Waar winnaars zijn, zijn verliezers. Dat is bij voetbalwedstrijden het geval, bordspelletjes of talentenshows. Eén iemand wint en de rest heeft het nakijken. Toch werkt dit alleen in sport en spel, want op de werkvloer of in relaties? Daar speel je geen spelletjes. Dat levert zelden winnaars op, enkel verliezers. Dat geldt ook voor onderhandelen. Dat doe je – zonder spelletjes te spelen – zo:
Ga je keihard een onderhandeling in – over lijken, met messen in de rug – dan verliest niet alleen de ander, ook jij verliest de strijd. Je beschadigt het vertrouwen, de relatie en eventuele mooie kansen die in het verschiet liggen. Denk dus niet een ander te overtroeven.
Onderhandelen? Je hoeft zeker niet te settelen of genoegen te nemen met minder, maar waak ervoor dat je de relatie en werksfeer niet op het spel zet.
Onderhandelen doe je daarom niet door (alleen maar) keihard te zijn. Enige zachtheid, menselijkheid en empathie zorgen er juist voor dat je sneller je doel bereikt dan wanneer je er met een gestrekt been in gaat. Hoe je dat (succesvol) doet? We zetten enkele tips op een rij.
Voorbeeld
Laten hierbij uitgaan van een voorbeeld waarbij je een gesprek aanknoopt met je leidinggevende. Al enkele tijd puilt het hooi van je vork af, tenminste zo voelt dat. Jouw doel: enkele taken en meetings schrappen zodat je wat ademruimte hebt. Jouw leidinggevende denkt daar anders over. Hoe onderhandel je?
1. Baseer je op feiten, niet op emoties
We zeggen niet dat je je tijdens een onderhandeling moet opstellen als een botte hark. Je gaat het gesprek aan met je leidinggevende. En niet alleen is hij van vlees en bloed, je moet er ook nog langer mee samenwerken dan alleen vandaag. Enige tact en vriendelijkheid is dan ook wel op zijn plaats. Altijd.
Wat we wél zeggen is dat je deze relatie moet scheiden van het onderwerp. Dat houdt niet meer in dan dat je feiten aangrijpt in plaats van emoties. Observaties in plaats van onderbuikgevoelens. Objectief in plaats van subjectief.
Je wilt namelijk voorkomen dat het een discussie wordt gebaseerd op basis ego, met het doel om te “winnen”. Onthoud dat het in een onderhandeling altijd draait om de beste oplossing voor de situatie, niet om wie het hardst schreeuwt.
Bedenk daarom vooraf wat jouw gewenste einddoel is. Wat wil je bereiken? Waarmee neem je genoegen? Is er een ondergrens? Een bovengrens? Sta je open voor andere voorstellen of resultaten? Maak het feitelijk, geen wedstrijdje.
Bijvoorbeeld
Je bedenkt je: ‘De statistieken maandelijks bijwerken in plaats van wekelijks zou de druk verlichten. Daarnaast wil ik voorstellen dat ik het wekelijks overleg niet meer bijwoon, aangezien dit doorgaans weinig waarde voor mijn werk heeft.’
2. Houd rekening met de belangen van de ander
Onthoud dat jij niet de enige bent die rondloopt met een bepaald idee. Ook je leidinggevende zal (bewust of onbewust) op een bepaalde uitkomst hopen en daar naar willen toewerken.
Om je onderhandelingspositie te versterken, wil je deze zo vroeg mogelijk in het gesprek achterhalen: wat verwacht hij, wat vraagt hij? Niet alleen kun je hierdoor toetsen of jouw wens realistisch en haalbaar is, je kunt ook het gesprek gericht laten verlopen.
Onthoud wel: dat jouw leidinggevende een andere uitkomst voor zich ziet dan jij wil niet zeggen dat jullie lijnrecht tegenover elkaar staan. Probeer juist te zoeken naar de overeenkomsten en daarop voort te borduren. Dat is iets anders dan tot een compromis komen. Jullie zoeken samen naar een nieuwe, derde manier om de kwestie op te lossen.
Bijvoorbeeld
Je merkt dat je leidinggevende het tot op zekere hoogte eens is met je: dingen moeten inderdaad worden gestroomlijnd. Alleen: de werkdruk die jij ervaart is niet alleen afkomstig van een teveel aan werk.
‘Soms stel je gewoon de verkeerde prioriteiten’ zegt hij, ‘… besteed je teveel tijd aan klussen die niet noodzakelijk zijn en tjah, dan lopen zaken inderdaad uit.’ Het is dus niet alleen een kwestie van minder uren besteden aan iets, jij zal ook je workflow moeten verbeteren. ‘… en dat is jouw eigen verantwoordelijkheid.’
3. Vertel hoe jij het voor je ziet
Zodra je een beetje een idee hebt van de intentie van de ander, deel je die van jou: vertel wat jouw ideale uitkomst is. Voorkom wel je dat je in oplossingen denkt. Je wil voorkomen dat je onderhandeling stuk loop op details of de “hoe”.
De “wat” is het op dit moment om gaat. Benoem daarom je gewenste eindresultaat en waarom dit voor jou belangrijk is. Ook hierbij geldt: feiten, geen onderbuikgevoelens. Door hier vooraf over na te denken, sta je niet tijdens de onderhandeling met je mond vol tanden. Dus wat wil jij? En kun je dat enigszins overeen laten komen met wat je leidinggevende wil?
Bijvoorbeeld
In deze stap deel je jouw gewenste eindresultaat. Maar nu je de input van de ander hebt gehoord, vind je eigenlijk wel dat hij een punt heeft: je zou zaken inderdaad beter kunnen organiseren. Maar geheel jouw schuld? Dat is het niet. Je vertelt hem hoe jij er tegenaan kijkt:
‘Ja, je hebt een punt. Ik kan inderdaad naar manieren zoeken om mijn werk beter te plannen. Maar dan geldt alsnog dat ik kostbare tijd besteed aan meetings die mijn tijd en aandacht niet waard zijn…’
4. Kom met een oplossing (die ook de ander aanspreekt)
Nadat je tactisch hebt vertelt over je eigen verwachtingen of wensen, vertel je pas hoe je daar denkt te komen. Ook hierbij wil je weer niet teveel in details treden, want daar kan een onderhandeling op stuk lopen.
Je houdt het daarom algemeen en vergeet natuurlijk niet dat ook jouw leidinggevende een bepaald resultaat in gedachten heeft. Probeer dat te combineren. Er bestaat namelijk geen één perfecte oplossing. Er zijn meerdere manieren te vinden die zowel jouw resultaat als die van je leidinggevende kan waarmaken. Zoek daarnaar. Is die er niet, probeer dan te zoeken naar een nieuwe manier; een gemeenschappelijke.
Bijvoorbeeld
Je stelt het volgende voor:
‘Ja, je hebt gelijk dat ik mijn workflow moet verbeteren. Ik merk inderdaad dat ik soms het overzicht kwijt bent. Nu vertelde een goede vriend me laatst over zoiets als een time management training. Daarin leer je in minder dan één dag hoe je efficiënter met je tijd omgaat. Zou dat iets zijn?’
5. Maak jullie afspraken concreet
Nadat jullie een aantal mogelijkheden hebben besproken, is het tijd om de knoop door te hakken; om het concreet te maken. Kom tot dat bedrag, tot die datum of tot die overeenkomst, maar zorg er wel voor dat jullie je er beiden in kunnen vinden. Je kunt namelijk wel je zin doordrijven, maar als je daarmee het respect van je leidinggevende verliest, ben je verder van huis.
Bijvoorbeeld
Jullie spreken het volgende af:
‘Maandelijks de statistieken uitvoeren is onmogelijk’, zegt je leidinggevende, ‘we kunnen het wel tweewekelijks doen en kijken hoe dat bevalt.’ Oke, daar lever je op in maar dat is prima, want jullie hebben afgesproken dat je de komende twee maanden de meeting niet hoeft bij te wonen — ‘Kijken hoe dat verloopt en of dat een deel van de druk wegneemt.’
Ook qua workflow zijn jullie tot een overeenkomst gekomen: jij gaat binnenkort de training time management volgen en houdt je leidinggevende op de hoogte van je voortgang.
Kortom: een win/win-situatie
Onderhandelen staat niet synoniem voor “gelijk krijgen”. You win some, you lose some, en dat is oké. Uiteindelijk gaat het erom dat je zo dicht mogelijk in de buurt komt van wat jij wil zonder daarbij de relatie te schaden. En als dat inhoudt dat jouw werkdruk afneemt door minder taken op je te pakken, maar dat je in “ruil daarvoor” wel een time management training moet volgen, dan is dat zo. We verzekeren je dat het één van de beste dingen is die je kunt doen 😉
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
