Bij veel organisaties is er een wildgroei aan vergaderen ontstaan. Hoe komen we terug naar de kern van een effectieve vergadering, zodat we tijd – en niet te vergeten – een boel frustratie kunnen besparen? Door jezelf deze 5 vragen te stellen.
Wat komt aan bod:
- Effectief vergaderen in de praktijk: 5 vragen
- Wat is het doel van de vergadering?
- Om welke kwestie draait de vergadering?
- Wie heeft zijn zegje al eens over de kwestie gedaan en had je daar iets aan?
- Wat was er verrassend in deze vergadering?
- Is deze vergadering mijn tijd waard?
- Bonus
Vergaderen lijkt soms meer op een hobby van de afdelingsmanager of teamleider dan op een noodzakelijke bezigheid.
Vergaderingen waar steeds een select groepje personen aan het woord is, vergaderingen die uren duren terwijl de informatie in een half uur besproken had kunnen worden, vergaderingen zonder agenda en zelfs vergaderingen zonder duidelijke essentie.
Wellicht herkenbaar? Ze zetten in elk geval het verkeerde voorbeeld als het om effectief vergaderen gaat. Tijd om de vergadering terug te brengen naar haar essentie en te stoppen met het verspillen van de tijd van werknemers en het geld van de organisatie.
Effectief vergaderen in theorie
Begrijp me niet verkeerd: het houden van vergaderingen op zich is niet het probleem. Regelmatig vergaderen is zelfs noodzakelijk om een bedrijf en zijn teams gesmeerd te laten lopen. Mits de vergadering op een effectieve manier uitgevoerd wordt, heet dat.
Misschien denk je nu: ‘Inderdaad, vergaderingen zijn belangrijk. En ik weet best wel hoe je ze goed uitvoert. Dat doen we al járen!’. En noem je nu het riedeltje van een ideale vergadering in je hoofd op: ‘Nodig de juiste mensen uit, presenteer het juiste materiaal op een aantrekkelijke manier, respecteer ieders tijd en geef iedereen de ruimte om actief mee te doen en denken of er iets van te leren’?
Dan klopt je theorie helemaal. Maar waarom lukt het in de praktijk dan zo vaak niet om de vergadering binnen het geplande uur te houden? En had je wel in de gaten dat Paul van ICT geen woord gezegd heeft en ondertussen zijn server aan het updaten was? Zonde van zijn tijd en (wellicht) jouw geld.
Effectief vergaderen in de praktijk: 5 vragen
Het is nu eenmaal zo dat het houden van een effectieve vergadering in theorie, er in de praktijk heel anders uitziet. Een échte effectieve vergadering ‘volgens het boekje’ is helaas vaker de uitzondering dan de norm. Gelukkig is er een simpele oplossing om de theorie van een effectieve vergadering nu écht in de praktijk te brengen.
Christopher Frank – vice president van de afdeling ‘insights’ bij American Express en auteur van het boek ‘Drinking from the Firehose’ over het slim verwerken van informatie-overload – boog zich over het probleem van ineffectieve vergaderingen in de praktijk (terwijl we weten hoe het in theorie zou moeten) en kwam met een simpele oplossing.
Moet je een vergadering organiseren? Of heb je (alweer) een uitnodiging voor een meeting in je inbox? Het enige dat je moet doen om er achter te komen of je op weg bent naar een effectieve vergadering is jezelf deze 5 vragen stellen:
#1 Wat is het doel van de vergadering?
Met het doel van de vergadering bepaal je in feite het soort vergadering dat je gaat houden. Het biedt een kader waarbinnen je kunt werken als organisator én het geeft vooraf een duidelijk beeld van de vergadering aan de deelnemers. Het creëert bepaalde verwachtingen, waarop de deelnemers kunnen inschatten of de vergadering voor hen relevant is.
Voor het gemak houden we deze drie standaard typen vergaderingen aan, waar uit je in de meeste gevallen zult kiezen:
• De beslissing-vergadering
In dit type vergadering is het doel om een definitieve beslissing te nemen – uiteraard. Het is geen bijeenkomst waar informatie uitgewisseld wordt of extra analyses toegevoegd worden. Het gaat hier om een simpele ‘ja’ of ‘nee’ – en in het geval van een ‘ja’, een ‘hoe’.
Voorbereiding: compacte briefing of memo met een samenvattend document dat van tevoren gelezen moet worden door de deelnemers (presentatie: max. 10 slides).
• De mededeling-vergadering
In deze vorm doet het hoofd van de vergadering een belangrijke mededeling of deelt informatie die relevant is voor meerdere personen of teams. Er is hier geen sprake van een actiepunt voor de deelnemers, ze moeten in eerste instantie alleen maar luisteren. Nadat de mededeling is gedaan, is er ruimte voor vragen en opmerkingen.
Voorbereiding: korte memo vooraf, presentatie-lengte afhankelijk van mededeling.
• De brainstorm-vergadering
Misschien wel de moeilijkste vergadering. In deze fase is er nog geen definitieve data of inhoud, en het werkproces is nog onduidelijk. In een ideale situatie neemt iedereen actief deel en komen er goede ideeën uit deze vergadering gerold.
Voorbereiding: Stuur een korte memo over de kwestie waar over gebrainstormd wordt en varieer in brainstorm-technieken.
#2 Om welke kwestie draait de vergadering – in maximaal 5 woorden?
In theorie lijkt het doel van een vergadering misschien helder, maar in de praktijk weten deelnemers vaak niet exact waarom ze bij elkaar zitten.
Een goede oefening om te testen of iedereen begrijpt waar de vergadering om draait is de volgende: vraag iedereen aan tafel om de kwestie die in de vergadering besproken of opgelost moet worden in maximaal 5 woorden samen te vatten. Zijn antwoorden te lang of komen er bij de deelnemers erg verschillende antwoorden uit? Dan is het doel van de vergadering nog niet helder.
Door de kwestie van de vergadering van tevoren in 5 woorden samen te vatten, zorg je ervoor dat je de juiste mensen bij elkaar hebt die allemaal een heldere visie hebben en naar eenzelfde doel toe werken.
#3 Wie heeft zijn zegje al eens over de kwestie gedaan en had je daar iets aan?
Vraag 3 is een enorme tijdsbespaarder. Je hebt door deze vraag namelijk een groep mensen bij elkaar die al betrokken zijn bij het onderwerp en die er iets waardevols over te zeggen hebben. Zo kun je het gedeelte overslaan waar je iedereen eerst moet inlichten over de kwestie, waarna een mening nog gevormd moet worden, die misschien iets waardevols bevat.
Op deze manier zorg je er ook voor dat je niemand mist die misschien niet standaard bij de vergadering aanwezig is, maar die wel een goede bijdrage kan leveren.
#4 Wat was er verrassend in deze vergadering?
Het element ‘verrassing’ is een krachtig middel als het op effectief vergaderen aan komt. Nee, je hoeft geen hoge hoed-act te gaan doen om je vergadering ‘verrassend’ te houden. Het element van verrassing is al lang aanwezig.
Het enige dat je moet doen is tijdens of aan het eind van de vergadering aan elke deelnemer de vraag te stellen: ‘Wat was er verrassend in deze vergadering?’. Patrick van ICT zou het bijvoorbeeld verrassend kunnen vinden dat de bezoekersaantallen van de site in week 11 een plotselinge duik namen: reden om uit te zoek wat hier de oorzaak van is geweest.
De vraagt licht uit welke elementen uitschieters zijn, het verbind elementen die eerder misschien niet als ‘verbonden’ werden beschouwd en het opent deuren naar nieuwe inzichten.
#5 Is deze vergadering mijn tijd waard?
Een standaard vergadering duurt vaak 60 minuten. Denk daar eens over na. Een uur komt vaak neer op ruim 10% van iemands werkdag. De vraag die je daarom moet stellen is of de vergadering jouw of de deelnemer’s tijd wel waard is in relatie tot de prioriteiten van je team of de organisatie.
Oftewel: heb je niets beters te doen bij deze vergadering zijn – om het oneerbiedig te zeggen – dan is je aanwezigheid geoorloofd.
Bonus
Denk eens aan een micro- of mailvergadering. Buiten het feit dat de aanwezigheid van sommige deelnemers niet geoorloofd is, zijn meetings van een uur lastig tegelijkertijd in ieders planning te krijgen. Bedenk je eens of de kwestie ook in een half uur besproken kan worden. Of dat het misschien zelfs in een mail kan. Denk ook eens aan een micromeeting, een inloopuurtje en andere vergadervormen die Google toepast om effectief met hun tijd en geld om te gaan.
Geïnspireerd geraakt? Nog een laatste tip dan: denk er aan dat elke meeting begint voordat iedereen aan tafel zit. Loop bovenstaande vragen daarom standaard van tevoren door. Zo weet je dat je een écht effectieve vergadering op poten aan het zetten bent. Of je kunt – wanneer er (alweer) een uitnodiging in je inbox landt – nog eens goed overwegen of je wel bij die vergadering aanwezig moet zijn.
Wat was er verrassend aan deze vijf vragen? Is je iets opgevallen of heb je er een voor jou waardevolle tip uitgefilterd?
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
