Slim agendabeheer: wat er (wel) in thuishoort

Slim agendabeheer: wat er (wel) in thuishoort

De agenda is het meest onbegrepen hulpmiddel in ons dagelijkse werk en leven. En het meest onderschatte. Want zodra je weet wat er wél en niét in hoort, verbeter je je workflow en de balans in je dag – op kantoor, én thuis!

Onze ouderwetse agenda wordt op een gemiddelde werkdag vaak overspoeld door allerlei projectmanagementprogramma’s, takenlijsten en losse memo’s. Een doodzonde, want met de agenda in je midden – als basis en epicentrum van je workflow – heb je de houvast die je nodig hebt om efficiënt te blijven werken in een moderne werkomgeving.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Je agenda gebruiken als spil in je workflow werkt echter alleen als je hem consequent en slim inzet.

Hoe je agenda werkt: de basics

Je wil niet te losjes met je agenda omgaan door er incidenteel eens een blik op te werpen, maar je wil ook niet alle details vastleggen zodat je je dag van minuut tot minuut onrealistisch aan het inplannen bent.

agenda gebruik

• Wat je wel wil, als het om werkplanning gaat, zijn blokken van minimaal 30 minuten in je agenda, gevuld met concrete acties en taken. Denk daarbij niet alleen aan afspraken met anderen, maar ook afspraken met jezelf (werken aan de taken op je takenlijst bijvoorbeeld) – en effectieve pauzes.
Indien je digitale agenda de mogelijkheid heeft, is het slim om deze in te stellen op een tijdschaal van 15-minuten-blokken in plaats van de standaard tijdschaal van 30-minuten-blokken. Zo kun je ook kleine afspraken als een kort telefoontje duidelijk weergeven op je tijdlijn zonder dat je het overzicht verliest.

• Wat je daarnaast wil: je privé-activiteiten in je agenda zetten, net zo goed als je werktaken. Al is het een rondje sportschool, leg het vast! Dit is niet bedoeld om de pret te bederven of de spontaniteit te verdrijven, maar een middel om jezelf ook aan de leuke dingen en ontspanning te houden, zoals je dat ook met werkafspraken zou doen. Zo voorkom je dat de afspraken met jezelf (of die met je familie of vrienden) erbij in schieten of overspoeld worden door werkzaken.

Beschouw je agenda vanaf nu als een persoonlijke ‘verkeerstoren’ (die je altijd binnen een muisklik bij de hand hebt), van waaruit je je hele leven op elk moment van de dag kunt overzien en waarmee je de balans in je week kunt bewaken. Gebruik je agenda dus niet alleen als een stok achter de deur voor de (soms minder leuke) dingen die moeten gebeuren, maar vooral ook voor de (leuke) dingen die zouden moeten gebeuren.

Een handleiding:

De acties en taken die sowieso in je agenda thuishoren (let op: geen richtlijnen, maar regels!)

agenda gebruiken 2Afspraken met anderen en vergaderingen

Deze zijn tijdgebonden en horen dus sowieso in je agenda thuis. Waarschijnlijk zijn dit de (enige) zaken die je hier al vastlegde. Of behoor je nog tot de enkelingen die tegen beter weten in tijdgebonden afspraken in zijn hoofd bewaart? Geen goed idee, als je stress door het vergeten van afspraken wilt voorkomen.

Vergeet ook niet om reistijd in je agenda te plannen, zo krijg je een realistischer beeld van de hoeveelheid tijd die je op een dag overhoudt.

agenda gebruiken 2Tijdblokken: afspraken met jezelf

De meest onderschatte kracht van de agenda: jezelf dwingen om tijd te maken. Door vooraf een tijdblok in je agenda te plaatsen, creëer je tijd voor iets dat niet zo tijdgebonden is als een afspraak, maar waarvan het minstens zo belangrijk is dat het gebeurt.

Dit kan het afvinken van allerlei taken op je takenlijst zijn, het kan een persoonlijk project zijn, het overdenken van de strategie van je afdeling, een complex project plannen, research doen of een uurtje je PC opschonen. Met name ‘denkwerk-blokken’ plan je het liefst in de ochtend, zodat je optimaal kunt profiteren van je hogere (mentale) energieniveau op dat moment.

Kortom: maak ruimte in je agenda voor alle belangrijke (werk)taken die makkelijk overspoeld kunnen worden door dringende en ad hoc zaken, maar die daardoor niet minder belangrijk zijn om uit te voeren of waar je anders nooit aan toekomt.

agenda gebruiken 2Pauzes

Het is dan misschien geen activiteit, maar hoort wel degelijk in je werkdag en daarmee in je agenda thuis. Alleen door pauzes in te plannen, neem je hier ook echt bewust de tijd voor. Want wie hard werkt, moet ook hard ontspannen (vrij vertaald: “work hard, play hard”). Het één werkt niet zonder het ander, dus ga ervoor – zet ze erbij, die pauzemomenten!

Tip: Niet alleen dát je pauze neemt, ook wánneer je pauze neemt kan het grote verschil maken voor je workflow. Plan ze dus tactisch in! (Hóe je het best pauze neemt is trouwens ook goed om te weten.)

agenda gebruiken 2Sociale evenementen

Waarschijnlijk is dit er eentje die je niet consequent in je agenda invoert, maar die je juist vast zou moeten leggen om ze er niet bij in te laten schieten. Denk bijvoorbeeld aan afspraken met vrienden, maar ook aan een avondje uitgebreid dineren met je partner. Sociale zaken die je niet wil laten verdwijnen in de massa van praktische taken die constant een coupe op je agenda proberen te plegen.

agenda gebruiken 2Tijd voor jezelf 

Tijd voor jezelf; om te sporten, met je hobbies bezig te zijn of te ontspannen bijvoorbeeld. Te belangrijk om niet in te plannen, net zoals sociale evenementen. Maak er tijd voor in je agenda, anders gebeurt het niet. En dat zou zonde zijn, want dit zijn de momenten die je revitaliseren en opladen voor een nieuwe portie werkdruk. Leg dat partijtje tennis of leesuurtje dus gewoon vast!

agenda gebruiken 2Ochtend- en avondrituelen

Nog zoiets. Néém dat uurtje in de ochtend en het laatste half uur van je werkdag om goed op te starten en correct af te sluiten, door het vast te leggen in je agenda. Alleen zo begin je elke dag fris, houd je overzicht en – niet te vergeten – schakel je ook écht af van je werk voordat je naar huis gaat. Plan de tijd hiervoor dus ook als een standaard blok vrij in je agenda.

Een voorbeeld van hoe dat er dan uit ziet

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Dit is een voorbeeld van zo’n goed (in)gevulde agenda van in dit geval een kleine zelfstandig ondernemer die verschillende projecten heeft lopen. Je ziet dat de verschillende onderdelen allemaal zijn ingepland in vaste blokken: sporttijd, tijd voor het gezin, afspraken, persoonlijke project blokken, acties, pauzes en lunch en zelfs momentjes voor sociale media als je dit belangrijk vindt (ook verstandig om in te plannen in plaats van hierdoor waardevolle werktijd ad-hoc te laten opslokken). 

to_do_lijstje

Ook de kleurcoderingen zijn slim gebruikt, voor wat extra overzicht.

Altijd bij de hand

Laat dit artikel en voorbeeld je inspireren om voortaan ook je agenda als spil in je workflow te gebruiken, door hem net zo slim in te zetten en consequent te raadplegen gedurende de dag. Deze gewoonte leer je het beste aan door vanaf nu elke keer wanneer je met een bepaalde activiteit klaar bent (zoals ik nu bijvoorbeeld met het schrijven van dit artikel), direct weer je agenda te openen en te bekijken wat er als volgende opstaat. Zo blijf je op elk moment van de dag gefocust op de belangrijke zaken die je je had voorgenomen, en zie je snel hoe eventuele onverwachte zaken je planning beïnvloeden.

cursus time management
Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] bent niet alleen, als je worstelt met een flinke werk-overload, een altijd-druk-schema en een duidelijk stress overschot. Je hebt het druk, of je bent een sukkel. Dat lijkt […]

X