Hoofd leegmaken in 10 minuten – nooit meer te druk om…

Je brein krijgt een hoop te verduren. De hele dag loopt het vol met herinneringen, taken, verzoekjes en ad hoc dingetjes die voorbij komen waaien. Geen wonder dat je de helft vergeet en stress krijgt van de rest. Je hoofd leegmaken klinkt nu misschien als een utopie, maar geloof me: het kán, in 5 stappen.

Je hoofd draait anno nu overuren. Terwijl je brein allerlei rondvliegende info moet verwerken in de archieven, moet het ook nog vanalles onthouden op de voorgrond. Boodschappenlijstjes, hulpvragen van collega’s, willekeurige uitspattingen van je manager, verjaardagen die je niet mag vergeten, takenlijsten die je elke dag probeert af te vinken maar nooit af komen, projecten op het werk waar je ooit nog aan wil beginnen, klanten die tussendoor bellen met vragen en klussen in huis die je voor het volgend seizoen eigenlijk wel gedaan wil hebben.  

Dát is waar je die stress van krijgt. Je brein kán namelijk maar 7 dingen bewust onthouden. Écht, 7 maar!

Oké, sommige mensen kunnen er 9 onthouden. En anderen 5. Maar een afwijking van meer dan 2 bestaat niet echt.

En hoeveel dingen had jij ook alweer in je hoofd rondzweven op het moment?

  • ‘Straks even langs de supermarkt voor bananen’
  • ‘Mijn bonnetje van de zakenreis van gisteren scannen om te declareren’
  • ‘Vanavond vakantie uitzoeken voor de zomer’
  • ‘Maandelijkse donatie aan goed doel X opzeggen’
  • ‘Even in de gaten houden of Linda vandaag terugmailt over kwestie Y’
  • ‘Het lek in het dak van de schuur moet nog steeds dicht gemaakt worden, zag ik vanmorgen’
  • ‘Volgende week loopt de deadline voor onze pitch voor klant Z af’
  • ‘….’

Dat zijn er al zeker 7. En dán komt je baas nog met:

“Wil jij even paragraaf 6 van het jaarrapport voor mij checken zometeen? Volgens mij kloppen die cijfers niet.”

Dat kun je doen, maar weet je nu nog wat het eerste in de lijst was, dat je moest onthouden? En wat het belangrijkste was, dat je nog moest doen en niet vergeten?

Precies. Je brein is hier niet voor gemaakt. Het gevolg: je vergeet belangrijke taken, je stelt de verkeerde prioriteiten (de laatste nieuwe, of degene waar het hardst om geroepen wordt) en je hoofd wordt horendol!

Hoofd leegmaken – meer overzicht, minder stress

Stress krijg je in eerste instantie namelijk niet door drukte, maar doordat je alle onderdelen van die drukte niet meer overziet, waardoor je bang bent dat je verkeerde keuze(s) maakt. Er is al zoveel te doen, en er komt alleen maar meer op je af. Je hoofd loopt over en jij schiet in de stress. Je pakt vervolgens maar op wat het meest voor de voet ligt.

“Zonder overzicht kiest het werk jou uit, in plaats van andersom”, noemen we dat in onze training.

Zo gaat het toch?

Tijd om er wat aan te doen: tijd voor een flink staaltje ‘hoofd leegmaken’ om dat overzicht weer terug te vinden.

Met de gedachtendump.

Één van de betere time management technieken, waarbij je alles uit je hoofd en op papier gaat zetten. Dat gaat voor jou namelijk het overzicht creëren, dat je nodig hebt om vanuit daar zelf te kiezen waar je mee aan de slag zou moeten zijn – en vooral waar (nu even) niet mee!

Of, zoals we (ook) in onze time management training zeggen:

“Time management draait om het organiseren van het werk dat je nu niet aan het doen bent, zodat je nu kunt focussen op het doen van datgene wat de hoogste prioriteit heeft.”

En dat werkt als volgt.

Men neme:

  • 1 vol hoofd,
  • 1 leeg A4,
  • 10 minuten van je tijd (eerste keer misschien iets langer).

En dan, dé 5 stappen:

1. Schrijf alles op

Laat niets achterwege. Alles wat in je opkomt, gaat op papier. Alles dat in je hoofd rondzwerft, waar je nog iets mee moet.

Pak dus pen en papier… – Wacht, voordat je denkt ‘kan dat niet digitaal’? Nee. Komt door de voorkeur die je brein geeft aan pen en papier. Bij typen werkt dat niet zo feilloos. Ons brein evolueert nu eenmaal niet zo snel als een macbook. Bovendien ben je met pen en papier even verwijderd van alle bliepjes en piepjes en verzoekjes en actie-triggers van je telefoon. Nu. Even. Niet.

Moeite met alle hoeken en gaten van je hoofd schoonvegen? Gebruik de handige triggerlijst om écht alles eruit te krijgen. Van privé-prullaria tot werk-wensen.

Heb je alles? Écht alles, alles, alles eruit? Hoofd helemaal leeg gepend? Dan ben je klaar voor stap 2.

2. Elimineer of delegeer

Op dit punt is het vooral zaak om niet te schrikken van al die dingen die je zojuist op papier hebt gezet. Wat zijn het er veel, hè? Dat deert niet: er zitten zat dingen tussen die je kunt elimineren.

Elimineer wat toch nooit gaat gebeuren

Dat album met vakantiefoto’s van 5 jaar geleden, bijvoorbeeld? Geef toe, dat gaat er gewoon niet meer komen. Jij weet het, je partner weet het, zelfs je moeder vraagt er niet eens meer naar! Hou op met je er schuldig over te voelen. Je hebt het toch druk zat met dingen die een hogere prio hebben.

Elimineer de hele taak door hem ferm door te strepen. Letterlijk. Streep ‘m door. Gum ‘m uit. Vaag ‘m weg. Voelt bevrijdend, niet?

Delegeer wat jij zelf niet de moeite vindt

Hetzelfde geldt misschien voor: ‘overstappen zorgverzekering’. Als je blij bent met je huidige verzekering, het je teveel moeite kost om over te stappen en het je nauwelijks iets zal schelen in de maandelijkse uitgaven dan is dit het moment om bewust te besluiten: ik blijf waar ik ben. Weg met die taak.

Nu heb je waarschijnlijk nog een aardige bundel over waar je wél iets mee moet. Organiseren die handel!

3. Structureer

Bepaal met welke aandachtsgebieden je allemaal te maken hebt. Allereerst is er waarschijnlijk ‘Werk’ en ‘Privé’. Dan zijn er nog specifiekere aandachtsgebieden zoals ‘Huishoudklusjes’, ‘Carrière moves’ of ‘Financiën’. En dan heb je projecten die vallen onder een aandachtsgebied. ‘Debiteurenbeheer’ bijvoorbeeld, onder ‘Financiën’, onder ‘Werk’. Of ‘Tuinonderhoud’ onder ‘Huishoudklusjes’, onder ‘Privé’.

Bepaal ze, en leg ze vast. Op papier, of in de takenmanager Todoist. Yes, vanaf nu mag je wel lekker digitaal aan de slag:

todoist
Projecten in Todoist aanmaken, doe je zo – om de verschillende aandachtsgebieden van je gedachtendump in kaart te krijgen. (Meer over Todoist en hoe je het gebruikt, lees je
hier.)

4. Plan acties

Dit is het gedeelte dat je van ‘denken’ naar ‘doen’ brengt. Bij elke gedachte van je gedachtendump ga je namelijk bedenken welke actie(s) daarbij horen. Wat je moet je doen om je gedachte gedaan te krijgen.

Je hebt bijvoorbeeld een aandachtsgebied ‘Financiën’ aangemaakt, met daaronder het project ‘debiteurenbeheer’. De acties die daarbij horen zijn: ‘elke 2 dagen het banboek downloaden’ en ‘elke maandag de betalingsherinneringen sturen’.

In Todoist werkt dat zo:

Maar let op! Alleen de kleine taken komen op deze manier in je takenmanager te staan. Grotere klussen horen op een andere plek thuis: in je agenda. Lees hier hoe dat precies werkt.

5. Update (regelmatig)

Je bent goed bezig, zoveel is al duidelijk! Merk je die rust die nu al je hoofd binnensluipt? Je bent je bovenkamer flink aan het schoonvegen, en dat heeft nu al z’n uitwerking – dat weet ik zeker. Nóg betere en blijvende resultaten behaal je door je hoofd-schoonmaakwerk regelmatig bij te houden.

Elke week op vrijdagmiddag om vier uur bijvoorbeeld (zet je mooi in Todoist!), pak je je gedachtendump en triggerlijst er even opnieuw bij en volg je hetzelfde riedeltje:

  1. Vol hoofd – “ááááaah, stress!”
  2. Alles uit je hoofd halen, met de triggerlijst.(#1)
  3. Elimineren of delegeer wat je niet gaat doen. (#2)
  4. ‘Aandachtsgebieden’ bepalen voor wat je wel gaat doen. (#3)
  5. ‘Projecten’ aanmaken die onder je aandachtsgebieden vallen. (#3)
  6. De juiste ‘Taken’ aangeven per project (#4)

En dan aan de slag! Met rust en overzicht, in plaats van stress en chaos. Door bewust te doen, in plaats van alleen maar onbewust en bewust te denken over wat je allemaal moet doen. Dat werkt, geloof me.

Want

We hebben het allemaal druk. Kunnen allemaal, elk moment, kiezen uit duizenden dingen om op dat moment te doen. Maar op deze manier ben je bewust niet met 99 andere dingen bezig, maar 1 ding. Het ding dat jij zelf gekozen hebt. Eentje waarvan je precies weet waarom je die nu doet, omdat je hem zelf in een overzicht hebt gezet en ingepland. Dát is het neusje van de time management zalm.

Of zoals we in de training zeggen:

“Time management draait om het organiseren van het werk dat je nu niet aan het doen bent, zodat je je NU rustig kunt focussen op het doen van de hoogste prioriteit.”

Met een hoofd dat niet overloopt van gedachtes en herinneringen en verzoeken en nog meer dingen, kun je namelijk wél werken. Vanuit rust en focus, in plaats van chaos en overload. Werken waar je nu aan moet werken, volgens jou – en niet volgens je collega’s, je partner, je baas of de te lange sprieten op het gazon. Jij bepaalt wat je doet, want jij hebt het overzicht. Dat is toch ook wel eens fijn?

Genoeg ruimte voor in je hoofd nu 😉

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X