Delegeren is iets anders dan een taak over de schutting gooien bij een teamlid of collega. Als je het goed doet, bespaar je tijd en bevorder je de teamspirit. Mits je deze 5 stappen volgt, opgesteld door management professor Scott Williams.
Een goede werknemer of manager zijn betekent niet dat je alles zelf moet doen. Dat feit mag gerust de grootste misvatting op de werkvloer genoemd worden. Het betekent dat je heel goed bent in het inschatten welke taken je zelf moet doen, welke taken beter uitgevoerd kunnen worden door een ander – én hoe je de ander inspireert om dat te doen.
En dát betekent, vooropgesteld, niet dat je taken doorschuift naar ander omdat je zelf geen zin of tijd hebt. Het betekent ook niet dat je een ander opzadelt met een taak, die jij eigenlijk had moeten doen.
Als je delegeren goed doet, dan draag je taken zó over, dat zowel jij als de ander er op vooruit gaat door hem van je over te nemen. Niet door diegene te misleiden – “dit is een superleuk taakje, je hebt geluk dat je hem van mij krijgt” (de passieve aanpak) – of te commanderen – “hé, pak deze taak even voor me op” (de agressieve aanpak) – maar door de taak over te dragen. De assertieve aanpak!
En nee, dat kost niet veel tijd. Nog zo’n grote misvatting over delegeren. Laten we alle fabels maar even op een rijtje zetten, en ontkrachten. Dan hebben we dat gehad.
Delegeren – 3x verkeerd gedacht
Uit een time-management studie uit 2007 onder 332 bedrijven blijkt dat men wel wil delegeren, maar het in veel gevallen niet doet. Voornamelijk door twijfel over het kunnen delegeren en daarnaast het (mogelijk ongewenste) effect van delegeren. Uit een andere studie van Stanford University blijkt bovendien dat 72% van de leiders graag zijn delegeer-skills zou verbeteren. Voor teamleiders en (middle) managers is dat percentage waarschijnlijk nog hoger.
Maar waarom doet men het dan tóch niet?
“Twijfel komt voort uit persoonlijke onzekerheid – uit angst om tijd, controle en de mogelijkheid om zelf te scoren te verliezen”, klinkt de conclusie.
Precies de twijfels die rechtgezet moeten worden. Delegeren beperkt je namelijk niet in tijd, controle of het krijgen van credits. Integendeel.
1. “Ik heb geen tijd om te delegeren”
Het mag een cliché zijn, maar dat maakt het niet minder waar: de tijd die je besteedt aan een taak delegeren is altijd een investering. Je krijgt hem terug, plus rente. Één keer er goed voor zitten om je taak over te dragen, zorgt er als het goed is voor dat je die taak keer op keer niet meer zelf hoeft uit te voeren. Tel dat bij elkaar op, en je hebt je tijdwinst op een presenteerblaadje.
Bovendien: als je krap in tijd zit, bevestigt dat alleen maar dat het tijd is om taken te gaan delegeren!
2. “Delegeren is een ander met mijn taak opzadelen”
Harvey Mackay – succesvol Amerikaans zakenman en auteur van wel 10 boeken over slimmer werken, waarvan 7 bestsellers en 3 New York Times #1 bestsellers – heeft hier een heel duidelijk antwoord op:
“Mensen verwarren delegeren vaak met werk doorschuiven. Dus doen ze het niet – en verspillen ze uiteindelijk hun eigen tijd en de tijd en middelen van het bedrijf.”
Dat is de misvatting. Dit is de correctie:
“Delegeren kan een kans zijn om de eigen werkdruk behapbaarder te maken, maar het is meer dan dat. Het kan een waardevolle kans zijn voor werknemers om te leren en ontwikkelen.”
Heb je daar al aan gedacht? Een ander kan misschien juist wél zitten wachten op een taak die jou boven het hoofd groeit. Omdat hij graag ontwikkelt en leert, omdat hij graag eens iets anders doet dan zijn standaard taken of omdat die ene taak precies in zijn straatje past. Een kans voor hem, een kans voor jou. Alleen maar ‘win win’, geen ‘lose’.
3. “Een ander kan mijn taken niet uitvoeren”
Als je dit denkt, kunnen er een paar dingen aan de hand zijn:
- Je overschat jezelf.
- Je onderschat je collega’s.
- Je delegeert de verkeerde taken.
- Je delegeert aan de verkeerde persoon.
- Je delegeer-skills in het overdragen van een taak zijn niet goed.
Het is heel natuurlijk, die eerste. Het heeft zelfs een naam in de psychologie: het “self enhancement effect”, ontdekt in een studie. Het betekent dat iemand een resultaat of product hoger waardeert wanneer hij of zij er zelf aan meegewerkt heeft – ongeacht de werkelijke waarde.
Ten tweede onderschat je je collega’s als je denkt dat ze het niet zonder jou (zouden) kunnen doen. Of, als ze het echt niet zonder jou kunnen, heb je verkeerd gedelegeerd. Je hebt de taak niet goed overgedragen of je hebt de taak aan de verkeerde (niet capabele of gemotiveerde) persoon overgedragen. In beide gevallen ligt de oorzaak bij jou, niet bij de taak of bij de ander.
Doe je delegeren goed en aan het goede adres, dan kan een ander moeiteloos jouw taak zonder jouw bijdrage uitvoeren – met een minstens zo goed resultaat als wanneer jij je er mee bemoeid had.
Dit is hoe.
Delegeren – zo doe je het goed
Succesvol delegeren – taken overdragen aan een werknemer, teamlid of collega zodat diegene ze gemotiveerd en met optimale kwaliteit kan uitvoeren, met tijdwinst voor alle partijen – hangt ten eerste af van een paar essentiële ingrediënten.
Wat je nodig hebt
1. Vertrouwen
Vertrouw je niet dat de ander de taak serieus neemt, of serieus uitvoert, dan blijf jij er nog mee in je hoofd rondlopen. Je zult de neiging hebben om te controleren of je er zelfs mee te bemoeien. Niet goed voor jouw tijdsplanning, nog slechter voor de motivatie en wilskracht van je collega. Delegeren is vertrouwen – om los te kunnen laten – vóór alles.
2. De juiste taken
Niet alle taken zijn geschikt om te delegeren. De juiste taken zijn de taken die voldoen aan één of meer van deze 3 voorwaarden:
- Taken die buiten jouw expertise liggen. – Is een collega beter in het inschatten of een folder goed ontworpen is? Delegeer de taak dan.
- Taken waarvan een ander kan leren. – Jij kan de interne nieuwsbrief wel maken, maar je weet dat de junior van je afdeling er beter mee aan de slag kan om zijn ervaring op te bouwen.
- Taken die jouw groei of succes beletten. – Vaak in het geval van tijdnood, is het beter om een alternatieve uitvoerder voor jouw taken te vinden dan alles per sé zelf te willen uitvoeren. Zo maak je tijd voor wat je vooruit brengt, in plaats van je alleen maar bezighoudt.
“Als je kleine dingen goed wil doen, moet je ze zelf doen. Als je grote dingen met grote impact voor elkaar wil krijgen, dan moet je leren delegeren.”
De woorden van John C. Maxwell, die miljoenen boeken verkocht over leiderschap en hoe je dat goed doet. Mag je wat van aannemen.
3. De juiste persoon
Je hebt de juiste persoon voor de juiste taak te pakken, wanneer:
- De taak binnen hun professionele kennis en kunde ligt (hij kan de taak uitvoeren).
- De taak binnen hun professionele wensen en doelen ligt (hij wil de taak uitvoeren).
- De taak binnen de missie van de organisatie ligt (hij mag de taak uitvoeren).
4. De tijd en ruimte
Je kan het vertrouwen hebben, de juiste taak te pakken hebben en een uitvoerder die kan, wil en mag – maar als diegene geen tijd en ruimte in zijn planning heeft, dan kun je alsnog niks.
Check of de tijd er is, en/of maak de tijd voordat je iemands werkdruk verhoogt – omdat hij bijvoorbeeld geen “nee” kan zeggen of zelf zijn planning en organisatie niet op orde heeft.
Wat je moet doen
Heb je alle ingrediënten in huis? Check – vierdubbelcheck? Dan ben jij klaar om te delegeren. En hier komt vooral de juiste communicatie kijken. Assertieve communicatie, die de taak niet agressief commanderend overbrengt noch passief alles overlaat aan de ander. Een krachtige en effectieve overdracht, die je leert delegeren volgens het ‘win-win’ concept.
1. Leg uit waarom
“Wanneer je de mensen hebt geselecteerd om je taak aan te delegeren, vertel je waarom je specifiek hen hebt uitgekozen, en hoe je hoopt dat dit een geschikte taak is om hen te zien groeien”, zegt ondernemer en carrière-adviseur Alex Cavoulacos.
Bijvoorbeeld:
“Omdat jij hier veel beter in bent dan ik” of “Omdat jij ervaring hebt met deze klant”
Leg ook het waarom van de taak zelf uit, om de ander te motiveren en om niet alleen de taak maar ook de bijbehorende verantwoordelijkheden en autoriteit over te dragen.
Bijvoorbeeld:
“Het is belangrijk dat er continuïteit zit in het verzenden van de interne nieuwsbrief, omdat het dé manier is waarop afdelingen elkaar leren kennen en op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden. Ik kan die continuïteit niet garanderen doordat een nieuwsbrief maken mij meer tijd kost dan ik heb, doordat ik er niet zo goed in ben. Jij hebt zulke dingen veel vlotter in de vingers, dus ik dacht meteen aan jou.”
2. Leg uit hoe
Dit is waar de tijdsinvestering komt kijken. Stuur niet alleen een document door en wens de ander succes. Neem de tijd om de taak samen van jou naar de ander over te dragen. Zeker wanneer je een taak niet eenmalig overdraagt, maar wil dat een ander hem voor langere tijd of zelfs permanent overneemt.
Volg daarvoor het principe ‘ik doe, wij doen, jij doet’.
Ga er even samen voor zitten. Pak de nieuwsbrief-software erbij en laat één keer zien hoe jij de taak aanpakt en uitvoert. Dan doe je het nog eens samen. Vervolgens laat je de ander het alleen doen.
3. Voorzie in behoeften
Zorg dat de ander de taak moeiteloos kan uitvoeren, door niet alleen de kennis maar ook alle benodigdheden over te dragen. Geef hem persoonlijke toegang tot het nieuwsbriefprogramma en de lijst van werknemers in het bedrijf. Blijf beschikbaar voor vragen of verzoeken.
4. Spreek je waardering uit
Bijna net zo belangrijk als de eerste, is de laatste in de reeks. Laat de ander weten dat het overnemen van de taak gewaardeerd wordt. Erkenning, respect en waardering zijn de grootste motivatie-factoren die er zijn. Bovendien geeft het blijk van het eerste en belangrijkste ingrediënt – vertrouwen.
Dus
Delegeren doe je goed, als het gebouwd is rondom vertrouwen. De enige echte factor die jij nodig hebt om een taak helemaal los te laten en die de ander nodig heeft voor de motivatie om hem van je over te nemen. Onthoud dat, en je weet alles wat je moet weten om goed te delegeren.
Heb je ook de rest van de ingrediënten (vertrouwen, de juiste taak, de juiste persoon, de tijd en ruimte) en de stappen (leg uit waarom, leg uit hoe, voorzie in behoeften, spreek je waardering uit) helder, dan mag jij jezelf een delegeer-pro noemen – die de juiste aanpak en communicatie in huis heeft om taken over te dragen in plaats van af te schuiven op een ander. Daar kom je verder mee! En de ander ook. Win-win. Zoals beloofd.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
