“Mede mogelijk gemaakt door de agile werkwijze scrum en nu beschikbaar in jouw kantoor, presenteren wij met trots: de stand up meeting!” – Nee, echt. Hij ís briljant. De stand up meeting maakt dat je minder vergadert en meer gedaan krijgt, terwijl je gezonder bezig bent dan ooit. Dit is hoe.
Scrummen kende je misschien al. Van de wandelgangen, via via, of omdat je er zelf op kantoor al een tijdje mee bezig bent. In dat laatste geval: chapeau. Het is namelijk een heerlijke agile werkwijze die vooral staat voor slimmer en efficiënter werken. Met als #1 stelregel: minder bakkeleien, meer doen.
Oftewel: minder vergaderen!
– 47% kans dat dat je goed in de oren klinkt. Dat is namelijk het percentage dat vergaderen “de nummer 1 tijdverspiller op kantoor” vindt.
Degenen die tot in den treuren vergaderen, met z’n allen rondom zo’n grote tafel, nog altijd een goed idee vindt (de andere 53% dus) heeft wel een punt. Het punt is in de meeste gevallen namelijk:
“Ja, maar het is goed voor teamwork.”
Klopt! Helemaal!
Alleen zijn we in vergaderingen even vergeten hoe dat ook alweer werkte: teamwork. Wat we vooral in vergaderingen doen, onder het mom van teamwork, is bezig zijn met wat we zelf willen zeggen – in plaats van luisteren naar wat de rest zegt. O, en nog een paar andere dingen:
- 39% is wel eens weggedut tijdens een vergadering!
- 73% is ander werk aan het doen…
- En 91% dagdroomt tijdens vergaderingen.
Zo, alles staat klaar voor een flink potje teamwork… – FOUT!
Niet bepaald teamwork-bevorderend. O, en gezond is het ook niet. Heeft alles te maken met het feit dat je met z’n allen zit tijdens een traditionele vergadering. En we weten allemaal hoe slecht dat is. Vooral in vergaderingen.
Tijd voor iets nieuws, dus! En heel eerlijk: zo nieuw is deze niet eens meer. Maar een goed idee blijft het. Daarom presenteer ik u:
De stand up meeting – slimste uitvinding sinds de paperclip
Bewijs dat de stand up meeting lang zo spiksplinternieuw niet is, is het feit dat de Kroonraad van het Engels koningshuis al zover is. Zij doen het dagelijks. Best vernieuwend voor een eeuwenoud en traditioneel instituut als dat!
Bovendien het bewijs dat het bij jou op kantoor ook moet lukken, hoe niet-hip en -startupperig jullie verder ook zijn. Daar is het namelijk allemaal begonnen: in hippe startupperige IT-bedrijven als, ik noem er maar een paar, Google en Apple.
De reden is dus duidelijk (weg met traditionele vergaderingen), de herkomst ook (de Apple’s en Google’s van deze wereld) en de toepasbaarheid ook (zelfs het stokstijve Engels Koningshuis kan het).
Nu terug naar wat het precies is, de stand up meeting. Kijk daarvoor even deze korte video, met name opletten bij 2:22 en 3:43!
Als ik dat even voor je mag samenvatten:
Wat is stand up meeting, in 5 regels
De stand up meeting is, zoals de naam al doet vermoeden, een vergadering die je staand voert. Hij komt voort uit de agile-wereld, wat betekent dat je op z’n slimst en efficiëntst (en gezondst, zegt Diabetesfonds!) werkt. Werken als een flexibele doener, in plaats van een logge overlegger – noemen we dat.
Er wordt wel overlegd, maar dan op een slimme en efficiënte manier. Als je deze 5 regels met je team aanhoudt, tenminste:
- De stand up meeting gebeurt elke dag, aan het begin van de dag, op dezelfde plaats en dezelfde tijd.
- De stand up meeting duur 5 tot maximaal (!) 15 minuten.
- Dan stand up meeting heeft 1 persoon die daar verantwoordelijk voor is en die de vergadering leidt.
- De rest is aanwezig om elk 3 vragen te beantwoorden:
– “Wat heb ik gisteren gedaan?”
– “Wat ga ik vandaag doen?”
– “Welke hobbels kom ik daarbij tegen?” - De stand up meeting wordt gehouden aan de hand van een scrumbord of kanbanbord met de onderdelen: to do / doing / done. Met post-its bijvoorbeeld. Die staan voor de taken of sprints van ieder teamlid en de status ervan.
Simpel!
Hoewel, je moet wel op een paar dingen letten om het zo simpel te houden.
Waar het vaak mis gaat
De stand up meeting heeft een paar valkuilen. Die hebben vooral te maken met de ‘ouderwetse’ manier van vergaderen, waar we nogal eens in willen vervallen.
15 minuten is écht 15 minuten
De leider van de meeting moet er echt voor zorgen dat iedereen maar beperkte spreektijd krijgt. Dat doet hij op een observerende en corrigerende manier. Wanneer hij merkt dat iemand te veel spreektijd neemt, zegt hij netjes:
“Linda, let op je tijd!”
Wanneer iemand eerst nog even wat leuks over het weekend wil vertellen, zegt hij netjes:
“Stefan, klinkt te gek, maar wil je die even voor de koffiepauze bewaren?”
Hou het bij signaleren, in plaats van bespreken
Het doel van de stand up meeting is om je team op de hoogte te brengen van de stand van zaken (vraag en 1 en 2 beantwoorden) – en om het oplossen van mogelijke hobbels (vraag 3) te plannen.
Wanneer iemand hobbels gaat proberen op te lossen tijdens de meeting, in plaats van alleen maar constateren, zegt de leider van de vergadering netjes:
“Laten we het hier even houden bij het signaleren en straks 1:1 mogelijke oplossingen bespreken. Dave en Wouter, doen jullie dat?”
Stand up meeting ≠ micromanagen (zegt Jobs)
De stand up meeting staat écht voor teamwork. Dat wil zeggen, je werkzaamheden delen met je team. Niet bemoeien of micromanagen van de werkzaamheden van je teamleden. Dat is de ‘oude’ manier.
Wanneer je werkt met capabele werknemers dan kunnen zij heel goed hun eigen taken uitvoeren en hun eigen verantwoordelijkheden daarbij nemen. Daar hoeft niemand hen bij te helpen / controleren / aan helpen denken – tenzij ze daar om vragen.
Of, zoals agile grootmeester Steve Jobs van Apple het ooit zei, in een interview:
“Teamwork is afhankelijk van vertrouwen dat de rest van je team zijn deel doet, zonder dat constant in de gaten te houden.”
Onthouden!
En nu?
En nu gauw je veters strikken, want we gaan staan. Staand vergaderen. Volgens de stand up meeting.
Kijk eens naar de projecten die je in teamverband op het moment hebt. Je hoeft niet meteen compleet over te gaan op de stand up meeting volgens de 5 regels en 3 vragen. Je kunt ook beginnen met een aantal dingen te implementeren:
- Hoe vergaderen jullie, bijvoorbeeld? Zittend, waarschijnlijk. Daar kun je dus al wat aan doen. Ga lekker staan.
- En hoe lang duurt een gemiddelde team-meeting? Zeker een uur? Kort ‘m drastisch in. Kwartier moet voldoen. Of begin met een half uur.
- Wordt er ellenlang gediscussieerd over één onderwerp of probleem? Kap het af en stel voor om de discussie later 1:1 op te pakken. Signaleren is genoeg.
Dát soort zaken uit de stand up meeting, die zijn al goud waard voor je volgende vergadering. Laat je dus naar hartenlust inspireren en vergader naar hartenlust. Zolang je het maar slim en efficiënt houdt – als een ware stand up pro.
Een stand up meeting met drankjes? Da’s gewoon een borrel.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
