Google medewerkers gebruiken uiteraard allemaal Gmail: de maildienst van deze internetgigant. En wel op de meest slimme en optimale manier mogelijk. De 5 slimste interne Gmail tips en trucs, onthuld door een voormalig medewerker.
Google zit van nature bovenop de nieuwste ontwikkelingen als het aankomt op techniek. Kunstmatige intelligentie zetten zij op een steeds hoger niveau in, constant ontwikkelend in hun functionaliteiten. Futuristische toestanden die ooit ondenkbaar leken, zijn nu welbekend.
We staan er bijvoorbeeld al lang niet meer van te kijken wanneer de zoekmachine onze woorden aanvult of als wanneer hij als vanzelf de meest optimale resultaten genereert uit triljoenen pagina’s op het web. Futuristische ideeën die we nu hebben, ontwikkelt het bedrijf op dit moment met zijn werknemers, om de toekomst vóór te zijn. En blijven. Komt door al die knappe koppen die er werken. En wat doen slimme mensen? Die maken slimme mailprogramma’s.
Slimmer mailen = tijdwinst
Niet alleen de zoekmachine is een ongeëvenaard briljante uitvinding van Google. Hun e-maildienst is al even innovatief en efficiënt ingericht voor gebruiksgemak. Oftewel: hij werkt zo slim, dat jij zo minimaal en ongecompliceerd mogelijk met e-mail bezig hoeft te zijn. Tijd die je vast kunt gebruiken voor al het andere werk dat je te doen hebt!
Want dat is toch precies wat je wil? Zo weinig en ongecompliceerd mogelijk met je inbox bezig zijn!
Minder met mail bezig zijn, door alles uit je mailprogramma te halen en je e-mailgebruik naar een nóg efficiënter niveau te tillen, kan dus – met Gmail. Je moet alleen net even de slimste Gmail tips kennen. En van wie beter dan een heuse ‘insider’ en Gmail-pro kun je die leren? Juist.
Dé Gmail tips van ex Google medewerker
Rudolph Dutel was niet eens zomaar een medewerker. Hij is degene die Google-medewerkers en externe organisaties trainde in het optimaal gebruiken van Gmail. Een grotere Gmail tips expert ga je niet vinden!
Dit zijn zijn 5 beste Gmail tips uit de hele training onthuld. Handige foefjes die hij vandaag de dag nog steeds toepast – zelfs nu hij er niet meer werkt.
1. Schakel Ongedaan maken in
We hebben het er hier al eens uitvoeriger over gehad: een verzonden e-mail terughalen kán cruciaal zijn in je werk. Wanneer je een foutje stuurt bijvoorbeeld, of een verkeerde ontvanger je mail krijgt. Een pijnlijk moment, maar de pijn is zo verlost wanneer je de mogelijkheid hebt om de e-mail alsnog in te trekken nadat je hem hebt verzonden.
Die optie bestaat dus in Gmail. ‘Undo send’ heet hij. Of ‘Ongedaan maken’ in de Nederlandse versie. En je hoeft maar een vakje aan te vinken om hem in te schakelen.
Te vinden onder Instellingen/Settings achter het tandwieltje rechtsboven en dan Algemeen/General:
De tijdsspanne kun je zelf bepalen, afhankelijk van je reactievermogen. Beneden aan de pagina op ‘opslaan’ klikken en je bent klaar. De optie verschijnt voortaan bovenaan de pagina, nadat je een e-mail hebt verzonden:
Klik op ‘Undo’ of ‘Ongedaan maken’ en klein tot groot mail-leed kan voorkomen worden bij per ongeluk verzonden mails! Handige tip.
2. Installeer Boomerang
Lijkt je inbox niet te temmen, met alle mails die er de hele dag door op binnen komen? En kun je jezelf ook telkens niet inhouden om ze te checken zodra die melding tevoorschijn komt? Misschien zelfs zonder melding, puur uit nieuwsgierigheid? Je inbox werkt op deze manier, zoals je zelf vast al gemerkt hebt, alleen maar afleidend van je ‘echte’ werk.
Rudolph:
“De beste oplossing is Inbox Pause , waarmee je kunt werken in je eigen tijd, door e-mails tegen te houden zodat ze niet in je inbox verschijnen totdat je klaar bent om ze te lezen.”
Je inbox is dus wél te temmen! Installeer Boomerang om mails pas te laten binnenstromen wanneer jij er klaar voor bent (en later te verzenden, als je wil). Time management van de bovenste plank! Je pauzeert je inbox bijvoorbeeld tot de middagpauze, omdat je in de ochtend vooral moet denken en focussen. Daarná is het tijd voor je mail.
3. Gebruik standaardantwoorden
Of ‘canned responses’ als je Gmail op Engels ingesteld is. Het zijn vooraf ingestelde e-mails die je tevoorschijn kunt toveren wanneer nodig.
Rudolph:
“Een verrassend percentage van de mails die we schrijven is behoorlijk gelijksoortig.”
Let maar eens goed op welke mails jij vaak tikt. Lijken ze op elkaar? Valt er wat te standaardiseren? Doen! Pure tijdwinst.
Via Instellingen/Settings en dan Labs, helemaal rechts in het bovenmenu. Scroll omlaag tot je ‘Standaardantwoorden’ ziet, klik ernaast op Inschakelen en helemaal beneden op ‘Wijzigingen opslaan’.
Vanaf nu kun je je standaardantwoord maken, gewoon in het venster waar je je mails tikt. Is hij af, dan klik je dan rechtsbeneden op het driehoekje, waar onder ‘Standaardantwoorden’ ‘Nieuw standaardantwoord…’ staat. Klik en klaar!
Wil je vanaf nu een standaardantwoord sturen, dan open je een nieuwe e-mail, klik je weer op het driekhoekje, ga je naar ‘Standaardantwoorden’ en selecteer je je keuze. De mail komt vanzelf in je scherm. Aan jou alleen nog de eventuele afwerking en de verzendknop om in te drukken.
Dat werkt lekker door.
4. Meld je aan bij Unroll.me
Werkelijk een gouden tip voor iedereen die telkens weer versteld staat hoeveel nieuwsbrieven er plots in z’n inbox terecht zijn gekomen. En vooral waar ze vandaan komen. Ongewenste nieuwsbrieven, of gewoon degene die je beu bent, krijg je allemaal op een rijtje met de optie om uit te schrijven in één klik.
Rudolph:
“Het kostte me 4 minuten om me uit te schrijven van 64 nieuwsbrieven en er nog maar 27 over te houden.”
Benieuwd hoeveel jij er eigenlijk ontvangt? Schrik niet als het er tientallen, zo niet 100-plus zijn! Tijd om te starten met uitschrijven.
Ga naar Unroll.me, meld je aan met het mailadres dat je wil opschonen en je krijgt binnen een minuut een overzicht waar je supersnel doorheen kunt klikken. Uitschrijven, houden, weg ermee, deze niet, waar komt deze vandaan, hup weg, hopsakee, klaar ermee!
Ook fijn: om de zoveel tijd krijg je een mailtje met hoeveel nieuwsbrieven er op dat moment je inbox binnen rollen. Kun je dat mooi bijhouden.
5. Schakel ‘Google Authenticator’ in
Rudolph:
“Gmail is mijn centrale plek voor alles wat ik online doe. Het bevat al mijn communicatie, afbeeldingen, documenten en telefoonnummers. Als het knooppunt van al mijn informatie, heb ik er bovendien andere Google en niet-Google diensten aan verbonden. Dat betekent dat het belangrijk is om al die informatie veilig te stellen.”
Je Gmail beschermen zoals Rudolph aanraadt, doe je met de Google Authenticator. Een 2-staps verificatie die naast je wachtwoord ook een code naar de telefoon stuurt om in te voeren bij het inloggen.
Veiligheid voorop!
Oké, niet helemaal voorop. Hij staat als laatste in het rijtje, maar dat maakt hem niet minder belangrijk. Alle vijf bovenstaande tips van Rudolph zijn namelijk redelijk cruciaal te noemen, als je optimaal wil omgaan met Gmail. Slim, efficiënt én veilig.
Doen wat Rudolp zegt dus. En kijk zelf maar eens hoe een paar Gmail tips je hele werkdag kunnen transformeren, doordat je op een nieuwe manier leert omgaan met je inbox:
- Je checkt hem minder vaak (door tip 2),
- je ontvangt minder zooi die je toch niet gaat lezen (tip 4),
- je wint bakken met tijd door een standaard mail niet telkens opnieuw te typen (tip 3),
- je hebt geen stress meer van per ongeluk verzonden mails (tip 1)
- en je houdt de hele boel ook nog veilig (tip 5).
Zulke waardevolle lessen, dat kan alleen van een Google medewerker én Gmail-optimalisatie trainer van nieuwe Google medewerkers komen. Nu gaan doen! Installeer, richt in, zoek op en klik aan – zoals Rudolph je aanraadt.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
