Het is bewezen: we hebben officieel een kortere aandachtsspanne dan een goudvis. Serieus. Niet gek dat daar zoveel concentratieproblemen op het werk uit voortkomen. Hoe je die concentratieproblemen op kantoor aanpakt, zodat je langer kunt focussen dan 8 seconden? 1 verrassende oplossing werkt voor iedereen.
Het is waar. Dat van die goudvis. Onze aandachtsspanne is volgens de wetenschap gekrompen van 12 seconden in het jaar 2000 naar 8 seconden vandaag de dag. Confronterend, want de aandachtsspanne van een goudvis ligt op 9 seconden. Hij wint!
Constant afgeleid is dat beest. ‘Hé, een bubbel.’ ‘Hé, een plantje.’ ‘Hé, een kattenkop naast m’n kom.’ ‘Hé, ik zwem weer dit rondje.’ En dan zit-ie in een soundproof met water omgeven, half gesloten kom. Niet eens in een super afleidende kantoortuin! Kun je nagaan hoe dolgedraaid hij daar zou worden.
Geen wonder dat wij dat wel doen – doordraaien op het werk – en onze concentratieproblemen er groter zijn dan die van een vis in z’n kom.
Minder concentratieproblemen dan jij
Geen wonder dat 85% van de kantoorwerkers ontevreden is met zijn werkplek, 49% zich simpelweg niet kan concentreren en gemiddeld 86 minuten per dag kwijt is door de constante afleiding die er heerst in een kantoor! Zegt het onderzoek genaamd ‘Privacy Crisis’.
Kantoortuin; erger dan een vissenkom voor je concentratie
Dat is namelijk waar je concentratieproblemen wortel schieten: in zo’n vreselijk afleidende open kantoortuin, die je 0% privacy biedt en 100% kakelende collega’s. (Waar je er waarschijnlijk zelf eentje van bent, omdat we sociaal zijn nu eenmaal niet kunnen laten.)
- De kantoortuin bevordert namelijk gezellig geklets, maar vermindert kwalitatieve communicatie (bewezen!)
- Het bevordert stress (bewezen!)
- Het maakt werknemers ziek, met stijgingen tot wel 62% (bewezen!)
- Het smoort algemene werktevredenheid in de kiem (bewezen!)
- Je doet er 2 keer zo lang over een taak (bewezen!)
- Je maakt er 50% meer fouten (ook bewezen!)
De letterlijke conclusie van één van bovenstaande onderzoeksleiders, Matthew Davis – dit rapport, klinkt als volgt:
“ kunnen zich in een kantoortuin minder goed concentreren, zijn minder productief en minder creatief.”
Kortom: de kantoortuin zoals we die bijna allemaal kennen als werkomgeving, werkt niet.
Maar waarom werken we er dan allemaal in?! Kort gezegd: omdat bedrijven niet verder kijken dan hun neus lang is. Of beter gezegd: ze kijken niet verder dan hun portemonnee dik is.
Want; een kantoortuin bespaart geld, omdat er meer mensen op minder vierkante meter passen. Maar dat is de kortzichtige visie. Die megastallen (ja, mogen we ze zo noemen?) werken namelijk concentratieproblemen in de hand. Ze saboteren de productiviteit van de werknemer en doen het ziekteverzuim stijgen. Enfin, dat hele rijtje heb je hierboven gezien. Op de lange termijn kost de kantoortuin organisaties dus hartstikke veel geld. En jou hartstikke veel concentratieproblemen.
Hoe Dell het doet
Tóch besloot Dell, geen kleintje, kort geleden nog om al z’n kantoren langzaam om te bouwen tot kantoortuinen. Sowieso: beetje laat, die trend is al jaren geleden ingezet. En: dom!
“Het bespaart het bedrijf geld”, was uiteraard één van hun (letterlijk zo uitgesproken) beweegredenen.
Daarvan weten we al: larie.
“Het bevordert teamwork”, was er nog zo één.
De hele dag in een open ruimte blaten ≠ teamwork.
“Het moet thuiswerken bevorderen. In 2020 willen we dat 50% van onze werknemers thuiswerkt.”
Aha! Dit onmogelijke kantoor is onderdeel van een wegjaagbeleid. Zo houd je ze wel buiten de deur, ja.
“Deze ruimte is ‘activity-based’. Zo verhuizen mensen wel 2 tot 3 keer op een dag van plek.”
Eh, ten eerste: steeds je spullen bij elkaar rapen, opstaan en moven is helemaal niet prettig, noch productiviteitsbevorderend. Ten tweede: dat doen mensen niet. Ze willen het namelijk niet, bevestigt de eerder genoemde kantoortuin onderzoeksleider Matthew Davis:
“Omdat onze baan zo belangrijk voor ons is, zijn we erg gevoelig voor veranderingen in onze werkomgeving. Mensen zijn bijna net zo gehecht aan hun bureau als aan hun salaris. Dat gaat zo’n beetje terug tot in de oertijd. We hebben een aangeboren instinct over onze ruimte en om die ‘eigen’ te maken.”
Als je mensen wil laten bewegen voor hun gezondheid (kan ik me voorstellen), kun je ze beter wat vaker naar de koffiepot laten lopen. Wil je dat ze creatiever en productiever zijn zonder concentratieproblemen, laat ze dan in vredesnaam zitten waar ze zitten! Totaal achterhaald, dus; die kantoortuin vol flexplekken.
Maar goed. De bazen van Dell hebben natuurlijk ook niet helemaal onder een steen gelegen. Ze hadden zich ingelezen in het onderwerp, voordat ze aan de kantoortuinen begonnen. Echt!
Hun reactie:
“We kennen de kritiek, daarom bouwen we ‘quiet zones’.”
En weet je? Dat is niet eens zo’n slecht idee. Best een goeie, zelfs. Buiten het feit dat ze moeten compenseren voor een kantoortuin, dan. Maar de ‘quiet zone’ of ‘stilteruimte’ is in essentie precies wat je nodig hebt om een kantoortuin leefbaar te maken: weg uit die tuin, en ergens zitten waar het wél stil en werkbaar is.
Ziet dat er niet heerlijk werkbaar uit, zo’n ‘quiet zone’?
Ja. Er bestáán dus oplossingen voor het concentratie verhogen in een kantoortuin. Simpele, toepasbare oplossingen – waarbij je niet eens voor bij je baas hoeft aan te kloppen voor een verbouwing. Je kunt bijvoorbeeld je eigen stilteruimte creëren.
Maar de stilteruimte-tip is niet eens dé oplossing die ik je beloofde. Verrassend is hij namelijk niet echt. Wat dé meest verrassende oplossing is om je om de concentratieproblemen in kantoortuinen te leiden is:
Regel #1 – Wees geen flapdrol
Dé tip, om je kantoortuin werkbaar te maken met minimale concentratieproblemen: wees geen flapdrol. Of zoals auteur L.V. Anderson van het populaire Slate Magazine het zo mooi zegt in haar stuk over kantoortuinen:
“Één flapdrol die luid praat en ongevraagd commentaar geeft op wat er op andermans schermen staat, kan in z’n eentje een heel kantoor afleiden en moedeloos maken. Om kantoortuinen aangenamer te maken, moet iedereen ervoor zorgen dat hij of zij niet die flapdrol is.”
Mooi gesproken.
Heb je namelijk al eens bedacht waarom een kantoortuin zo’n bron van concentratieproblemen is? Het is niet het meubilair, dat in een bepaalde opstelling staat. Het zijn niet per sé de vier muren om jou en je collega’s heen. Het zijn je collega’s en jij zelf. Of een bepaald aantal, die van een kantoortuin een onwerkbare zone maken.
Hij wordt gebruikt om bij te kletsen over het weekend. Om, zoals Anderson zegt, opmerkingen te maken over dingen op iemand anders z’n beeldscherm. Om lukraak dingen dwars door de hele ruimte te roepen naar iemand, zodra het bij jou in je hoofd opkomt. Er bestaan zelfs de mensen die een e-mail van een collega ontvangen en vervolgens live door de ruimte heen antwoorden aan die collega. Het gebeurt. Echt.
Over kantoortuin-concentratie-killers gesproken. Door één kip zonder kop!
Die ene kip is degene die ons in minderwaardigere wezens dan goudvissen verandert, qua aandachtsspanne en concentratie. En alleen jij kan dat veranderen. Wanneer jij voor jezelf bepaalt niet meer die flapdrol te zijn, nooit op een andere flapdrol te reageren en af en toe zo’n flapdrol op een assertieve manier op zijn gedrag te wijzen – dán kunnen we er misschien nog wat van maken in onze kantoortuinen.
Dát is de enige oplossing voor dit enorme concentratieprobleem van ons allemaal. Wees. Geen. Flapdrol.
Capiche?
Nóg meer concentratie, krijg je zo
Wil je nog een tandje bijzetten in jouw concentratie en focusmodus? Dan zijn er nog een paar slimme oplossingen. Misschien iets minder verrassend, maar daardoor niet minder waar.
Zo was er bijvoorbeeld de eerder genoemde stilteruimte, die je confiskeert voor focus-werk. Maar er zijn er nog een paar. 3, om precies te zijn:
1 – Geef een signaal
Wanneer je je niet kunt terugtrekken in een alternatieve stilteruimte en je toegewezen bent aan die grote open kantoortuinruimte, is er nóg een optie. Je trekt onzichtbare muren om je bureau, door met collega’s af te spreken wanneer je niet aanspreekbaar bent en ze een beetje stil moeten zijn bij jou in de buurt.
Denk aan een gele post-it op de hoek van je scherm, of een koptelefoon op je hoofd zodra je met een niet-storen-focus-taak bezig bent, bijvoorbeeld. Geef aan dat je werkelijk niet aanspreekbaar bent wanneer ze dat signaal zien en vraag om die regel te respecteren. Wie weet steekt het anderen aan en wordt het een algemeen gebruik bij jullie op kantoor!
2 – Gebruik een plant
Wil je die onzichtbare muur net iets zichtbaarder maken, om collega’s en geluid letterlijk meer uit te sluiten? Dan is de kantoorplant je vriend. Zet er eentje tussen jou en je collega rechts van je. “Niets persoonlijks, gewoon wat opfrissing van het interieur!”, is je motto. Of zet er eentje op het wandje tussen jouw scherm en dat van degene tegenover je. Kan die ook niet steeds met z’n hoofd boven je scherm uitsteken om je aan te spreken.
Bovendien werken planten ‘noise-cancelling’, vertelt CEO van Cambridge Sound Management aan Harvard Business Review:
“Net zoals het planten van bomen naast een luide snelweg, werkt het geluidsabsorberend vermogen van planten binnenshuis net zo effectief als in de openlucht.”
Zo’n plant kun je dus goed gebruiken, in je luidruchtige (kantoor)tuintje.
3 – Focus op woensdagmiddag
Hebben die communicatie-etiquette-afspraken met je collega’s, koptelefoons en plantenbakken nog niet genoeg effect? Dan zijn jouw collega’s zulke hardnekkige kantoortuinwerkers, dat je soms om ze heen moet gaan werken. Wil je je écht even ergens op concentreren en kun je daarbij geen gekakel gebruiken? Plan het dan bewust in je agenda op momenten dat het rustig is op kantoor.
Vóór de ochtendspits, bijvoorbeeld. Moet je wel even leren vroeg opstaan. Woensdagmiddag is ook vaak een rustig moment. Of op vrijdag; wanneer veel mensen thuiswerken of hun vrije dag hebben.
Pak dán die pomodoro techniek erbij, en knallen maar!
Pak een paar tips mee en werk zo af en toe eens productief in je tuintje. Niet als een kip in een kippenhok, maar als een vis in het water…
- …zonder een flapdrol te zijn,
- in een stilteruimte, nog beter –
- of door je plekje een afgebakende werkzone te maken, met een visueel signaal zoals bijvoorbeeld een post-it
- en een ‘noise-cancelling’ plant, als extraatje…
- …op een ideaal rustig moment in de week, voor werkelijke concentratietaken.
Werkt stukken beter zo, die kantoortuin.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
