Je dag staat vol afspraken, mails en losse klusjes. En ergens hoop je dat je, als je maar hard genoeg werkt, alles af krijgt op je lijstje. Maar ik kan je nu al vertellen: dat gaat niet gebeuren. Je voelt je aan het eind van de werkdag oververmoeid en niet voldaan. Hoe dat komt? Je trapt in een paar hardnekkige time management fouten. Dingen waarvan je dacht dat ze slim waren, maar die je stiekem alleen maar meer tijd kosten.
Wat komt aan bod:
-
- Meer doen = productief zijn
- Wat voor hem werkt, werkt vast ook voor mij
- Een uur werk kost je ook een uur tijd
- Vergelijkbare taken kosten altijd evenveel tijd
- Een lange to-dolijst maakt mij productief
- Dit kan ik vast morgen veel beter doen
- Alles meteen doen is productief
- Deze app gaat al mijn productiviteitsproblemen oplossen
- Denken dat je goed kunt multitasken
- Alles moet altijd perfect
- Dus: deze 10 time management fouten maak jij vanaf nu niet meer
- Veelgestelde vragen over time management fouten
In dit artikel laat ik je zien waarom jouw to-dolijst steeds langer wordt in plaats van korter. Niet omdat je lui bent, maar omdat je een paar verkeerde aannames volgt.
Ik fileer die misverstanden voor je en ik vertel je wat wel werkt. Zodat je niet langer in die valkuilen trapt.
Hier komen ze:
De 10 time management fouten die je productiviteit om zeep helpen
1. Meer doen = productief zijn
Het klinkt logisch: hoe meer taken je afvinkt, hoe productiever je bent, toch? Nee. Dat is niet productief, dat is gewoon druk bezig zijn.
Je kunt gerust tien mails beantwoorden, drie vergaderingen uitzitten en tussendoor je bureau opruimen. Leuk, maar waarschijnlijk heeft niemand er echt iets aan. Behalve misschien de schoonmaakster die eindelijk eens je bureau goed kan afstoffen.
Echte productiviteit zit niet in kwantiteit, maar in focus. Je kiest de paar dingen die echt belangrijk zijn en doet die goed. De rest? Schrappen, uitstellen of delegeren maar. Gebruik hiervoor de Eisenhower-matrix. Je maakt eerst een lijst met alles wat je doet. Echt alles. Dus ook dat half uurtje per dag scrollen op social media. Vervolgens verdeel je alles op de lijst onder de matrix:
- Belangrijk en urgent: dit is iets wat je meteen moet doen, binnen 30 minuten, anders ontstaat er een probleem.
- Belangrijk, maar niet urgent: dit is iets wat je in je agenda zet. Het is belangrijk, maar je hoeft het niet binnen 30 minuten te doen.
- Urgent, maar niet belangrijk: dit is zo’n taak die je delegeert aan een ander. Die ander is er beter in en het hoort eerder bij zijn of haar takenpakket.
- Niet urgent en niet belangrijk: dit is een gevalletje van onmiddellijk schrappen. Het brengt je niet verder en draagt niet bij aan het grotere geheel.
Productief zijn is niet meer doen. Het is minder doen, maar wel het juiste doen.
In deze video leg ik je met collega Inge Martina Nysten, high performance blogger voor Tijdwinst.com, uit hoe je de prioriteiten matrix toepast.
2. Wat voor hem werkt, werkt vast ook voor mij
Je ziet je collega vrolijk door zijn taken heen fietsen met een of ander nieuw systeem. Sticky notes of een app die meer meldingen geeft dan WhatsApp. Jij probeert het ook uit.
Het resultaat? Jij doet er twee keer zo lang over en raakt vooral geïrriteerd.
Niet elke time management aanpak werkt voor iedereen even goed. Wat voor je collega een wondermiddel is, kan voor jou gewoon ruis zijn.
Tuurlijk, pik gerust ideeën op. Maar test ze kritisch en gooi ze net zo makkelijk weer weg. Kijk wat bij jou past. Uiteindelijk gaat het om wat jou helpt om slimmer te werken, niet om wat populair is in het team.
Wel goede ideeën opdoen voor beter time management?
Dankzij mijn jarenlange ervaring (eerst als trainer bij Tijdwinst, later als directeur van Tijdwinst) ken ik alle time management tips. Ik heb de beste gebundeld in mijn boeken Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar en Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is. Ook in deze boeken geef ik aan: test wat voor jou werkt. Want alleen dan kom je tot een systeem dat goed voor jou is en waar je geen frustraties van krijgt.
En als ik dan toch bezig ben: in de Tijdwinst Podcast ga ik in gesprek met interessante gasten over time management. Luister jezelf productiever. Of volg me op Instagram voor snelle en korte tips.
3. Een uur werk kost je ook een uur tijd
In theorie klinkt het logisch: een taak die normaal een uur duurt, kun je gewoon in een uur afhandelen. Punt. Helaas werkt je brein niet zoals een stopwatch.
Hoe snel je iets doet, hangt af van je energievoorraad. En die is niet oneindig. Na een dag vol telefoontjes en vergaderingen verandert dat ‘klusje-van-een-uur’ zomaar in een van anderhalf uur. Omdat je trager leest, langer nadenkt en je drie keer opnieuw moet beginnen.
Toch plannen de meeste mensen hun tijd in alsof ze robotten zijn. Je zet in je agenda: rapport schrijven – 60 minuten. Alsof het niet uitmaakt of je dat doet om 9.00 uur ’s ochtends (met een vers kopje koffie en nog een fris en fruitig brein) of om 16.00 uur, na een dag met tientallen onderbrekingen.
Wil je slimmer plannen? Kijk dan niet alleen naar hoeveel tijd iets kost, maar ook naar wanneer jij het beste in je energie zit. Lastige taken plan je in je piekuren, vaak ‘s ochtends dus. Simpele klusjes in je dip van 15.00 of 16.00 uur. Zo lever je beter werk en scheelt het je uiteindelijk zelfs tijd.
Productief plannen doe je niet alleen met een klok, maar ook door slim na te denken over wanneer je wat gaat doen.
4. Vergelijkbare taken kosten altijd evenveel tijd
Wat is een veelvoorkomende fout op het gebied van timemanagement? Denken dat een soortgelijke taak evenveel tijd kost.
Je denkt: een mailtje sturen, dat is vijf minuten werk. Klopt ook, als het om een kort berichtje aan je collega gaat: “Lunch om 12 bij café Het kantoor?” Maar zodra het om een mailtje naar een belangrijke klant gaat, duurt het ineens geen vijf minuten meer, maar eerder een half uur. Want ja, de toon en de formulering moet anders, nog een keer herlezen om spelfouten eruit te halen en nog wat onderzoek doen. Voor je het weet ben je 35 minuten verder en je planning is total loss(t).
De fout zit ’m hierin: je denkt dat taken die op elkaar lijken even lang duren. Maar dat doen ze niet.
Een snelle notitie in je projectgroep is geen pitchmail naar de directie. En een blog schrijven is niet hetzelfde als een tekst voor een social media post bedenken.
Sterker nog: vaak is het niet eens één taak, maar een mini-project. Dat mailtje moest eerst voorbereid worden. Dat rapport schrijven betekent ook cijfers checken, context zoeken en misschien nog om feedback vragen. Wanneer je dat pas ziet als je ermee bezig bent, ben je te laat.
Wat helpt:
- Check of het echt één taak is. Of zijn het eigenlijk meerdere subtaken?
- Wees realistisch. Je brein is geen lopende band. Houd rekening met nadenken, herlezen en foutjes herstellen.
- Houd bij hoe lang het echt duurde. Dan weet je de volgende keer hoeveel tijd je moet plannen.
In mijn boek Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar geef ik je een handige tool om projecten op te delen in taken. Ik gebruik daarvoor met het team een mini-scrum methode. Dankzij deze methode denk je van tevoren al na over wat er allemaal moet gebeuren, zodat je realistisch je tijd indeelt.
Kortom: taken lijken misschien op elkaar, maar ze gedragen zich zelden hetzelfde. Plan dus slim, niet optimistisch.
5. Een lange to-dolijst maakt mij productief
Iedereen kent ’m wel: het eindeloze to-dolijstje. Je schrijft alles op wat je (ooit) nog wilt doen. Van de btw-aangifte tot je kast opruimen en een keer bellen met je tante. Handig, denk je, want nu vergeet je niks meer. Maar eerlijk gezegd? Zo’n lijst is geen to-dolijst, het is een verlanglijst.
En dit is het probleem met zo’n lijst: je brein ziet twintig taken onder elkaar en raakt meteen in paniek. In plaats van focus krijg je stress. Je schuift de grote klussen vooruit, kruist wat kleine dingen af om tijdelijk een goed gevoel te krijgen en eindigt alsnog de dag met het gevoel dat je niks gedaan hebt.
Dus nee, een to-dolijst van dertig regels is geen teken dat je heel productief bent. Het is gewoon het bewijs dat je geen prioriteiten stelt.
Geen wonder dat je dan altijd stress hebt. Wat wel werkt:
- Wees streng. Niet alles wat in je hoofd opkomt, hoort op je to-dolijst.
- Maak onderscheid. Kleine losse klusjes kun je in een takenmanager kwijt. Grote dingen krijgen plek in je agenda, met een tijdsblok.
- Hou het overzichtelijk. Een korte lijst met realistische acties motiveert meer dan een ellenlange wensenlijst.
- Zet zaken op je “land-van-ooit-lijst”. Zet projecten en wensen die niet direct relevant zijn en geen prioriteit zijn op je “land-van-ooit-lijst”. Ik noem deze lijst zo, omdat het iets is voor de toekomst, maar je hoeft er nu niet mee aan de slag te gaan. Zo vergeet je deze projecten en to-do’s niet, maar vervuil je je agenda en takenmanager er ook niet mee.
Kortom: stop met een to-dolijst volproppen alsof het een boodschappenbriefje is. Plan je werkdag slimmer, niet voller.
6. Dit kan ik vast morgen veel beter doen
Dit is echt een klassieker die we vaak horen tijdens onze trainingen: je schuift iets door naar morgen, omdat je denkt dat het dan makkelijker zal zijn. “Volgende week, als Pieter er weer is.” Of: “Dat rapport schrijf ik morgen wel, nu heb ik er geen zin in.” Herkenbaar? Natuurlijk. Maar hoe vaak is het morgen echt makkelijker? Precies. Nooit.
Uitstellen voelt op het moment zelf heerlijk. Je geeft je brein een korte adempauze. Alleen leg je de rekening wel bij je toekomstige ik neer. En die toekomstige ik heeft al genoeg te doen. Dus in plaats van een rustige dag morgen, zit je met dubbel zoveel werk en nog meer stress.
De harde waarheid: taken worden niet vanzelf lichter als je ze voor je uit schuift.
Meestal worden ze zwaarder, omdat er extra druk bijkomt. Deadlines, verwachtingen, irritatie bij collega’s en jouw eigen schuldgevoel komt er als kers op de taart bovenop.
Wat wel werkt:
- Eat That Frog. Begin je dag met die lastige, moeilijke of grote taak. Wanneer je het gedaan hebt, is de rest van de dag alleen maar makkelijker.
- Wees realistisch. Plan alleen in wat je vandaag echt kunt doen.
- Hak grote klussen in stukken. Een rapport schrijven klinkt zwaar, maar het bedenken van de structuur van het rapport kost je maar tien minuten.
- Leg het vast. Zet subtaken direct in je agenda met een concreet tijdsblok. Uitstellen wordt dan minder makkelijk.
Dus nee, morgen gaat het niet beter. Doe het daarom vandaag nog. Je toekomstige ik zal blij met je zijn.
@tijdwinst Het grootste probleem met takenlijsten? Ze worden alleen maar langer en langer. De reden is simpel: het zijn geen echte takenlijsten. Het zijn wenslijsten. Dat zijn geen taken. Daar kun je niet mee aan de slag. #takenlijst #planning #projecten #acties #productiviteit #timemanagement #structuur ♬ original sound – Tijdwinst.com
7. Alles meteen doen is productief
Je denkt slim bezig te zijn: er komt een taak binnen en jij pakt ’m direct op. Mailtje van een collega? Meteen beantwoorden. Appje? Direct op reageren. Een factuur die ineens voorbij komt? Hup, afhandelen. Zo heb je aan het eind van de dag een lege inbox en het gevoel dat je lekker bezig bent geweest. Alleen: je echte en belangrijke werk ligt nog steeds te wachten.
Dat is het probleem met alles meteen willen doen: je wordt geleefd door anderen.
Je rent van een klein verzoekje naar een klein klusje en komt niet meer toe aan de dingen die echt impact maken. Je inbox is wel leeg, maar je project heeft dezelfde status als in de ochtend: niet af.
Het voelt productief omdat je snel resultaat ziet (“weer een mail afgevinkt!”), maar in werkelijkheid is het een valkuil. Je beste uren verdwijnen in andermans prioriteiten en problemen.
Vraag jezelf liever af:
- Wat zijn mijn belangrijkste projecten nu en draagt dit verzoek/ mailtje daaraan bij?
- Moet ik dit verzoek (meteen) oppakken?
- Kan alleen ik dit doen of kan iemand anders dit (nog beter)?
- Wat gebeurt er als ik nee zeg tegen dit verzoek?
Stop met brandjes blussen zodra ze verschijnen. Werk aan de klussen die ertoe doen. De rest kan wachten, ingepland worden of de bal kan terug gelegd worden bij de desbetreffende collega.
8. Deze app gaat al mijn productiviteitsproblemen oplossen
We kennen het allemaal wel: een nieuwe productiviteits-app die belooft jouw leven binnen no-time op orde te krijgen. Enthousiast download je ‘m, je probeert alle functies uit en gelooft dat dit de oplossing is voor jouw constante tijdgebrek. Maar aan het eind van de werkweek blijkt dat je nog steeds niet alles gedaan hebt en dat je vooral tijd kwijt bent aan het bijhouden van die app.
Een tool kan nog zo innovatief zijn, jouw slechte time management lost het niet op. Niet als je niet eerst je eigen werkwijze aanpakt. Apps zijn slechts hulpmiddelen, geen wondermiddelen. Als jij structureel te veel tijd verliest aan bijzaken of constant reageert op ad hoc taken, helpt de mooiste app in de wereld je nog steeds niet.
Wat wel werkt:
- Analyseer je manier van werken. Kijk welke taken echt resultaat opleveren en welke tijdverspilling zijn.
- Kies tools als ondersteuning, niet als oplossing. Gebruik apps om je kernactiviteiten te stroomlijnen, niet om de chaos te managen.
- Leer de kern van time management. Volg bijvoorbeeld een training waarin je leert plannen, prioriteren en focussen op die 20% die echt het verschil maakt.
Stop met het eindeloze switchen van de ene naar de andere tool en richt je op een duurzame oplossing: jouw manier van werken efficiënter en overzichtelijk maken. De app helpt alleen als jij eerst weet waar het echt om gaat.
9. Denken dat je goed kunt multitasken
Of je nu denkt dat je multitasken onder de knie hebt of er slechts middelmatig in bent, één ding is zeker: multitasken werkt niet. Punt.
Wanneer je een rapport schrijft terwijl je je mail checkt en een appje beantwoordt, daalt je focus en productiviteit met maar liefst 40%. Je maakt meer fouten, je creativiteit neemt af en je verbruikt veel energie. Kortom: multitasken is helemaal niet efficiënt.
Stop dus met doen alsof je efficiënt bezig bent. Richt je op de belangrijkste taken van de dag en voer die één voor één uit, in volgorde van prioriteit en moeilijkheid.
Dit betekent ook: laat je niet afleiden door je telefoon, je inbox of andere om aandacht schreeuwende technologie. Zet alle meldingen uit. En die collega die vindt dat iets ‘dringend’ is? Die mag rustig wachten, tenzij het kantoor in de fik staat.
Zo heb ik afspraken met mijn team gemaakt. Ze weten waarvoor ze me echt mogen storen als ik vol gefocust aan het werk ben. Bovendien werken we met 1-op-1-lijstjes. We zetten belangrijke, maar niet dringende zaken op een lijstje onder de naam van de collega waarmee we het willen bespreken. Heb ik samen met die collega een overleg? Dan pak ik het lijstje erbij en bespreken het. Hierdoor leiden we elkaar niet steeds af tijdens het werken.
Je zult versteld staan van wat je ineens allemaal gedaan krijgt als je je focus houdt en taken echt afmaakt.
Dit bericht op Instagram bekijken
10. Alles moet altijd perfect
En dan de grootste valkuil van allemaal: denken dat elke taak tot in de puntjes perfect moet zijn. Je verslag moet foutloos, je presentatie oogverblindend en zelfs dat interne mailtje moet klinken alsof het de coverstory van de Volkskrant is. Klinkt ambitieus, maar in de praktijk is het vooral tijdverspilling.
Perfectionisme voelt misschien als iets positiefs (“ik leg de lat hoog”). In werkelijkheid betekent het dat je moeite hebt om iets los te laten en niet goed kunt prioriteren.
Je blijft schaven aan bijzaken en schuift belangrijke dingen voor je uit, omdat ze “nog niet helemaal goed” zijn. Vervolgens is de deadline gepasseerd of heb je de helft uitgesteld uit angst dat het niet goed genoeg is.
Het resultaat? Stress, vertraging en een eindproduct dat alsnog vaak niet beter is dan “gewoon goed genoeg” geweest zou zijn.
Meet het Pareto principe
Waarschijnlijk ken je dan het Pareto-principe nog niet. De 80/20 regel: 80% van het resultaat wordt vaak bepaald door 20% van de inspanning. Focus jij al die tijd op de kleine 80%, op de details die nauwelijks verschil maken? Dan laat je het belangrijkste liggen. Concentreer je op de 20% van taken die echt het grootste resultaat opleveren en durf de rest los te laten of “goed genoeg” te doen.
Wat je beter kunt doen:
- Kies je momenten. Niet alles verdient dezelfde aandacht. Een klantvoorstel: ja, dat moet scherp en zorgvuldig zijn. Een interne memo: hup, in vijf minuten maken en klaar.
- Durf te stoppen. Goed genoeg is vaak precies dat: goed genoeg.
- Zie time management voor wat het is. Een hulpmiddel om tijd te maken voor wat echt telt, niet een excuus om tot middernacht komma’s recht te trekken.
Aan het eind van de dag draait het niet om een foutloze takenlijst of een perfect bijgewerkt schema. Het draait erom dat je zonder stress de deur dichttrekt en nog energie overhoudt voor dingen buiten werk.
Dus: deze 10 time management fouten maak jij vanaf nu niet meer
Is time management een vaardigheid? Ja. Het is te leren, als je maar weet waar het om draait. Het gaat niet om harder werken, sneller typen of meer vinkjes op je lijstje zetten. Het gaat om slimmer werken: weten wat echt belangrijk is, realistisch plannen en je energie op het juiste moment inzetten. De tien fouten die ik heb besproken zijn valkuilen die je productiviteit ondermijnen. Hier ze nog kort onder elkaar:
- Meer doen is productief zijn
- Wat voor een ander werkt, werkt ook voor jou
- Een uur werk kost je altijd ook echt een uur tijd
- Vergelijkbare taken kosten je evenveel tijd
- Een lange to-dolijst maakt productief
- Morgen lukt die taak vast beter
- Alles meteen doen is productief
- Deze app lost al mijn productiviteitsproblemen op
- Denken dat je goed bent in multitasken
- Alles moet altijd perfect zijn
Maak keuzes. Weeg taken op hun waarde. Stel prioriteiten. Stop met druk doen en begin met resultaat boeken. Focus op wat echt telt, plan je werk rond je energiepieken en wees eerlijk over wat jij wel en niet aankunt. Zeg vaarwel tegen de eindeloze ratrace en hallo tegen productieve flow.
Björn Deusings,
time management expert
Veelgestelde vragen over time management fouten
-
Wat is een zwakte van timemanagement?
Timemanagement kan makkelijk veranderen in puur bezig zijn met plannen en organiseren, zonder dat er echte resultaten komen. Het focust dan vaak op tijd vullen in plaats van op energie en impact. Hierdoor blijf je druk, maar weinig effectief.
-
Wat is de 7 8 9-regel van tijdmanagement?
De 7 8 9-regel helpt je te prioriteren door taken te categoriseren op belangrijkheid en urgentie. Taken die echt resultaat opleveren krijgen 7 punten, belangrijke maar minder dringende 8 en alles wat kan wachten 9 punten.
-
Wat zijn de meest gemaakte fouten in time management?
De grootste valkuilen zijn te veel tegelijk willen doen, geen prioriteiten stellen en alles op gevoel plannen. Ook onderschatten mensen vaak hun energie en overschatten hun tijd. Dit leidt tot stress en eindeloze to-do-lijsten.
-
Waarom werkt multitasken averechts op mijn productiviteit?
Multitasking kost je focus en vertraagt je eigenlijk. Je springt van taak naar taak zonder echt iets af te ronden. En elke keer dat je weer teruggaat naar een taak, kost het je tijd om er weer in te komen. Echt resultaat komt alleen als je je volledig op één ding concentreert.
-
Hoe komt het dat mijn to-do-lijst altijd langer wordt in plaats van korter?
Een te lange lijst ontstaat doordat je alles opschrijft zonder prioriteit en nieuwe taken binnen blijven komen. Je focust je op druk bezig zijn in plaats van op belangrijke resultaten. Zonder scherp onderscheid groeit je lijst oneindig.
-
Wat gaat er mis als ik alleen maar ‘druk bezig’ ben zonder resultaat?
Druk doen voelt productief, maar het levert vaak weinig tastbaars op. Je verbrandt energie zonder vooruitgang te boeken. Het is een klassieke valkuil: bezig zijn ≠ productief zijn. Focus vooral op de resultaten: wat moet er behaald worden en kijk dan hoe je dat gaat behalen.
-
Hoe voorkom ik dat ik steeds brandjes blijf blussen?
Door vooruit te plannen en je prioriteiten duidelijk te stellen, voorkom je ad hoc werk. Zeg nee als iets niet bijdraagt aan het grotere geheel. Focus je op belangrijke taken en bewaak je energie. Zo werk je proactief in plaats van reactief.
-
Waarom is het een fout om geen duidelijke prioriteiten te stellen?
Zonder prioriteiten werk je aan wat op dat moment opvalt en je aandacht trekt, niet aan wat echt belangrijk is. Dit leidt tot stress, chaos en een eindeloze to-dolijst. Resultaat behalen wordt daardoor bijna onmogelijk.
-
Hoe herken ik energielekken die mijn tijd opvreten?
Energielekken zijn taken die je veel tijd kosten, maar weinig opleveren. Zoals eindeloos e-mailen, vergaderen zonder doel of te veel kleine afleidingen. Let op momenten waarop je uitgeput bent, maar niets concreets hebt afgerond. Kijk wat je op zo’n dag hebt gedaan en wat je minder kan doen. Schrap meetings die onnodig zijn.
-
Wat zijn slechte gewoontes die mijn planning om zeep helpen?
Slechte gewoontes, zoals constant reageren op meldingen, multitasken, geen pauzes nemen of alles zelf willen doen, saboteren je planning. Ze slurpen energie en zorgen dat je nooit aan je belangrijke taken toekomt.
-
Hoe voorkom ik dat ik te veel tijd verlies aan e-mail en berichten?
Plan vaste momenten om je inbox en berichten te checken in plaats van constant te reageren. Zet notificaties uit en werk in tijdsblokken met pauzes aan belangrijke taken. Zo bescherm je je focus en energie.
-
Welke mindsetfouten saboteren mijn time management het meest?
Denkfouten zoals alles zelf willen doen, bang zijn om nee te zeggen of geloven dat druk zijn gelijk aan productief zijn staat, saboteren je tijd. Eerlijk zijn over wat je aankunt en focussen op resultaat werkt veel effectiever.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is hét trainingsbureau voor slimmer (samen)werken. We geven door heel Nederland (online) trainingen die je echt verder helpen: van timemanagement en assertiviteit tot gesprekstechnieken en snellezen. Wil je meer weten? Kijk op onze website, lees onze blogs en schrijf je in voor één van onze trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Slimmer werken met AI | Blog
