Een organisatie die zich specialiseert in timemanagement runnen is één ding, maar hoe werkt ik nou eigenlijk zelf? Wat is mijn geheim achter productief en geconcentreerd werken? Wat blijkt: ik heb er 6. En ik verklapt ze allemaal in dit artikel.
In mijn boek ‘Elke dag om 15.00 Klaar’ leer je niet alleen hoe je jouw werk slim organiseert. Ook beschrijf ik uitvoerig hoe ons brein omgaat met afleiding en interrupties. Over het belang van concentratie voor de hedendaagse kenniswerker en hoe je hier optimaal gebruik van kunt maken, zodat je complexe concentratie klussen moeiteloos aankunt en afrondt.
Wat dat is toch waar het merendeel van jouw werkzaamheden uit bestaat: uit klussen waar jij je aandacht bij moet houden, waar je over moet nadenken en die je niet zo een-twee-drie uitvoert. Je kunt dan geen interrupties toestaan; de collega met zijn zoveelste vraag, de telefoon die telkens rinkelt of een inbox die volloopt. Jij moet je daarvan kunnen afwenden.
Dit is hoe ik dat doe, aan de hand van een paar productiviteitsgeheimen. Hopelijk heb je er net zoveel aan als de cursisten die onze training volgen of het boek lazen.
Mijn workflow verklapt: 6 timemanagement geheimen
Zodra je onderstaande methode volgt, zul je merken dat geconcentreerd werken je steeds makkelijker afgaat. Je kunt beter met afleiding omgaan, vertoont minder snel uitstelgedrag en haalt meer voldoening uit je werk. En dat allemaal omdat je gestructureerder en met meer zicht op je planning aan de slag bent gegaan.
Dit is wat ik doe:
Geheim 1. Grote klussen plan ik altijd in mijn agenda
Om het overzicht te bewaken rooster ik klussen waarmee ik langer dan een half uur bezig ben steevast in mijn agenda. Je krijgt namelijk zelden de tijd om een grote klus eventjes tussendoor op te pakken. Door er tijd voor vrij te maken, weet ik dat ik eraan toe komen.
Tegelijkertijd voorkom ik hiermee dat ik tussendoor kan toegeven aan ad hocklussen of -verzoeken. Dit dwingt je ook kritisch na te denken over hoeveel tijd een taak eigenlijk kost — is het me dat waard?
Geheim 2. Kleine klussen komen altijd op mijn takenlijst
Klusjes die ik daarentegen makkelijk binnen dertig minuten kan uitvoeren, zet ik op mijn takenlijst. Hierdoor kan ik een één oogopslag zien aan welke klussen ik vandaag of deze week moet werken.
Om te voorkomen dat dit een gigantische lijst wordt die zowel onrealistisch als onuitvoerbaar is, noteer ik er gelijk bij hoelang ik verwacht dat het uitvoeren van dit klusje duurt — ‘10 minuten’, ‘20 minuten’, etcetera.
Geheim 3. Ik houd rekening met onverwachte zaken
Nu komen er op een dag ook geregeld dingen voorbij die je niet had voorzien; een mooie kans, een klus die onverwacht uitloopt of een spoedje dat tussendoor moet worden opgepakt. That’s life. Ondanks dat je zulke dingen niet in de hand hebt, kun je er wél rekening mee houden in je planning.
Dat is waarom ik per dag steevast één tot anderhalf uur in mijn agenda vrij houdt. Voor dat soort zaken. Komen ze op mijn bordje terecht dan kan ik ze zonder moeilijkheden of stress oppakken. Zijn er geen onverwachte zaken, dan heb ik dit uur om vrij te besteden aan andere klussen of projecten.
Geheim 4. Lastige taken pak ik als eerste op
Natuurlijk pak ik het liefste kleine en eenvoudige taken op, die zijn tenminste zo gepiept. Toch weet ik dat ik een veel productievere dag tegemoet ga wanneer ik de grootste en meest intimiderende klus als eerste afhandel. Vaak zijn dit namelijk de klussen met de grootste waarde of die de meeste impact hebben. Ze uitstellen zorgt er enkel voor dat je er aan het einde van je werkdag nog aan moet beginnen, en dat doet niemand.
Ik voer ze daarom als eerste uit, direct aan het begin van mijn werkdag. Mijn concentratie is dan vers en mijn motivatie hoog. Nadat ik deze klus hebt uitgevoerd, ga ik door naar de volgende (iets minder) intimiderende klus. Etcetera.
Geheim 5. Ik werk met focusblokken
Ik werk in blokjes van zo’n 30 à 45 minuten. Daarna neem ik een korte break van 5 minuten. Dat klinkt misschien contraproductief (of zelfs lui), maar het tegendeel blijkt waar: na 30 à 45 minuten begint onze aandacht vaak weg te kwijnen. Een korte break laadt de accu niet alleen op, het helpt je ook om je focus te herpakken: ‘wat heb ik zojuist gedaan en waar wil ik nu mee verder?’ Ik kies een taak, zet een timer om de tijd te bewaken en ga aan de slag. Gaat de timer, dan neem ik pauze.
Geheim 6. Pauzes houd ik prikkelvrij
En die pauzes? Die houd ik vrij van prikkels. Deze gebruiken om mijn inbox of mijn telefoon te checken, werkt namelijk averechts: mijn brein wordt blootgesteld aan (nieuwe) prikkels waardoor het zich alsnog niet kan opladen.
In plaats daarvan beweeg ik wat, drink ik een kop koffie of klets ik met wat collega’s. Dit doe ik na ieder focusblok: ik pauzeer zo’n 5 minuten. Na een handvol blokken maak ik er een langere pauze van.
Wat is jouw geheim?
Bovenstaande punten vormen mijn workflow; de wijze waarop ik dagelijks aan de slag ga. Ze helpen me het overzicht te bewaren en controle uit te oefenen op wat er ligt. En mocht er dan een keer iets onverwacht in de soep lopen, dan ben ik erop voorbereid. Tot die tijd stellen ze me in staat geconcentreerd te werken.
En jij? Bestaat jouw workflow ook uit bepaalde timemanagement trucs die je eigenlijk zelden met iemand deelt? Deel ze met ons en laat ons samen een hoop anderen inspireren! Succes!
Björn Deusings
Directeur en trainer Tijdwinst.com
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
