dan kost het doorgronden ervan zoveel tijd dat de lezer zijn antwoord nog maar even uitstelt. Of dan leest hij de mail wel door, maar is hij je vraag in alinea 1 alweer vergeten tegen de tijd dat hij bij alinea 5 is aanbeland.
Daar komt nog bij dat veel mensen hun e-mails lezen via een smartphone of tablet. Dan is kort en bondig communiceren al helemaal cruciaal. Je hebt zelf vast ook weleens gemerkt hoe vervelend eindeloos scrollen is op zo’n klein schermpje. Laat staan het beantwoorden van zo’n half boekwerk per e-mail.
Als mensen langer dan 5 minuten bezig zijn met jouw e-mail, zullen ze er al snel besluiten er later op terug te komen. Daardoor blijft een reactie uit of komt het beantwoorden ervan ergens onderaan hun to-do-list te staan. Heel lang van stof zijn is niet voor niets een van de belangrijkste don’ts voor e-mails versturen.
Hoe kun je dan wel to the point communiceren via e-mail? Deze tips gaan je helpen.
Tip 1. gebruik maximaal twee alinea’s
Twee alinea’s is een goed maximum voor je e-mail. Minder mag, meer liever niet. En een extra opmerking voor de slimmeriken onder ons: ga er ook niet alinea’s maken van 20 zinnen. Dan sla je de plank alsnog mis. Houd het bij zo’n 5 of 6 zinnen per alinea.
Heb je het idee dat jouw boodschap onmogelijk in dat aantal zinnen past? Welnee, probeer het maar eens met de methode uit dit artikel voor thuiswerkers:
- Zeg eerst wie je bent.
- Geef aan waarom je mailt.
- Vertel wat je van de ander wilt of verwacht.
- Geef, waar van toepassing, aan naar wie je deze e-mail cc’t (en waarom).
- Benoem eventueel de bijlagen die je hebt toegevoegd aan de e-mail.
Met een beetje puzzelen moet het met die volgorde echt lukken om je boodschap in minder woorden (en in minder tijd) op papier te krijgen.
Tip 2. Maak het niet onnodig moeilijk
De gedachte dat je in een e-mail lange zinnen moet gebruiken en af en toe een moeilijk woord tussendoor moet gooien, is inmiddels hartstikke achterhaald. Veel belangrijker is dat je e-mail netjes verzorgd is. Beperk je tot spreektaal en begrijpelijke woorden die je ook in een niet-digitaal gesprek met de ontvanger zou gebruiken.
Kan het niet eenvoudiger? Dat is een vraag die je jezelf het beste regelmatig kunt stellen bij het schrijven van een e-mail.
Waarom rijkelijk strooien met ingewikkeld jargon en vage zinnen als je het ook gewoon begrijpelijk kunt maken? Princeton-onderzoek laat zien dat moeilijke woorden je juist dommer laten overkomen dan je bent. Het lijkt alsof jij niet kort en bondig kunt communiceren, terwijl je dat (zeker na het lezen van deze tips) echt wel kunt.
Typ dus niet zomaar die ene zin met vier komma’s en maak überhaupt je boodschap zo duidelijk dat de ontvanger er geen woordenboek bij nodig heeft. Zinnen waar je over struikelt en woordenboekwoorden zijn overbodig in een korte en bondige boodschap.
Tip 3. Gebruik een heldere onderwerpregel
Kort en bondig communiceren begint al bij de regel bovenaan je e-mail. Maak die lekker concreet en duidelijk. Zet bij voorkeur vooraan in je onderwerpregel de verwachte actie (bijvoorbeeld ‘’ of ‘’), gevolgd door het onderwerp van je e-mail.
Het is trouwens handig om de onderwerpregel pas te bedenken nadat je de mail hebt geschreven. Dan weet je zeker dat-ie de lading van je e-mail dekt.
Tip 4. Bedenk of e-mail het juiste medium is
Is namelijk niet altijd zo. Heen-en-weren via e-mail met de ontvanger is allesbehalve efficiënt. Je kent het wel: van die mailstrooms waarbij je steeds een wedervraag ontvangt en dan weer terugmailt om het verder kort te sluiten. Zonde van je tijd.
Soms kun je maar beter de telefoon pakken of een online meeting opzetten. Er vijf minuten telefonisch over praten is dan veel sneller dan je een half uur op een veel te langdradige e-mail storten, die misschien wel zoveel vragen oproept bij de ontvanger dat hij je alsnog besluit te bellen.
Hoe je ook je communicatie in een online meeting (of een telefoongesprek) minstens zo efficiënt aanpakt als in je e-mails, lees je hieronder.
En de werkmeetings dan? Zo maak je die kort en bondig!
Lange e-mails zijn tijdrovend, maar ellenlange werkmeetings zijn dat zeker ook. Je voelt je energie gewoon dalen als je in een meeting zit die nergens naartoe lijkt te gaan en die ook nog eens standaard uitloopt.
Helemaal voorkomen dat er geen langdradige mensen bij zitten die toch wat meer tijd nodig hebben, kun je niet. Wel kun je er zelf alles aan doen om jouw eigen boodschap in een werkmeeting kort en bondig te communiceren. Zo doe je dat!
Tip 1. Stippel alvast uit wat je wilt zeggen
Niet woord voor woord, wel in grote lijnen. Bedenk de kern van je boodschap, zeker als het om een lastige (emotioneel beladen) boodschap gaat.
Denk ook alvast na over de volgorde van het gesprek. Welke vragen moet je op z’n minst beantwoorden om de ander compleet duidelijk te maken wat je verwacht? En, als je feedback geeft, hoe wil je die feedback dan overbrengen op een niet te abrupte manier maar ook zonder een lange aanloop? Daar kan een feedbackmodel, zoals het 4 G’s-model, je wellicht bij helpen.
Voorkom bij lastige boodschappen hoe dan ook dat je gaat sandwichen. Eerst een vrolijk (totaal ongerelateerd) compliment geven is niet nodig als je eigenlijk gewoon een duidelijke feedbackboodschap wilt overbrengen.
Tip 2. Show don’t tell (soms dan!)
Als die je verhaal kracht bij zetten, gebruik dan afbeeldingen, schema’s of video! Een mix van “praatjes en plaatjes” werkt soms heel goed, zeker als je een ingewikkeld proces wilt uitleggen.
Bedenk maar eens hoeveel woorden je eraan moet vuil maken om een nieuwe werkwijze met 7 stappen toe te lichten. De kans is klein dat je gesprekspartner het stappenplan naderhand nog helder voor ogen heeft. Hoeveel duidelijker (en efficiënter) kun je dat aanpakken door er een PowerPoint-slide van te maken en die alleen met een paar woorden te verhelderen.
Tip 3. Maak het concreet
Dat je beter niet te veel vage en ingewikkelde woorden kunt gebruiken, geldt zowel voor e-mails als voor gesprekken. Hoe concreter, hoe beter! Bedenk bovendien hoe concreet je iets moet maken om het begrijpelijk te maken.
Een opdracht als “Maak jij een planning” is bijvoorbeeld niet zo eenduidig als het misschien lijkt. Voor de een betekent dit een compleet draaiboek maken met ingewikkelde Excel-formules. Voor de ander is het gewoon een kladje met wat deadlines en bij elke taak de persoon die dit moet oppakken.
Hoe beter jij aangeeft wat je verwacht, hoe eerder je ook zult krijgen wat je wilt.
Tip 4. Check of je boodschap helder is overgekomen
Ook al heb jij er alles aan gedaan om je boodschap glashelder te maken, er kan alsnog een misverstand ontstaan. Check daarom altijd aan het eind van je gesprek of alles duidelijk is en beantwoord eventuele vragen.
Let daarbij ook op de non-verbale signalen van je gesprekspartner. Verraadt zijn blik bijvoorbeeld dat hij niet veel van je boodschap begrijpt? Vraag gewoon of hij je kan volgen voordat je verder gaat met je verhaal.
Efficiënter werken? Een cursus time management leert het je!
Beter communiceren op de werkvloer is niet het enige wat je kunt doen om minder tijd meer gedaan te krijgen. Als drukbezet mens kun je op nog veel meer manieren efficiënter werken. Bekijk deze 101 time management-tips maar.
Op zoek naar een goede start om wegwijs te worden in de wereld van slimme time management-tactieken? Volg een cursus time management! Leer in 1 dag (op locatie of online) alles wat jij moet weten om voortaan efficiënter, sneller en slimmer te werken.
Een vaardigheid die nog heel vaak in jouw zakelijke en persoonlijke ontwikkeling van pas zal komen!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
