Zelfs de beste timemanager mist weleens een deadline. Een taak blijkt toch meer tijd te kosten. Of er kwam iets belangrijks tussendoor waardoor je een andere opdracht moest laten liggen. Hoe je voorkomt dat die ene inschattingsfout je de spreekwoordelijke kop kost? Met je excuses aanbieden – op de juiste manier.
Je had nog zo hard gewerkt deze week, soms zelfs tot in de late uurtjes in opperste concentratie. Je hebt er een afspraak voor afgezegd en heel hard je best gedaan, maar die deadline was helaas toch echt te krap. En eerlijk, je weet dat dat komt door je eigen inschattingsfout.
Misschien had je de briefing beter moeten doorlezen of meer moeten doorvragen, zodat je je doel wel had kunnen behalen. Maar goed, te laat. Je kunt de tijd niet terugdraaien, maar kunt wel je excuses aanbieden om er zo voor te zorgen dat je collega het vast beter kan accepteren.
Waarom bied je je excuses aan?
Misschien denk je nu ‘Een keer een verkeerde inschatting te maken is toch menselijk? Waarom moet ik dan mijn excuus aanbieden?’. Nou, omdat onderzoek aantoont dat je excuses aanbieden heel krachtig is als je iets verkeerd hebt gedaan.
Zo blijkt uit het onderzoek ‘The Power of Apology’ dat mensen na een kapotte aankoop nog veel meer waarde hechten aan een oprechte sorry dan aan het terugkrijgen van hun aankoopbedrag. Het is zelfs zo dat uit ander onderzoek naar ernstiger zaken (medische missers) blijkt dat slachtoffers van een medische misser na een sorry vaak een minder grote schadevergoeding eisen dan slachtoffers die geen excuus hebben ontvangen.
Hoe zeg je sorry? Dat steekt best nauw!
Maar hoe zeg je sorry op een juiste manier? Je kent vast wel een excuses aanbieden voorbeeld dat niet heel succesvol uitpakte. Bijvoorbeeld die zichtbaar gehaaste collega die je tussen de bedrijven door snel een appje stuurde:
‘Ja sorry, ik ga het niet halen. Ik ben erg druk nu met iets belangrijks. Kom er nog bij je op terug!’
Om een aantal redenen is dat excuses aanbieden voorbeeld er niet één om zelf te proberen.
- De ander neemt nauwelijks moeite om zijn excuses aan te bieden. In plaats van er drie regels in een appje aan te wijden, had hij je ook persoonlijk kunnen contacten.
- ‘Ja sorry’ klinkt niet als een oprecht sorry. En door het gebrek aan fysiek contact (en oogcontact, wat vaak laat zien echt spijt hebt!) kun je ook niet zien of de ander het wel oprecht meent.
- De ander neemt niet echt de schuld op zich. Hij laat het voorkomen alsof het logisch is dat jouw opdracht afvalt als hij het druk heeft.
- Met de woorden “iets belangrijks” wekt hij de suggestie dat hij jouw opdracht niet serieus neemt en er geen grote waarde aan hecht.
- In dit excuses aanbieden voorbeeld staat geen voorstel voor wanneer deze persoon de opdracht dan wél heeft afgerond. Ook blijft hij vaag over wanneer hij dat wel weet.
Bij je verontschuldigingen aanbieden is het belangrijk dat je je woorden zorgvuldig afweegt. Hoe je sorry zegt, heeft veel impact op of iemand jouw sorry accepteert. Als je de plank compleet misslaat met je formulering, kan het woord “sorry” juist een averechts effect hebben en eerder voor nog meer irritatie zorgen.
Vermijd deze missers
Hoe zeg je sorry? Probeer ten eerste op te letten met de volgende missers:
1. Zeg niet té snel sorry
Doe dat zeker niet als je emoties hoog zitten of als je nog compleet in de stress zit. Wacht totdat je er rustig naar kunt kijken. Als je op het juiste moment sorry zegt, voelt de andere zich gehoord en begrepen (zo blijkt uit ‘Wait: the Art and Science of Delay’). Wacht alleen niet te lang. Als je sorry zegt nadat de deadline al twee weken achter je ligt, kun je het net zo goed niet doen.
2. Zeg niet te vaak sorry. Zeker niet als het overbodig is
Als je drie minuten later bent met je mailtje, hoef je daar echt niet meteen je excuses voor aan te bieden. En het is ook nergens voor nodig om met sorry’s te gaan strooien (‘Sorry sorry sorry, het spijt me enorm. Ik hoop dat je het me vergeeft.’).
3. Zeg meer dan enkel ‘sorry’
Dat ene woordje op zich is vrij leeg en zegt niet heel veel. Maak het dus iets uitgebreider dan dat (hoe je dat doet, lees je straks).
4. Ontken je schuld niet
Leg de schuld niet neer bij de ander, ook niet bij je baas of bij een collega. Daar heeft degene wiens taak jij niet op tijd kunt opleveren niets aan. Dus neem je verantwoordelijkheid. Ook al had je het druk, jij had andere keuzes kunnen maken of een handig artikel met timemanagement-tips kunnen lezen. Dat erkennen werkt beter dan in de slachtofferrol kruipen en daarmee eigenlijk ongemeend sorry zeggen.
5. Wees niet vaag over je nieuwe afspraken
Je hebt je deadline gemist of gaat die missen. Too bad! Dan is het wel fijn voor je collega om te weten wanneer je dan wel aan de opdracht kunt werken. Zorg ervoor dat je collega daar niet zelf achteraan hoeft te gaan; doe proactief je eigen voorstel.
Hoe zeg je dan wél sorry? In 6 stappen!
Heel belangrijk dus, je excuses aanbieden. Hoe doe je dat op de juiste manier zonder olie op het vuur te gooien én zonder in overmatig sorry-en te schieten, want ook dat is nergens voor nodig. Volgens psychologisch onderzoek is er één first priority: de volledige verantwoordelijkheid nemen voor je fout.
Dat doe je door in 6 stappen sorry te zeggen.
Stap 1. Neem een sorry-moment
Je verontschuldigingen aanbieden doe je niet in een vluchtig appje. Ook niet per e-mail. En nee, liever ook niet over de telefoon. Laat zien dat je bereid bent er moeite voor te doen.
Het beste doe je het onder vier ogen, zodat je ook de lichaamstaal van de ander kunt zien en hij die van jou. Neem hiervoor bewust de tijd, zodat er ruimte is om samen te overleggen als je excuus voor de gemiste deadline op ergernis bij de ander stuit.
Stap 2. Erken je schuld
Als je wilt dat je excuses oprecht overkomen, zorg er dan van dat je je fout naar de ander toe erkent. Sociotherapeut Frank van Marwijk stelt in zijn boek ‘Manipuleren Kun je Leren’ dat je zelfs je excuses zou moeten maken als je niet zeker weet of jij wel fout zat. Volgens onderzoek van Joost Leunissen kun je er zelfs onnodige escalaties van een conflict mee voorkomen.
Het ding is: erkennen dat je fout zat, is geen makkie. Dat heeft twee kanten. Het maakt voor jou de drempel voor een excuus maken misschien hoger, maar betekent ook dat áls je een excuus aanbiedt het voor de ander heel veel waarde heeft. Je hebt dan het risico durven nemen om gezichtsverlies te lijden.
Doe dat wel zonder alsnog (stiekem) de ander schuld in de schoenen te schuiven. Volgens professor Roy lewicki (die het onderzoek naar de structuur van effectieve excuses leidde) is die erkenning het allerbelangrijkste onderdeel van een excuus.
Dat je alsnog de ander schuld in de schoenen schuift, kun je voorkomen door de woorden ‘als’ en ‘maar’ niet te gebruiken, zo stelt psychotherapeut dr. Joseph Burgo. Dan ga je minder snel over tot verwijten.
Zoals de ik-ik-jij-methode helpt om feedback te geven zonder verwijten te maken, zo helpt het ook bij excuses aanbieden om enkel ‘ik’ te zeggen. Zolang je het woord ‘jij’ niet in de mond neemt, ben je minder snel geneigd om de ander ergens van te beschuldigen. Kijk maar naar de excuses aanbieden voorbeeldzinnen hieronder.
Excuses aanbieden voorbeeldzinnen
Excuses aanbieden voorbeeldzinnen die niet werken:
- ‘Sorry dat ik de deadline heb gemist. Maar dat jij heb ook weleens, toch?!’
- ‘Het spijt me dat ik de deadline niet ga halen. Maar jij hebt vast ook nog andere taken te doen.’
- ‘Het spijt me dat de deadline niet lukt. Je had hem ook wel wat krap gesteld.’
In elk van die gevallen zeg je wel sorry, maar eigenlijk ook niet echt. Je ontkent dat de schuld volledig bij jou ligt.
Beter slik je de “maar” en “jij” in. Dan houd je het bij het erkennen van je eigen fout:
- ‘Sorry dat ik de deadline heb gemist.’
- ‘Het spijt me dat dat ik de deadline niet ga halen.’
- ‘Ik heb me vergist in hoeveel tijd dit zou kosten. Sorry dat ik daardoor de deadline niet ga halen.’
Stap 3. Leg uit wat er mis is gegaan
Kun je uitleggen waarom je de deadline niet gaat halen? Geef die uitleg dan. Maak er geen goedpraterij en smoesjes van, maar geef enkel de feitelijke uitleg. Ja, ook als je een mailtje over het hoofd hebt gezien of als je te druk was met iets anders. Zeg het.
Wellicht heeft de ander meer begrip voor jouw excuus als hij weet wat de oorzaak van de gemiste deadline is.
Stap 4. Zeg sorry
Dat ene magische woord waar het allemaal om draait. Essentieel voor je excuses aanbieden! ‘En kan ik sorry zeggen zonder sorry te zeggen?’Een veelgestelde vraag, waarop ons antwoord heel simpel is:
Nee.
Als je je excuses aanbiedt, zal je op z’n minst ‘Sorry!’ moeten zeggen. Oprecht gemeend. Oké, vooruit, ‘Het spijt me’ of ‘Mijn excuses’ kan eventueel ook.
Stap 5. Stel een nieuwe afspraak voor
Met enkel een sorry kan de ander nog niets. Je collega wil toch dat die taak uiteindelijk wordt uitgevoerd – linksom of rechtsom. Jij hebt de deadline gemist, dus het is ook aan jou om een nieuwe afspraak voor te stellen.
Geef aan wanneer je de opdracht wel zou kunnen afronden en check ook bij de ander hoe hij daarin staat. Zo kunnen jullie samen een nieuwe afspraak maken die van beide kanten uit passend is.
Stap 6. Vraag wat de ander nodig heeft
Verder kan het helpen om de schade te herstellen als je ander vraagt wat daarvoor nodig is. Misschien wil de ander bijvoorbeeld dat je alvast een stukje van de opdracht iets eerder afrondt, of dat jij voor hem met zijn leidinggevende communiceert. Voor jou een kleine moeite, voor hem een groot plezier.
Geef verder meer in het algemeen de ander de ruimte om te reageren op jouw excuuspleidooi. Het kan best zijn dat hij nog vragen heeft of ergens gefrustreerd over is. Laat die reactie er ook zijn en toon empathie voor zijn standpunt.
En wil je graag weten of de ander jouw excuus accepteert? Vraag het. Expliciet. Dat is geen essentieel onderdeel van een excuus aanbieden, zo stelt professor Roy Lewicki. Maar het geeft jou wel volledige duidelijkheid over of de ander genoegen neemt met jouw ‘sorry’.
Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over excuses aanbieden
Of het nu is voor formeel excuses aanbieden, excuses aanbieden in een brief of je excuses aanbieden aan een klant voor een gemiste deadline – niemand is er dol op. Twee veelgestelde vragen over excuses aanbieden die we je niet willen onthouden, zijn deze:
-
Hoe beleefd sorry zeggen?
Of het nu gaat om formeel excuus aanbieden aan een relatie voor wie de deadline echt heel dringend was of aan een collega in een meer informele context, bied je excuses altijd persoonlijk aan. Het liefst face-to-face en anders via een videocall. Tuurlijk, bij je excuus aanbieden aan een klant kan je ook overwegen je excuus te maken via een brief als het belangrijk is om afspraken zwart op wit te zetten. Maar overweeg om daarnaast altijd persoonlijk contact te zoeken. Gebruik verder het 6-stappenplan op deze pagina om je excuses te maken op een nette manier.
-
Hoe zeg je sorry via WhatsApp?
Nou, liever niet eigenlijk. Je verontschuldigingen aanbieden kun je het beste doen in een face-to-face-gesprek of eventueel via een videocall. Maar voorkom dat je uit gemakzucht naar WhatsApp, e-mail of een telefoontje neigt. Onthoud: hoe gemakkelijker je het jezelf maakt bij excuses aanbieden, hoe minder waarde je excuus ook voor een ander zal hebben.
Nooit meer een deadline missen? Volg een cursus timemanagement!
Beter nog dan je verontschuldigingen aanbieden voor gemiste deadlines, is leren hoe je nooit meer een deadline mist. Wie zijn eigen agenda weet te bewaken, realistische tijdsinschattingen maakt én ontdekt hoe je je werk sneller doet, zal niet snel meer een deadline missen. Leer het bij een cursus timemanagement (online of op locatie), zodat je de inhoud uit dit artikel daarna zelfs compleet kunt vergeten.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
