Je hoeft niet per sé je hele kantoor om te gooien om te kunnen scrummen. Met 1 tip uit de scrumwereld werk je al stukken slimmer: de sprint. Heb je geen hardloopschoenen voor nodig. En sneller werken hoeft al helemaal niet. Juist niet.
Scrummen?!
De term ‘scrummen’ fladdert al de nodige tijd rond in de krochten van veel kantoorgebouwen. Sommige teams en organisaties zweren erbij, anderen proberen voorzichtig wat onderdelen uit en veel managers vinden het fijn om je met scrum-achtige termen om de oren zwaaien.
‘Scrum’, ‘agile’, ‘lean’, ‘holacracy’, ‘stand up’, ‘kanban’… Doet een belletje rinkelen? Geen nieuws voor jou? Of had ik net zo goed Chinees kunnen praten?
Hoe dan ook – laten we beginnen met een korte video van Scrum Company om een simpel antwoord te geven op de vraag ‘wat is scrum’:
Nu kun je denken: ‘Ja leuk, weer zo’n kantoorhype met allerlei hippe Engelse namen die ik me eigen moet maken, omdat één of andere kantoorgoeroe aan het preken is geslagen.’
Dat valt gelukkig heel erg mee.
Scrummen werd al in de jaren 80 gedaan, als ‘agile’, ‘lean’ of ‘holistische’ werkmethode in de product-ontwikkelingsindustrie, zoals bijvoorbeeld bij Honda en Canon. Harvard Business Review (HBR) schreef er daardoor in het jaar 1986 al over, met opvallend actuele statements:
“In de hedendaagse supersnelle en hoog competitieve wereld van commerciële productontwikkeling zijn snelheid en flexibiliteit essentieel. Bedrijven realiseren zich steeds meer dat de oude manieren simpelweg niet meer werken. In plaats daarvan gebruiken bedrijven in Japan en de Verenigde Staten holistische methodes: als in een rugby wedstrijd wordt de bal over en weer in het team rondgespeeld, dat als één eenheid over het veld beweegt richting het doel.” – ‘The New Product Development Game’, HBR, 1986
Vervang ‘commerciële productontwikkeling’ met het werkgebied waar jij in zit – en het statement geldt nog steeds, als het om holistisch werk zoals scrummen gaat.
Scrummen als praktische uitvoering van een holistische aanpak, is in de commerciële productontwikkeling in elk geval zo succesvol gebleken dat het al doorstroomde naar andere type organisaties, teams en werkgebieden. Software developers omarmden het scrummen al snel; wederom met succes. Geen hype, maar een natuurlijke evolutie dus. En het is tijd dat de rest van de kantoorwereld meegaat, voordat we de ‘survival of the fittest’ in deze maatschappelijke stroomversnelling niet overleven. (Wat zeg ik? We vallen al om met de bosjes, dus laten we in vredesnaam vernieuwen.)
Oké, vernieuwen dus – met scrummen. Maar wat moeten we daar dan allemaal voor gaan omgooien?
Niks! Ik had je 1 simpele en praktische tip beloofd, toch? Sprinten!
Sprinten: de gouden tip uit scrummen
Het is de befaamde ‘sprint’ uit het hele scrum-gebeuren die voor jou het verschil kan maken in je werk. Het is het verschil tussen worstelen om dingen gedaan te krijgen en alles in één klap fixen. En het verschil tussen overspannen en uitgeblust het kantoor verlaten om vijf uur, en moe maar voldaan huiswaarts keren.
Een sprint is een (onder)deel van een project of langdurende taak, die je in één ruk uitwerkt. In het scrummen duurt een sprint normaal gesproken twee weken tot een maand, maar om er individueel mee aan de slag te gaan houden we het even op een dagdeel tot een dag sprinten.
Om je voordeel te doen met sprinten, gebruik je deze eenvoudige 5 stappen:
1. Definieer je ‘project’ en deel dat op in ‘sprints’.
Bijvoorbeeld: het project is een kwartaal-analyse. De eerstvolgende sprint is het in kaart brengen van de benodigde gegevens voordat je met de analyse aan de slag kunt gaan.
2. Geef je sprint een tijdvak.
Bijvoorbeeld: startend om 09:00, wil ik om 12:00 de eindstreep gehaald hebben (lees: de benodigde gegevens voor de analyse in kaart gebracht hebben).
3. Bepaal hoe je eindstreep eruit ziet. Ook wel ‘definition of done’ genaamd.
Bijvoorbeeld: mijn mind map met de benodigde gegevens en gegevensbronnen is af en klaar om gebruikt te worden voor het opvragen en opzoeken van de informatie voor de kwartaal-analyse.
4. Zet al je notificaties uit.
Tijdens je sprint wil je niet door onbelangrijke zaken gestoord worden via je telefoon of op je PC. Laat ook je collega’s weten dat je aan het sprinten slaat tussen 09:00 en 12:00 uur.
5. Klaar voor de start?
Af!
Belangrijk: is deze cyclus klaar, dan leg je meteen een nieuwe sprint vast in je agenda voor de middag of de volgende dag – als je die middag nog andere klussen moet doen.
Onthoud dat je heftige brein-sprints het best ‘s ochtends kunt inplannen en de wat luchtigere werkzaamheden (e-mail verwerken, besprekingen etc.) in de middaguren, met een kopje koffie.
Waarom sprinten werkt
Als we de voorgangers bij Honda, Canon en inmiddels tienduizenden andere bedrijven mogen geloven ga je met deze sprints je werk zo veel gemakkelijker gedaan krijgen. Volgens John Zeratsky, die een compleet boek schreef over sprinten, komt dat door een combinatie van factoren die sprinten zo gunstig maken.
John:
“Het gaat bij sprinten niet alleen om snelheid. Het gaat vooral om momentum, focus en zelfverzekerdheid. De bedrijven die sprints toepassen zien heel consequent dezelfde resultaten naar boven komen. De vijf belangrijkste uitkomsten daarvan:
- Sprints helpen je met starten.
- Sprints brengen je taak van abstract naar concreet.
- Sprints houden de focus op de belangrijkste taken.
- Sprints forceren je om resoluut te zijn over of je iets wél of juist niét gaat doen.
- Sprints nodigen uit tot een snelle follow-up en feedback op het geleverde werk”.
Een heel mooi rijtje, John.
Je stelt dus als het ware telkens een prikkelende deadline voor jezelf. En het mooiste is: dat levert je juist mínder stress op. Je maakt namelijk heel concreet wat er wanneer gebeuren moet en gaat er ook nog eens mee aan de slag. Op die manier draait je brein geen overuren tot er stoom uit je oren komt, maar tuf je constant vooruit met behulp van super-effectieve blokken, precies op het tempo dat jij vooraf bepaalt.
Samengevat
Sprinten is een term die komt uit de werktechniek ‘scrummen’. Bij sprinten maak je je taak behapbaar, doordat je deze zeer concreet formuleert én er meteen een duidelijk tijdvak in je agenda aan koppelt. Vergelijk het met het effect van een naderende deadline, waardoor je opeens als een razende aan de slag gaat en tot je eigen ontzetting opeens alles in één ruk gedaan krijgt. Vast wel bekend mee, toch?
Datzelfde effect creëer je met sprinten, in 5 stappen:
- Bepaal het project en de uit te voeren sprint;
- Geef een tijdvak aan je sprint;
- Bepaal de eindstreep of ‘Definition of Done’;
- Zet al je meldingen en afleidingen uit;
- … en start!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
