door Bjorn Deusings
Directeur TIJDwinst.com

Gezamenlijke mailbox beheren — in 3 stappen efficiënt samenwerken in één inbox.

Keer op keer, op keer las je hoe jij je eigen mailbox tot in de puntjes organiseert. Maar wat nu wanneer je een mailbox deelt? Met een collega bijvoorbeeld. Of een hele afdeling?! Hoe manage je dán je inbox? “Simpel”, antwoord ik daarop: “volg deze 3 stappen en leer hoe je efficiënt een gezamenlijke mailbox beheert.”

Een afspraak die wij binnen Tijdwinst hoog in het vaandel hebben staan, is het hanteren van zero inbox. Persoonlijk of gezamenlijk; iedere inbox is aan het eind van de dag leeg. Dit betekent: de teller staat op 0 en iedereen heeft uiterlijk binnen 2 werkdagen een reactie gehad. 

Dit helpt ons niet alleen om efficiënt te communiceren, het maakt ons ook productiever

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Hoe we dat doen? We markeren geen berichten met rode vlaggetjes. We doen niet aan ‘mails laten staan om ons te herinneren aan een taak’ en nee; we markeren ook geen mails als ‘ongelezen’ zodat we niet vergeten er later op terug te komen. We beschouwen onze mailbox niet als een takenlijst, maar als een postvak.

En die aanpak werpt zijn vruchten af. 

Sta me toe het je uit te leggen:

Bekijk de gezamenlijke mailbox op een nieuwe manier — 2 dingen waar je op moet letten 

Om succesvol een gezamenlijke inbox te kunnen beheren, zul je er eerst op een nieuwe manier naar moeten kijken. 

Een mailbox is namelijk een plek waar werk binnenkomt. Of dit nu aanvragen van klanten zijn, vragen van leveranciers of interne memo’s: ieder bericht moet beoordeeld worden

Staat een gezamenlijke mailbox (maar dit geldt natuurlijk ook voor een privé inbox) echter vol concept mails, hordes vlaggetjes en mails die je al meerdere keren hebt gelezen, dan wordt het een broedplaats voor chaos. Je ziet mails over het hoofd, vergeet terug te mailen of stelt verkeerde prioriteiten. 

Dit wil je ten alle tijden voorkomen.

Een gezamenlijke inbox moet daarom niet worden gezien als een takenlijst.  Dat werkt niet en het creëert enkel chaos. Zie het als een postvak, een brievenbus. Een plek waar berichten en werk binnenkomen en die je aan het eind van de dag leeg achterlaat. 

Wanneer je die regel in acht neemt, ben je verzekerd van een overzichtelijk en efficiënt mailsysteem. 

Echter: om succesvol te kunnen werken met een gezamenlijke mailbox, zal iedereen het hiermee eens moeten zijn:

Jullie trekken namelijk samen de kar. Dat betekent dat jullie er allemaal blind op moeten kunnen vertrouwen dat de ander zijn of haar verantwoordelijkheid neemt. Wanneer jij immers een actie doorzet naar je collega, moet je erop kunnen vertrouwen dat deze ook daadwerkelijk wordt opgepakt.

Gezamenlijke mailbox beheren. 2 dingen om op te letten

Om dit te verwezenlijken zijn 2 zaken van belang:

  • Er bestaan heldere afspraken over wát de mailbox is — een postvak en géén takenlijst.
  • Er bestaan heldere afspraken over hoe jullie ermee omgaan — op ieder bericht is actie ondernomen. Aan het eind van de dag is de inbox leeg

… dan pas werkt die gezamenlijke inbox optimaal. 

In 3 stappen efficiënt een gezamenlijke mailbox beheren.

Dat werkt als volgt:

1. Maak één persoon (eind)verantwoordelijk.

Met meerdere mensen tegelijkertijd de mailbox verwerken werkt niet. ‘Loop’ elkaar daarom niet voor de voeten, maar verdeel de verantwoordelijk. Spreek met elkaar af wie welke dag de verantwoordelijkheid neemt voor de inbox.

Bij Tijdwinst doen we het zo: onze collega Nadine is op dinsdag, donderdag en vrijdag verantwoordelijk. Op maandag en woensdag is het Inge’s beurt om de inbox te overzien. 

Zo zijn de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld en weten zij onderling van elkaar: “Vandaag is het haar beurt. Ik kan er erop vertrouwen dat zij dit afhandelt volgens onze afspraken.” Dat geeft rust en geeft de ander de tijd om zich te focussen op andere taken.  

Doe dat ook: maak afspraken over wie wanneer verantwoordelijk is voor de inbox. 

Gezamenlijke mailbox beheren. tips

2. Zie het verwerken van de mail niet als een ‘tussendoor’-taak.

Om de gezamenlijke mailbox efficiënt te kunnen verwerken, zul je tijd vrij moeten maken. Je doet zoiets namelijk niet ‘eventjes tussendoor’. Dat werkt niet, want:

  • Het zorgt er voor dat je in een reactieve modus blijft. Naast ‘de mail bijhouden’ heb je ook nog andere taken. Als je de mailbox ziet als een ad hoc taak dan dan doe je beiden ‘half-half’. 
  • Je hebt de neiging om mails meerdere keren te beoordelen. Je inbox met korte tussenpozen verwerken, kan er voor zorgen dat je mails meerdere keren onder ogen krijgt. Telkens besluit je ‘om dat later wel te doen’ en laat je de mail weer staan. Dit kost je alleen maar extra tijd.
  • Er bestaat een grote kans op het maken van fouten. De mailbox niet met aandacht verwerken, vergroot de kans dat je zaken over het hoofd ziet. Zonde.

Bij Tijdwinst doen we het daarom zo: mijn collega Nadine weet dat ze op ‘haar’ dagen zeker één uur moet vrijhouden voor de inbox. Hiervoor blokt ze tijd in haar agenda — van 13.00 tot 14:00 om precies te zijn. Zo weet ze zeker dat ze hier ook daadwerkelijk aan toekomt. 

En checkt ze dan tussendoor nooit haar inbox?” hoor ik je denken. Jawel. Kort. Aan het begin en aan het eind van de dag werpt ze een vluchtige blik op de mailstroom. Maar alleen om te controleren of er geen zaken tussen zitten die niet kunnen wachten.

Kortom: voorkom dat je ‘ad hoc’ en ‘continu’ de gezamenlijke mailbox verwerkt.

Reserveer tijd in je agenda waarin jij je alleen toelegt op het verwerken van je mail. ‘s Ochtends en aan het eind van de dag mag je gerust je inbox vluchtig ‘scannen’. Verwerken doe je echter op één gezet moment.

Goed voor je concentratie, je nauwkeurigheid én het gaat een stuk vlugger!

3. Verwerk je inbox volgens OHIO.

Om jouw ‘mail-verwerk’-moment vervolgens zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, gebruik je de OHIO-methode. Deze heb ik eerder al uitvoerig besproken. Ik leg hem je nogmaals uit, ditmaal toegespitst op gezamenlijk mailboxbeheer, in plaats van persoonlijk beheer. 

De OHIO-methode houdt in dat je maar één keer een beslissing neemt over iets.

OHIO staat immers voor ‘Only Handle It Once’. Passen we dit toe op je mailbox, dan betekent dit dat jij jezelf dwingt om bij iedere mail te besluiten wát ermee moet gebeuren.

Dat kan één van de volgende 6 dingen zijn.

gezamenlijk mailbox beheer

1. Weggooien

“Kan ik deze mail weggooien nadat ik ‘m heb gelezen?”

Indien je een mail tegenkomt waar geen actie aan verbonden is én die jullie op een later moment niet meer nodig hebben, dan delete je die mail direct. 

Denk aan mails over meetings die al hebben plaatsgevonden, systeemupdates of oninteressante nieuwsbrieven.  

2. Archiveren  

Hebben we deze mail op een later moment nog nodig?

Indien je een mail tegenkomt waar geen actie aan verbonden is, maar die jullie wellicht later nog nodig hebt, archiveer je deze in het archief. 

Denk aan facturen die betaald zijn, notulen of verslagen die ooit nog nodig zou kunnen hebben. 

3. Opsparen

“Kunnen we de mail op een gezet moment in bulk afhandelen?”

Wanneer een mail een taak bevat die jullie normaal gesproken opsparen en vervolgens in bulk afhandelen, plaats deze dan is een de daarbijbehorende map. 

Hierbij geldt echter één regel: 

Niets gaat die bewuste map in voordat hier ook daadwerkelijk tijd voor is gereserveerd. Je wilt namelijk voorkomen dat dit soort taken zich ophopen in een mapje dat je min of meer vergeten bent en vervolgens tot een ‘opstopping’ leiden. 

Bij Tijdwinst doen we het daarom zo:

Nadine verwerkt bijvoorbeeld alle inschrijvingen voor de Training Timemanagement op maandag. Gedurende de week verzamelt ze alle inschrijvingen die binnenkomen in één map. Op vrijdag bekijkt ze deze map om te checken of het aantal inschrijvingen dat er staat past binnen de tijd die ze gereserveerd heeft op maandag. Mocht nou blijken dat er toch meer werk ligt dan wat ze bij voorbaat dacht, dan kan ze hier op tijd rekening mee houden.  

Kortom: 

Verzamel bulktaken in een map, reserveer er tijd voor in je agenda maar check tussendoor of de inhoud van de map overeenkomt met de tijd die jij gereserveerd. Zo niet, pas de gereserveerde tijd aan. 

Gezamenlijke mailbox beheren. Delegeer

4. Delegeren

“Bevat deze mail een taak die een ander moet uitvoeren?”

Wanneer jullie werken met een gezamenlijke mailbox dan zal een groot deel van de mails taken bevatten voor een ander. Laat deze taken niet staan in de hoop dat de ander ze ziet — nee: delegeer ze. 

De wijze waarop je dat doet is afhankelijk van welk systeem jullie hanteren.

  • Hebben jullie een gezamenlijke takenlijst, maak dan een duidelijke taak aan voor de ander waarin je linkt naar de mail. 
  • Hebben jullie géén gezamenlijke takenlijst, maar wél een persoonlijke mailaccount, stuur je collega dan de mail door en voorzie hem van een duidelijke instructie
  • Hebben jullie géén gezamenlijke takenlijst én géén persoonlijk mailaccount, zorg dan dat iedere collega zijn eigen submap heeft. Deze geldt vervolgens als hun eigen inbox. Plaats de mail daar in. 

Welke optie je ook kiest, bij alles geldt: voorzie de taak of mail van een korte instructie zodat de collega in kwestie in één oogopslag kan zien wat er van hem te doen staat. 

5. Meteen doen 

“Kan ik de taak uit de mail binnen 5 minuten uitvoeren?”

Mails die taken bevatten die voor jou zijn bestemd of die jij kunt afhandelen en die je makkelijk binnen 5 minuten kunt doen, voer je direct uit.

Denk bijvoorbeeld aan het geven van een simpele ‘ja’ of ‘nee’ op een verzoek of het doorgeven van een wijziging in de planning.

Staan er echter 20 van dit soort kleine mailtjes, dan ben je zo een uur verder. In zo’n geval neem je ze mee naar de volgende stap:

Gezamenlijke mailbox beheren in een notendop

6. Inplannen

“Kost het uitvoeren van deze taak meer dan 5 minuten?”

Taken uit mails die echter meer tijd in beslag nemen dan vijf minuten of waarvoor je op dit moment geen tijd hebt (zelfs al kosten ze maar 5 minuten), plan je in. 

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
  • Een taak korter dan 30 minuten geef je een plekje op je takenlijst.
  • Een taak langer dan 30 minuten plan je in je agenda.

Bij beiden geldt: heb je de mail niet meer nodig als naslagwerk, verwijder deze dan direct. Staan er zaken in die je nodig hebt tijdens het uitvoeren van de taak, archiveer deze dan. 

Kortom: een gezamenlijke mailbox beheren

Volg jij en je team deze stappen op, dan creëer je overzicht, werken jullie efficiënter en besparen jullie tijd. En het mooiste? Aan het eind van de dag is jullie inbox niet alleen leeg en is  weten jullie dat alles onder controle is. 

Laten we de ‘best practices’ van dit artikel nog eens op een rijtje zetten:

  1. Spreek met elkaar af dat de gezamenlijke mailbox dagelijks leeg moet zijn. 
  2. Maak één persoon eindverantwoordelijk voor het leegmaken van de gezamenlijke mailbox.
  3. Zie het leegmaken van de mailbox als een klus die je met aandacht doet en waar je tijd voor vrijmaakt.
  4. Neem elke mail maar één keer in je handen en verwerk de mailbox door middel van de OHIO-methode.
  5. Maak voor terugkerende taken een aparte map en plan tijd om de acties in bulk uit te voeren. 
  6. Handel mails die maximaal 5 minuten duren meteen af wanneer je de mailbox verwerkt.
  7. Voorzie mails die je delegeert van een goede onderwerpregel en een korte instructie

Succes!

Björn Deusings
Directeur Tijdwinst.com

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
X