Iedere week maak je braaf een planning; je noteert de afspraken die je deze week hebt, en enkele projecten waaraan je tijd wil besteden. Toch kom je er telkens niet aan toe; life happens en alles wat je gepland had staan schuift wéér door. Waar ligt dat nou aan? En hoe voorkom je dit? Björn Deusings, timemanagement expert, deelt zijn 3 beste tips waarmee een weekplanning maken wél lukt. 

“Waarom komt mijn weekplanning nooit uit?”

Het kan natuurlijk voorkomen dat er onverwacht een klus tussendoor komt; iets groots dat je niet had kunnen voorzien toen je jouw weekplanning maakte. Kan gebeuren. Toch wanneer je eerlijk bent, weet je ook heus wel dat dit zelden het geval is.

De werkelijke reden dat jouw weekplanning telkens in de soep loopt, ligt toch eerder aan jouw manier van plannen. Dat is goed nieuws hoor, wat dat betekent dat jij hier iets aan kunt doen — In deze video legt Björn jou wat precies.

Björn Deusings is directeur en timemanagement expert bij Tijdwinst.com, en tevens auteur van het boek ‘Elke Dag om 15.00 Klaar’. Tijdens zijn trainingen hoort hij geregeld dat cursisten tegen hetzelfde probleem aanlopen als jou: ‘ik maak wel een weekplanning, maar het komt nooit uit’.

Dit is zijn advies:

Hoe maak je een overzichtelijke planning? Björn’s advies

Björn gaf je enkele inzichten:

“Plan je agenda niet te vol”

Je weet nooit welke dingen er onverwacht tussendoor komen. Houd je daar geen rekening mee, dan komt het dus voor dat je moet schuiven (wat uiteindelijk leidt tot uitstelgedrag).

“Wees zo duidelijk en concreet mogelijk”

Er is een verschil tussen tijd ‘plannen’ en tijd ‘reserveren’. Wil je werkelijk toekomen aan wat er op je weekplanning staat, voorkom dan dat je lukraak tijd inplant of taken vaag omschrijft. Je wil precies weten waaraan je werkt en hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt.

“Geef prioriteit aan jouw planning”

Je kunt wel perfecte lijstjes maken, maar uiteindelijk moet je ze ook uitvoeren. Dat lukt niet wanneer je eerst randzaken en ad hoc klussen oppakt (“eerst even die mail beantwoorden…”). Doe dus gewoon wat ge gepland hebt staan, dat zijn jouw prioriteiten.

Hoe voer je dit nou uit in de praktijk? Enkele praktische tips:

Weekplanning maken

Tip 1. Bereken je vaste lasten

In zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Klaar’ wijdt hij een hoofdstuk aan het maken van een realistische planning. Je wil namelijk nog wel eens te optimistisch zijn over wat je in één dag of één werkweek kunt bereiken. Hierdoor rooster je onvoldoende tijd in en zeg je misschien ‘ja’ tegen zaken waar je eigenlijk geen tijd voor hebt.

Door eens in kaart te brengen hoeveel tijd je nu werkelijk tot je beschikking hebt, voorkom je die roze bril — Net als het budgetteren van je geld: wanneer je weet hoeveel je netto te besteden hebt en met welke vaste lasten en onverwachte uitgaven je rekening moet houden, dan doe je met een geruster hart een aankoop.

1. Bepaal eerst eens je vaste lasten

Welke taken, afspraken en verantwoordelijkheden komen op regelmatige basis terug? Vergelijk het met je hypotheeklasten, energiekosten of boodschappen; daar ben je maandelijks al een deel van je geld aan kwijt. Dat kun je niet nogmaals uitgeven.

Met taken werkt dat net zo: wanneer je dagelijks al twee uur kwijt bent aan het verwerken van je mailbox kun je die tijd al bij voorbaat niet inzetten voor andere taken. Moet je maandelijks een groot projecteen het kostenplaatje reviewen, en kost je dat al snel drie uur, dan heb je al drie uur minder voor te werken aan andere zaken.

Pak dus eens een vel papier en noteer alle vaste taken en afspraken waarmee je structureel te maken hebt; dagelijks, wekelijks en maandelijks. Schrijf op hoeveel tijd ze in beslag nemen en plan ze terugkerend in, in je agenda of op takenlijst.

2. Houd tijd over voor onvoorziene uitgaven

Dan de zaken die onverwacht tussendoor komen; zie ze als een wasmachine die het spontaan begeeft en die je moet vervangen. Dat kost geld. Een verzoek van een klant of een spoedje van een collega kost tijd. Door een potje te maken, kun je dit opvangen.

Houd daarom wekelijks ruimte voor onvoorziene verzoeken en ad hoc klussen. Dat hoeven geen uren per dag te zijn, hoor. Afhankelijk van je functie houdt je zo’n 20% van je weekplanning vrij voor onvoorziene zaken.

Deze oefening laat je zien hoeveel tijd je in werkelijkheid over hebt. Dat voelt misschien confronterend (“Sh*t, mijn hele week zit al haast vol”), maar realiseer je dat het dit toch al was, of je dat nou leuk vindt of niet — Er is niet meer werk bijgekomen, het lag er al.

Alleen kun je er nu op anticiperen.

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons dan op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

Tip 2. Hak grote klussenprojecten in stukken

Eén van de redenen waarom je zaken op je weekplanning uitstelt is omdat je niet weet waar je moet beginnen. De klus voelt te groots, te vaag of te intimiderend. Zoiets simpels als het versturen van die e-mail geef je dan voorrang, ondanks dat het geen prioriteit heeft.

Wat je brein daarom nodig hebt is duidelijkheid: jij moet bij het zien van een klus in één oogopslag weten wat er precies moet gebeuren en voor wanneer, anders komt het er niet van. Hak die grote klussen daarom in stukken.

Vraag je hierbij altijd af…

1. “Hoe ziet dit er afgerond uit?”

Je hebt wel een idee van wat “opzetten marketingplan” inhoudt, maar waar je nu precies naartoe werkt is vaag. Is deze klus afgerond wanneer het bij je leidinggevende op het bureau ligt of pas wanneer de klant er groen licht op heeft gegeven? Dit vooraf bepalen zet een duidelijke koers uit.

Voordat je daarom een klus op je weekplanning zet, vraag je je altijd af: wat is het eindresultaat waar ik naartoe werk? Omschrijf dit heel concreet en voeg er een datum of deadline aan toe.

2. “Welke acties moet ik daarvoor uitvoeren?”

Zodra je een doel voor ogen hebt, bedenk je welke acties daarvoor nodig zijn. Misschien zijn dit voor de hand liggende stappen, maar schrijf ze toch op. Wanneer je het namelijk druk hebt, wil je al snel zaken uitstellen. Door acties zo klein mogelijk te maken, verlaag je de drempel om toch te starten.

Omschrijf deze taken vervolgens zo concreet mogelijk en gebruik hierbij een werkwoord; bijvoorbeeld “Bellen John” of “Nakijken aanvraag”. Dit levert je een handige checklist op en je ziet gelijk wat je moet doen.

3. “Hoeveel tijd gaat mij dit kosten?”

Zodra je weet wat je precies moet doen, noteer dan ook gelijk de duur van een klus op je weekplanning: hoeveel tijd gaat jou dit kosten? Ben je hier 5 minuten mee zoet? 20? Een uur? In het geval dat iets jou meer dan dertig minuten kost, plan er dan gelijk tijd voor in je agenda.

Wees hierbij realistisch; je kunt beter er iets te veel tijd voor uittrekken, dan te weinig (om vervolgens in de knoei te komen met de rest van je planning.)

overprikkeling

Tip 3. Leer professioneel uitstellen

Zodra je de adviezen van Björn toepast en in de praktijk brengt met de vorige twee tips, zul je merken dat je al een veel beter gevoel hebt van wat er moet gebeuren. Toch zul je nog altijd stoorzenders in je omgeving hebben die jouw weekplanning dreigen te verstoren; dat kunnen externe factoren zijn (anderen), maar ook interne (jijzelf).

Zo kan een collega haar verzoek ontzettend dringend vinden. Dat jij andere zaken pop je weekplanning hebt staan, is voor haar een zorg — “… of je hier toch nu even naar wil kijken?” Of neem je eigen ingevingen: “… ik moet niet vergeten om Tom hierover in te lichten.” — Hoe ga je hiermee om? Sla je het op in je brein, hopende dat je het niet zal vergeten? Schrijf je het op een post-it?

Beiden niet:

Om succesvol te leren plannen, zul je gebruik moeten gaan maken van een timemanagementsysteem; een extern geheugen dat jou aan al je afspraken en taken op je weekplanning herinnert. Hiermee voorkom je dat je zaken over het hoofd ziet, verkeerde prioriteiten stelt of de regie uit handen geeft.

Onze training timemanagement kan daarbij helpen

Tijdens onze 1-daagse training Timemanagement leert Björn of één van onze andere timemanagement experts je hoe je door middel van een overzichtelijk systeem een goede weekplanning maakt. Je ontdekt hoe je realistisch plant, hoe je prioriteiten stelt en hoe je slechts één agenda en één takenmanager inzet om je (werk)leven te organiseren.

Mocht je daar nieuwsgierig naar zijn, schrijf je dan vlug in. Tot die tijd helpen bovenstaande inzichten en tips jou op weg naar het maken van een goede weekplanning

Wil je meer lezen over plannen en organiseren?

Check dan eens deze artikelen:

Wie zijn wij? | Training Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog