Elke dag je inbox, bureau én hoofd leeg?

Stel je voor: je komt thuis en op de deurmat ligt een envelop. Je opent hem, sluit hem weer, en legt hem netjes terug op de mat. Elke dag weer. Voordat je het weet kom je je huis niet meer binnen. Klinkt raar? Toch doe je het. Met je inbox, bureau en hoofd die vol zitten met ‘dingen die je niet mag vergeten’. Dat kan beter!

Je opent een mailtje, leest het vluchtig door en laat het ‘nog even in de inbox staan’. Of nog zo’n leuke: ‘markeren als ongelezen’. Je zegt tegen jezelf dat je deze mail nog niet gelezen hebt, terwijl je dat net nog gedaan hebt. Alleen maar om jezelf er van te overtuigen dat je ‘hier nog iets mee moet doen’.

Hetzelfde doe je met rapporten die collega’s op je bureau hebben gelegd, om te controleren en feedback op te geven bijvoorbeeld. Je bekijkt ze, en legt ze netjes terug op de hoek van het bureau. Zo vergeet je ze niet, en kun je ze oppakken zodra je er tijd voor hebt. Om er vervolgens elke dag tegenaan te kijken en te denken ‘hier moest ik nog iets mee doen’.

Is dat de beste workflow je kunt bedenken? De figuurlijke envelop weer dichtlikken om na verloop van tijd te struikelen over de brieven op je deurmat, mails in je inbox en taken op je bureau?

Het enige goede antwoord op deze retorische vraag is natuurlijk: nee. En: geen wonder dat je elke dag met een vol hoofd van kantoor naar huis gaat.

Waarom jouw workflow niet werkt

Om een workflow op te zetten die wel werkt, moet je eerst goed weten wat er aan jouw workflow niét werkt. Dat is één ding:

[Het object] mag nooit de reminder zijn voor [de bijbehorende actie].

Vul ‘m maar in: de blauwe envelop op je deurmat mag niet de reminder zijn voor ‘ik moet de Belastingdienst nog betalen’. Het rapport op je bureau mag niet de reminder zijn voor ‘ik moet dit rapport nog controleren en feedbacken’. Het (gemarkeerd als!) ongelezen mailtje in je inbox mag nooit de reminder zijn voor de reactie die je er nog op moet geven.

Je maakt jezelf er gek mee. Overal waar je komt en gaat zie je op deze manier alleen maar dingen die je nog moet doen. Niet relaxed, niet overzichtelijk en totaal inefficiënt. Een recept voor stress.

Want:

Je brein is niet blij

Je brein vindt het heerlijk om lijstjes te maken. En dat is precies wat het doet als het dit soort dingen tegenkomt: het bedenkt wat ermee moet gebeuren en hoe belangrijk het is. Waar het hoort op het lijstje. De raderen blijven draaien:

‘Eerst even dat mailtje beantwoorden, daarna dat rapport bekijken. O, en daar ligt nog die rekening van de Belastingdienst. Komt daarna.’

Drie taakjes kan het nog wel te onthouden. Maar als het meer dan vijf taken zijn begint het te haperen. De oplossing: het reminder-object nog opvallender maken, zodat je brein het niet uit het oog kan verliezen (in het zicht leggen, markeren als ongelezen, voor de deur zetten etc). Een visuele takenlijst voor je brein, waarmee je je constant omringt. Dat is wat je er van maakt. En je brein wordt er gek van.

Het probleem is namelijk dat jouw brein hierdoor constant opnieuw aan het bedenken is wat je hiermee ook alweer moest doen en welke prioriteit het ook alweer had. Om gek van te worden. En heb ik het bij het rechte eind als ik stel dat dat ook wel eens fout gaat?

“Shit dat ben ik helemaal vergeten te doen!” – klinkt bekend?

De workflow die wél werkt: OHIO

Niet de staat in Amerika. Wel simpele de time management workflow die wonderen verricht: OHIO. Only Handle It Once. Behandel dingen maar één keer.

En dat doe je door een beslissing te nemen, zodra een actie jouw kant op komt (rekening, rapport, mailtje). Beslissen wat je er wanneer mee gaat doen. En dat doe je supersnel volgens een simpel model, die je een paar opties geeft:

• Weggooien
• Archiveren
• Delegeren
• Meteen doen
• Later doen

Zo hou jij je mailbox en bureau leeg – en hou je (nog belangrijker!) altijd overzicht om de juiste prioriteiten te kunnen stellen. Klinkt goed? Werkt zo:

Beantwoord de vragen, razendsnel in je hoofd – zodra er input (een mail, rapport, rekening, …) jouw kant op komt:

• Moet er iets mee gebeuren?
  • Nee = weggooien of archiveren
  • Ja = volgende vraag
• Door mij?
  • Nee = delegeren
  • Ja = meteen doen of later doen

Duur het langer dan 5 minuten om de bijbehorende actie uit te voeren (95% van de gevallen), dan doe je het later. Zover was je al. Maar hoe, dat is nieuw. Je gaat het object niet als reminder gebruiken voor de later uit te voeren actie – en je brein gek maken. Je gaat je time management systeem daarvoor gebruiken – en laat je hoofd lekker leeg voor het echte denkwerk.

Het enige dat je op dit punt dus nog moet beslissen, is met welke actie (grote klus, kleine klus, bespreekpunt, …) je te maken hebt en waar deze dus thuishoort (projectenlijst, agenda, takenlijst, …) – zodat hij op het juiste moment opgepakt wordt:

• • Grote complexe klussen die langere tijd gaan lopen = Projectenlijst
  • Grote simpele klussen die meer dan een half uur duren en binnen 1 a 2 weken helemaal afgerond zijn = Agenda
  • Kleine klussen die maximaal een half uur duren = Takenlijst
  • Taken die eigenlijk bij een ander liggen maar die ik in de gaten wil houden = Wachten op lijst
  • Zaken die ik nog eens een keer moet bespreken = 1 op 1 lijst

(Dit time management systeem van je agenda en de verschillende lijsten kun je heel overzichtelijk inrichten in je Outlook, of in de taken- en projectenmanager Todoist. Hoe, dat lees je hier uitgebreid.)

Openen, kiezen wat ermee moet en het vervolgens niet meer om je heen hebben als reminder. Dat is OHIO.

In de praktijk

• Je krijgt een e-mail van een collega met daarin de nieuwe prijzen die vorige week al in de prijslijsten zijn verwerkt.
  • Moet hier nog wat mee gebeuren? Nee.
  • Heb ik dit nog nodig? Nee.
  • Actie = weggooien.

• Je krijgt een e-mail van een collega met daarin de nieuwe prijzen. Deze heb je misschien nog wel eens nodig als een klant hiernaar vraagt.
  • Moet hier nog wat mee gebeuren? Nee.
  • Heb ik dit nog nodig? Misschien.
  • Actie = archiveren.

• Je krijgt een e-mail van een collega met daarin de nieuwe prijzen die nog verwerkt moeten worden in de prijslijsten. Mooi klusje voor de stagiair.
  • Moet hier nog wat mee gebeuren? Ja.
  • Zelf doen? Nee.
  • Actie = delegeren.

• Je krijgt een e-mail van een collega met daarin de nieuwe prijzen. Je moet even 2 dingetjes aanpassen in jouw lijsten. Zo gepiept.
  • Moet hier nog wat mee gebeuren? Ja.
  • Zelf doen? Ja.
  • Minder dan 5 minuten? Ja.
  • Actie = meteen doen

• Je krijgt een e-mail van een collega waarin hij beloofd dat hij de volgende week de nieuwe prijzen klaar heeft.
  • Moet hier nog wat mee gebeuren? Ja.
  • Zelf doen? Nee.
  • Vertrouw ik dat deze collega doet wat hij beloofd?
    • Ja = archiveren of weggooien
    • Nee = schrijf een reminder in je wachten op lijst zodat je volgende week nog even eraan herinnerd wordt om te checken of dit gebeurd is.
• Je krijgt een e-mail van een collega met daarin de nieuwe prijzen. Een paar dingen vallen je op en je wilt deze morgen even bespreken in het teamoverleg. Dat moet je niet vergeten.
  • Moet hier nog wat mee gebeuren? Ja.
  • Zelf doen? Ja.
  • Actie = 1 op 1 lijst.

• Je krijgt een e-mail van een collega met daarin de nieuwe prijzen die onderdeel zijn van een hele marketingstrategie die je nog moet uitwerken.
  • Moet hier nog wat mee gebeuren? Ja.
  • Moet ik dat zelf doen? Ja.
  • Kost het meer dan 5 minuten tijd? Zeer zeker.
  • Actie = bepaal of het een project, een grote taak of een kleine taak is en plaats hem op de juiste bijbehorende lijst of in je agenda.

“Dat kost toch super veel tijd?” (niet met deze 3 regels!)

Nee, want je doet dit op gezette tijden, vanuit een paar vaste verzamelplekken, met je ingerichte time management systeem.

Dat zijn de voorwaardelijke regels die het OHIO model op z’n snelst en efficiëntst doen werken:

1. Minimaliseer je verzamelplekken. Je hebt er meer dan je denkt, waarschijnlijk wel tientallen. (Test hier hoeveel verzamelplekken jij nu hebt, en hoe je dat verandert.) Van inbox tot bureauhoek – minimaliseer het tot:
   1. 1 inbox (andere adressen kunnen automatisch doorsturen),
   2. 1 kladblok (in plaats van al die losse papiertjes en post-its),
   3. 1 IN-bakje waar documenten en post in terecht komen – en
   4. 1 plastic IN-map voor onderweg (denk aan bonnen en dergelijke).
2. Check ze op gezette tijden. Je gaat namelijk niet de hele dag zitten OHIO-en. Je hebt wel wat beters te doen. Houdt het bij:
   1. 3 keer per dag je inbox checken,
   2. 1 keer per dag je kladblok checken,
   3. 1 of 2 keer per week je IN-bakje checken,
   4. 1 keer per maand (als het alleen bonnetjes zijn).
3. En zet je time management systeem in. Om het OHIO model te kunnen volgen, moeten de agenda en de lijstjes (het oranje gedeelte) ingericht zijn in jouw omgeving. Of je ze nu in Outlook plaatst, in Todoist maakt of via een andere takenmanager – zorg dat ze er zijn, op 1 plaats. Lees hier meer over hoe je time management systeem werkt en bekijk hier de video hoe je Outlook inricht volgens dit systeem:

Nu kun je pas echt gaan OHIO-en. Volgens de regels, met het model.

Zo wordt het een automatisme. Een manier om alles wat er dagelijks op je af komt te verwerken – met behoud van overzicht en zonder gekmakende reminders om je heen. Je besluit, filtert en verwerkt. Één keer. Only Handle It Once. OHIO.

Want onthoudt:

“Het maakt minder uit wat je kiest, het gaat er vooral om dat je kiest”

Klaar met OHIO – en dan?

Als je mailbox leeg is (en je kladblok en je postbak en je mapje) dan is je time management systeem up to date. Nu kun je kiezen, nu kun je prioriteiten stellen, nu kun je met volledige focus gaan beginnen aan datgene wat de hoogste prioriteit heeft. Je brein weet namelijk dat alles onder controle is en dat het zich geen zorgen hoeft te maken.

Je hoofd is leeg, je inbox ook – net als je bureau, je deurmat, de achterzak van je jeans, het vakje in je autodeur, het tafeltje naast de brievenbus, de rand van je monitor, de kast in je werkkamer, de la in je gang, je werktas, je notebooks, … – en al je andere verzamelplekken, zoals beloofd!