De cijfers spreken voor zich: 75% van de kenniswerkers bevindt zich in één of meerdere werkgerelateerde groepschats. 46% zou hier het liefst direct uitstappen. Begrijpelijk: groepschats zijn immers een notoire stoorzender. Toch is er een manier om met de stroom aan berichten, memes en emoticons om te gaan. Jason Fried vertelt.
Groepschat: informatie, maar ook constant ‘aan’ staan
Aan het eind van je vrije dag check je je telefoon: ‘164 ongelezen berichten’. Heb je een middag de groepschat van het werk niet geopend, komt er een tsunami aan ‘werkgerelateerde’ berichten jouw kant uit.
Je slaakt een zucht en besluit om toch maar de thread te lezen.
Janine meldt zich ziek. 7 verschillende ‘Beterschap!’’s volgen. — “Heb je mijn mail gezien, Bart?” — “Nee, nog niet.” — “Ik bedoel de andere Bart.” — “Haha” — “Luc, de ijskast stond weer open, even op letten! 😉 — “Jongens, de vergadering vindt morgen plaats in 2.31 ipv 1.10. Thanks!” — “Oke!” — “Toppie!” — “Haha, kennen jullie deze al?”. Eén meme en twee gif-jes volgen.
Om gek van te worden.
Toch kom je er niet onderuit. Onderzoek toont namelijk aan dat het steeds normaler wordt om WhatsApp of een andere chatdienst te gebruiken om contact te onderhouden met collega’s of andere zakelijke relaties.
En op zich is dat geen probleem:
Chatten is namelijk laagdrempelig. Informatie kan direct worden gedeeld met meerdere collega’s waardoor er vliegensvlug kan worden gereageerd. Maar dat is ook waar het gelijk mis gaat:
- Deze constante stroom aan informatie levert stress op. Allereerst omdat het non-stop binnenkomt. Ongeacht of je op kantoor bent, weekend hebt of vakantie viert: de groepschat gaat door. En negeren? Lastig. Vooral als 4 collega’s wel al hebben gereageerd op een vraag en jij nog niet.
- De informatie komt daarnaast versplintert binnen. Een belangrijk stukje over een aankomende training wordt onderbroken door een aantal reacties, emoticons en andere non-info. Aan jou de taak om de daadwerkelijk belangrijke info eruit te filteren.
Dit zorgt ervoor dat je constant ‘aan’ staat, ook al ben je niet op kantoor. Er wordt immers toch van je verwacht dat je op de hoogte bent van wat er in de groep besproken wordt. De groepschat simpelweg negeren kan dus niet.
Wat wel?
Jason Fried heeft de oplossing:
4 regels voor het doeltreffend gebruiken van een groepschat
Volgens Jason Fried – de oprichter van een populaire projectmanagement tool (Basecamp) – voelen groepschats aan “alsof je de hele dag in vergadering bent zonder agenda en met willekeurige mensen.”
Hij pleit er daarom voor om groepschat met beleid te gebruiken. Dan zijn ze niet alleen handig, maar uiterst nuttig.
Hiervoor spreek je met je team de volgende vier basisregels af:
Regel 1: Gebruik het als een sauna
Je neemt ook geen deel aan een online vergadering die de hele dag duurt. Doe dat dan ook niet met de groepschat: je hoeft niet telkens ‘aan’ te staan en gedurende de dag op ieder appje te reageren.
Fried vergelijkt het met een sauna:
“Je blijft even en dan ga je er snel weer uit… het is ongezond om er te lang in te blijven.”
Wees je daarom bewust van de tijd die je aan de groepschat besteedt en probeer dit zoveel mogelijk te beperken. Jij hoeft immers niet de zesde collega op een rij te zijn die ‘Beterschap’ appt zodra Janine verkondigt dat ze ziek is. Een zoveelste ‘haha’ op de flauwe gif. En een ‘spoedje’? Hoe ernstig kan het zijn als je het in een groepschat gooit?
Weet daarom:
Niet ieder appje heeft een reactie nodig. Is iets écht dringend, dan hoor je dat wel op een andere manier. Daar is Whatsapp of een andere groepschat niet voor bedoeld.
Regel 2: Rooster het in
Fried raadt daarnaast aan tijd te reserveren om je groepschat ‘bij te lezen’. Doordat er namelijk een immense versnippering aan informatie, emoticons en andere triggers binnenkomen, is het vaak lastig om snel de juiste informatie ertussenuit te filteren.
Door bewust de tijd te nemen, voorkom je dat je (1) over ‘cruciale’ informatie heen leest en (2) dat je teveel (vrije) tijd aan de groepschat spendeert.
Spreek daarom met jezelf af dat je dagelijks tijd vrij maakt om de groepschat door te nemen — tien minuten, om 9.00 en 17.00 bijvoorbeeld. Rooster het desnoods in, zoals je ook met andere taken zou doen.
Hierbij is het belangrijk dat je de verwachtingen van je collega’s bijstelt. Laat hen weten wanneer je bereikbaar bent, en wanneer niet:
“Ik lees na zessen en gedurende het weekend de groepschat niet. Heb je me nodig of is het een spoedje, bel me dan.”
Zo weten zij waarom je niet op een bericht reageert en hoef jij je niet schuldig te voelen als je ‘s avonds de appjes niet leest.
Regel 3: Wees kieskeurig
Natuurlijk is het gezellig om iedereen van kantoor in de groepschat uit te nodigen. Toch zul je selectief moeten zijn in je wie je uitnodigt deel te nemen. Het heeft immers weinig zin om de stagiair toe te voegen, enkel omdat hij zich anders voor het hoofd gestoten voelt.
Fried:
“Haal niet meteen iedereen erbij. Hoe kleiner de groep, hoe beter. Vergelijk het met een conference call: een conference call met drie mensen is perfect. Met zes of zeven mensen wordt het chaotisch en jammerlijk inefficiënt.”
Met een groepschat is dat niet anders. Nodig daarom niet het hele kantoor uit, zodra je maar een paar mensen nodig hebt. De groepschat is immers niet bedoeld om ‘gezellig’ bij te kletsen, daar dient de koffieautomaat voor.
Voeg daarom enkel degenen toe die waarde toevoegen én meenemen door deel te nemen aan het gesprek.
Regel 4: Gebruik het selectief
Tot slot is het belangrijk om te beseffen dat een groepschat handig is, maar ook niet meer dan dat. Het is niet het middel om uitgebreid met je team over een zaak te praten, of om ze op de hoogte te brengen van belangrijk nieuws.
“Chatten is voor snelle, voorbijgaande zaken. Belangrijke onderwerpen vragen daarentegen tijd en tractie, en mogen niet vermengd worden met de prietpraat.”
Aldus Fried.
Voorkom daarom dat de groepschat gebruikt wordt om ‘hardop te denken’, ideeën uit te leggen of feedback te geven. Dat werkt immers zelden. Niet alleen is het lastig om de stemming en toon te peilen, non-verbale communicatie ontbreekt waardoor iemands gedachtengang verkeerd kan worden geïnterpreteerd.
Gebruik het waarvoor het bedoeld is: om kort een niet-dringend bericht te sturen. Argumenteringen, beslissingen en – vooral – negatieve feedback bewaar je voor de werkvloer.
Kortom
Een groepschat is reuze handig, mits jullie je aan de bovenstaande 4 regels houden. Ze maken het verschil tussen een groep waar je het liefst zo snel mogelijk uitstapt en een die jou van praktische zakelijke informatie voorziet. Ga voor dat laatste. Memes, kletspraatjes en andere non-info bespreek je bij de koffieautomaat. Veel gezellig. Minder stressvol.
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau gespecialiseerd in time management en slimmer werken. Nieuwsgierig? Check dan ons blog en blijf op de hoogte van de nieuwe tips en tricks. Daarnaast bieden wij door het hele land onze 1-daagse training Time Management aan die effectief werken eenvoudig maakt.
Geïnteresseerd in een training die zich voornamelijk richt op thuiswerken? Ook dan ben je bij ons aan het juiste adres. In onze nieuwste training ‘Effectief Thuiswerken voor Teams’ richten we ons op samenwerken op afstand. Hoe spreek je teamleden aan op hun verantwoordelijkheid? Hoe werkt optimaal online vergaderen? En hoe wapen je jezelf tegen afleiding en tijdgebrek? Volg onze training, bij jullie of op een locatie in Nederland, en ontdek het.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
