door Redactie TIJDwinst.com
Slimme tips voor ieder druk bezet mens.

Projecten managen in Outlook: hoe doe je dat? Een korte video

Heb jij regelmatig te maken met grote klussen, deadlines of terugkerende taken? En werk je daarbij ook nog eens vanuit Outlook? Kijk dan zeker even naar deze korte video. Hierin legt trainer en directeur van Tijdwinst.com Björn Deusings jou haarfijn uit hoe je alle zaken die jouw aandacht hebben organiseert op één vaste plek: Outlook.

Er komt dagelijks een hoop werk op je af: werk dat echt vandaag gedaan moet gebeuren, maar ook klussen die over een paar dagen of zelfs paar weken worden getild. Het zijn grotere projecten waarvan de deadline nog lang niet in zicht is. Maar goed: dat betekent niet dat je die uit het oog mag verliezen. Die moet je, net als de taken die vandaag moeten gebeuren, in de gaten houden.

Hoe doe je dat?

Of neem terugkerende acties die je dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoert. Zoals het debiteurenbeheer of het versturen van de wekelijkse nieuwsbrief: aan zulke zaken zit niet perse een deadline verbonden. Die gaan maar door. En door. Maar ook die moet je regelmatig controleren zodat de boel niet in het honderd loopt.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Hoe doe je dat?

Nou, indien je vanuit Outlook werkt: heel simpel. In de video die volgt legt directeur en trainer Björn je uit hoe je binnen Outlook zowel je grote projecten en klussen managet, evenals je aandachtspunten. Wat is het verschil?

Projecten of klussen zijn werkzaamheden waaraan een duidelijk eind zit verbonden. Er is een bepaald doel of resultaat te behalen en indien dat lukt, is het klaar. Denk aan het lanceren van een nieuwe website. Zodra die staat, is het project voltooid.

Aandachtspunten zijn werkzaamheden die telkens opnieuw terugkomen en opnieuw moeten worden uitgevoerd. Er zit geen eind aan vast. Je voert ze uit, maar ze zijn nooit helemaal klaar. Denk aan het maken en versturen van de nieuwsbrief. Dat doe je telkens opnieuw.

Wat ze overeenkomstig hebben, is dat je deze zaken wel in de gaten wil houden. Zodat je weet wat jouw aandacht heeft en zodat je jouw week goed kunt plannen. Om die reden is het handig om zowel je projecten als aandachtspunten vast te leggen in Outlook:

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Wat gaat Björn je laten zien?

In de onderstaande video leer je hoe je grote projecten in stukken hakt. 

  • Je doet het door eerst goed na te denken over de afgeronde toestand: hoe ziet dit project er afgerond uit? Wat is de definitie van “klaar”? 
  • Vervolgens koppel je er een deadline aan: wanneer moet het klaar zijn? 
  • Daarna bedenk je welke concrete stappen je allemaal moest nemen om dit project ten uitvoer te brengen: wat moet je allemaal precies doen?
  • Uiteindelijk organiseer je het door categorieën aan te maken in Outlook.

Ook de aandachtspunten komen aan bod. Zo toont Björn je hoe je aan de hand van “mappengroepen” terugkerende taken netjes organiseert. 

Kortom

Door projecten en aandachtspunten netjes en overzichtelijk te organiseren, zorg je ervoor dat ze op de juiste plek verschijnen wanneer jij ze nodig hebt; in je agenda bijvoorbeeld of in je takenlijst. 

Wil je hier nou meer over leren, volg dan zeker eens onze cursus Time Management. Daar gaan we verder in op het aanmaken en bijhouden van een waterdicht time management systeem (ook buiten Outlook om) en leer je nog meer manieren om lastige en intimideren projecten de baas te worden.

Wie zijn wij? 

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X