Dé time management aanpak van de pro’s: Zeigarnik + pauzeren

Dé time management aanpak van de pro’s: Zeigarnik + pauzeren

Wil jij net zo goed in je werk worden als de grootste muzikanten der aarde of net zo lang gefocust kunnen blijven als langevlucht-piloten? Ontdek dan hun time management geheim: het Zeigarnik-effect gecombineerd met regelmatig pauzeren.


Onderzoek heeft uitgewezen dat talentvolle personen en genieën niet zomaar genieën zijn geworden. Het zijn geen buitengewone creaties der natuur, geen mensen met een onuitputtelijke bron van wilskracht, zeeën van tijd of een buitenaards talent.

Nee, ze hebben op het gebied van time management één ding gemeen: het bewust toepassen van het Zeigarnik-effect in combinatie met regelmatig pauzeren. En dat kun jij ook doen.

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Het Zeigarnik-effect

Het Zeigarnik-effect is gebaseerd op de theorie dat onafgeronde zaken door ons hoofd blijven spoken. Ons brein heeft geen rust tot het een streep kan zetten door deze onafgeronde zaken.

bluma-zeigarnik-psychologist-russian-in-austriaDeze Zeigarnik-theorie werd ontwikkeld door Sovjet psychologe Bluma Zeigarnik en de Duitse psycholoog Kurt Lewin.
Lewin zat tijdens een mooie zomer van de jaren ‘30 op een terrasje in Berlijn, toen hij zich verwonderde over het feit dat obers alle tafels met openstaande rekeningen konden onthouden. Zo gauw een gezelschap zijn rekening had betaald, verdween deze ‘taak’ uit het geheugen van de ober. Wellicht herkenbaar voor (voormalig) horeca-personeel?

Zeigarnik besloot om Lewin’s theorie aan een groot aantal geheugenexperimenten onderwerpen in haar laboratorium. Dit onderzoek kon Lewin’s theorie luid en duidelijk bevestigen: het Zeigarnik-effect was een feit. Wat betekent dat voor time management? Het helpt je brein om de motor te laten lopen, tot onafgeronde zaken afgerond zijn.

Zeigarnik: ook jij hebt er al mee te maken gehad

Dat het Zeigarnik-effect nog altijd actueel is, is zeker. Een recent onderzoek naar het Zeigarnik-effect werd gedaan onder een groep die de opdracht kreeg een puzzel in te vullen, maar hier (met opzet) te weinig tijd voor kreeg. Maar liefst 90% van deze testgroep rondde de puzzel vrijwillig af, nadat de tijd was verstreken. Hun brein kon deze taak niet onafgerond laten liggen.

En jij dan? Heb jij ‘The Da Vinci Code’ ook niet weg kunnen leggen, omdat je écht moest weten hoe het met de Heilige Graal af zou gaan lopen? Zeigarnik-effect. En blijf jij ook kijken naar een serie als ‘Homeland’, wanneer CIA-agente Carrie zich weer in de problemen werkt in Irak? Zeigarnik-effect.

Da-Vinci-Code-London-Tour-530-2

Hetzelfde effect dat deze spannende boeken en series op jou hebben, kun je toepassen op je (misschien niet zo spannende) werk. Met – je raadt het al – het Zeigarnik-effect.

Het time management geheim van pro’s onthuld in 3 stappen

Hoe jij het Zeigarnik-effect op je werk toepast, zoals deze pro’s dat al deden? Ontdek hun aanpak en pas het toe – door deze 3 stappen te doorlopen.

Stap 1: Zet de eerste stap & kijk niet verder dan 60 tot 90 minuten vooruit

Klinkt misschien wat suf, maar dit is dé manier om de motor van je brein op te starten. Zie je daar tegenop? Maak het jezelf makkelijk, door niet meteen met een lastige taak te beginnen – maar juist met een simpele. Combineer dit met een door jezelf vastgesteld tijdvak waarin je aan het werk gaat, waarbij je op voorhand je eerstvolgende pauzemoment vaststelt.

Bijvoorbeeld: je start om 08:30 uur met het maken van een overzichtelijke mindmap als eerste opzet voor de aanpak van het nieuwe project waarvoor je verantwoordelijk bent gesteld. Het maken van een mindmap is dé manier om overzicht te krijgen in een complex geheel. Dit geeft rust en zelfvertrouwen. Bij aanvang van je taak zet je gelijk een timer die afloopt over 60 of 90 minuten, het moment waarop je 10 minuten pauze neemt.

Belangrijk: denk goed na over wat je eerstvolgende actie is en maak deze zo laagdrempelig mogelijk. We hebben volgens onderzoek (met behulp van pizza!) namelijk de neiging ons uit het veld te laten slaan, bij de eerste stress-gedachten. Om terug te komen op het bovengenoemde voorbeeld: gelijk starten met het schrijven van een lijvig projectplan (niet wetende waar je moet beginnen) roept veel meer weerstand op dan het maken van een mindmap waarin je je gedachten over de aanpak van het project organiseert.

cursus time management

 

Stap 2: Laat het Zeigarnik-effect zijn werk doen

De tweede stap is gemakkelijker. Je hoeft er namelijk niets voor te doen! Het Zeigarnik-effect doet het werk voor je. Als je brein namelijk eenmaal opgestart is, houdt het Zeigarnik-effect je vanzelf aan de gang: je brein wil niets liever dan de gestarte (en dus onafgeronde) zaak afmaken.

Dit is voor de meesten onder ons gelijk ook een valkuil, we kunnen de taak na 90 minuten maar moeilijk loslaten en werken het liefst zonder te pauzeren door. Fout! En gevaarlijk op de lange termijn, waarbij een burn-out op de loer ligt. Op deze manier werkt het Zeigarnik-effect uitputtend in plaats van productief.

Stap 3: Onderbreek je workflow alleen voor pauze-momenten

Een cruciale stap in het time management systeem van genieën. Research wijst uit dat briljante muzikanten en langevlucht-piloten er alles van weten: je kunt pas écht productief en effectief werken wanneer je het Zeigarnik-effect combineert met de juiste breaks op het juiste moment.

Net zoals een spier heeft ons brein regelmatig even rust nodig om te kunnen herstellen. Stop dus écht met je werkzaamheden wanneer je timer afloopt, sta op van je werkplek, vul je glas water bij of haal een nieuwe kop koffie of thee.

Voor de musici was het ideale schema volgens onderzoek bijvoorbeeld: 90 minuten gefocust op een muzikale sessie, waarop een break van 10 tot 15 minuten volgt.

workflow time management

Is een break van 10 minuten tot een kwartier niet haalbaar op jouw werkplek, doordat je zeker scheve blikken van collega’s of je baas gaat krijgen? Probeer dan eens 60 minuten gefocust werken en 5 minuten pauze aan te houden. Genoeg voor een trip naar de koffie-automaat en een praatje.

“Door meer pauze te nemen krijg ik meer werk gedaan? Lijkt mij sterk.”

Het Amerikaanse Federal Aviation Administration ondervond dat lange momenten van intense focus (om een vliegtuig te besturen) afgewisseld met de juiste pauze-momenten een enorm effectief middel is om lange vluchten te kunnen uitvoeren. Daarbij werd de productiviteit en de focus van de piloten op deze manier met 16% verhoogd.

Meer weten over ideale pauze-momenten? Lees dan eens de 7 bewezen tips voor een productieve pauze.

Een laatste tip: onderbreek je Zeigarnik-workflow alléén voor pauze-momenten. Geen tweets versturen, mails checken of boekenkasten sorteren meer. Nee, ook geen multi-tasking. Dat kun je namelijk helemaal niet. Het verstoort bovendien het Zeigarnik-effect, doordat je meerdere onafgeronde taken in je hoofd hebt rondspoken en je dus niet meer gefocust op één taak kunt werken.

Aan de slag

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Pak je werk (na je korte break) op door vooraan bij de Zeigarnik-workflow van pro’s te beginnen: reflecteer kort over hoe de 90 minuten voor de pauze zijn gegaan en bedenk een simpele eerstvolgende taak en voer hem uit (stap 1), laat het Zeigarnik-effect het werk doen (stap 2) en neem na een uur of anderhalf uur weer een korte break (stap 3).

Werk je werkdag op deze manier rond, ga ondertussen slim om met onderbrekingen en afleidingen, en wie weet ben jij de volgende Mozart of de nieuwe Wilburt of Orvil Wright.

 

vliegtuig

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] laatste heeft te maken met een natuurlijke programmering van je brein. Het zeigarnik-effect, wordt het ook wel genoemd. Wanneer je brein ergens aan begint heeft het de neiging om deze taak af te willen ronden. Het wil […]

  2. […] Niet alleen dát je pauze neemt, ook wánneer je pauze neemt kan het grote verschil maken voor je workflow. Plan ze dus tactisch in! (Hóe je het best pauze neemt is trouwens ook goed om te […]

  3. […] weet inmiddels vast dat breaks goed zijn voor je werk. Daar hebben we het hier al verschillende keren over gehad. Maar ik snap het, weten is iets anders dan toepassen. En ik snap ook hoe lastig het is […]

X