Als ik je één tip mag geven voor een betere planning, is het deze: voer kleurcoderingen in! Het houd je privé- en werkballetjes makkelijker in de lucht, en werkt ook nog eens bevorderlijk voor je motivatie en zelfs voor je geheugen…
We hebben het al eerder gehad over ‘slim agendabeheer’ – en hoe belangrijk je agenda is als spil in een fijne workflow. Een spil die je maar beter op zijn slimst kan gebruiken. En laat ik nu net nóg een slimme tip hebben voor die agenda:
Kleurcodes.
Niet om het er allemaal een stuk vrolijker uit te laten zien, maar om de helderheid in je hoofd te bewaren door alles overzichtelijk te houden. Zeker wanneer je (lekker) volle dagen hebt en je vaak aan het jongleren bent tussen werk en privé, ga je hier echt een hoop aan hebben.
Kleurcodes in je planning: zo werkt dat
Wil jij alle balletjes hooghouden? Werkklussen, afspraken met vrienden, tijd voor jezelf, huiselijk onderhoud én quality time met de kids – allemaal tegelijk in de lucht? Dat kan best. Zolang je het allemaal slim plant. Doe je dat niet (goed), dan komen al die ballen één voor één naar beneden en riskeer jij een fikse burn out van het constante gejongleer. Leg je die gekleurde ballen vast in je agenda, dan bespaar je jezelf die ellende en blijf je even (lekker) druk bezig.
Pluk al die gezellige gekleurde ballen dus uit de lucht en vertaal ze simpelweg terug naar vrolijk gekleurde markeringen, op papier, in je agenda:
Ook zo’n fijn overzichtje voor elkaar krijgen in jouw leven? Niet lastig. Het kost je 3 stappen, en een paar gekleurde pennen (tenzij je digitaal plant, nog beter):
1. Sorteer de ballen en geef ze een kleurtje
Je gaat elke categorie activiteiten en label geven, met bijbehorende kleur. Familietijd, sport en beweging, werk, persoonlijke ontwikkeling, vrienden – dat soort dingen. Geef ze elk een kleurtje mee, het liefst eentje die je brein gemakkelijk associeert met de activiteit.
Is het logo van je sportschool bijvoorbeeld paars? Dan weet je welke kleur deze activiteit verdient. Ga zo door tot je voor jezelf de juiste categorieën en bijbehorende kleuren hebt uitgewerkt.
2. Gebruik die kleuren (analoog, of digitaal!)
Google Agenda
Heb je een papieren agenda? Dan kun je werken met markeerstiften, gekleurde pennen of van die handige kleine felgekleurde sticky notes. Werk je met een digitale agenda? Dan kan ik je (als je een keuze hebt) zeker de Google Agenda aanraden. Gebruiksvriendelijk en keuze uit maar liefst 12 verschillende kleurtinten! Handig als je veel verschillende balletjes moet hooghouden.
Outlook Agenda
Maar ook in Outlook bijvoorbeeld zitten kleurenopties. Je kunt elk agenda ‘Categoriseren..’, waarbij je een kleur kiest. Standaard categorieën instellen doe je via ‘Beeld’, ‘Weergave Instellingen’ en dan naar de optie ‘Voorwaardelijke opmaak’ te gaan. Met ‘Toevoegen’ maak je je categorieën inclusief bijbehorende kleuren op maat.
3. Werp voortaan één blik op je agenda, en je weet hoe de dag er voor staat
Voorheen zag je één grote brij met vanalles door elkaar (of een incomplete brij, met alleen maar werkafspraken), waar je je eerst in moest verdiepen om te begrijpen wat je precies te wachten stond. Nu is het niet meer zo’n onderneming, en word je er misschien nog vrolijk van ook omdat de ‘moetjes’ en de ‘magjes’ allemaal bij elkaar op één pagina staan.
Stel je voor – je hele dagelijks leven, in één overzicht! “Waarom heb ik dit niet eerder gedaan?!”, is de enige juiste gedachte die deze magnifieke omslag mag oproepen.
Waarom dat zo goed werkt (voor je planning en je brein)
Waarom deze simpele techniek zo goed werkt, heeft meerdere redenen. Het gaat er voornamelijk om dat verschillende kleuren die je ergens mee associeert neurologisch en psychologisch aangenaam werken voor je brein. Heeft alles te maken met overzicht, motivatie en structuur:
- Het kan zo het één van het ander voor je onderscheiden. Kleuren helpen je brein namelijk om sneller informatie te bekijken en te begrijpen, volgens dit onderzoek.
- Het stimuleert je brein om aan de slag te gaan én te onthouden waar je mee bezig was. Een theorie die onder andere is bewezen in het veelvuldig onderzochte mindmapping.
“Dingen van elkaar scheiden aan de hand van kleuren stimuleer het creatieve gedeelte in je brein, helpt je om visueel een en ander te onderschieden en verschillende onderdelen waar je aan aan het werken was terug op te roepen. Het motiveert je zelfs om door droge, saaie taken heen te maaien.” – via FastCompany
- Het brengt structuur aan in je dagelijks leven en activiteiten. Advocaten en juristen bijvoorbeeld, gebruiken het standaard. Het IRAC-CRAC systeem heet het in de juridische wereld.
“Door kleuren te gebruiken zien advocaten fysieke en relationele structuren in een zaak – en kunnen ze die elementen gemakkelijk later oproepen.” – Jennifer Philips, advocaat, via FastCompany
Waarschijnlijk hoef je met je agenda geen zaak te verdedigen, maar het kan wél handig zijn in je eigen zaak. Je had jezelf beloofd om meer te gaan sporten? Hoeveel groene blokjes zie jij in je agenda van de afgelopen week – zijn dat er niet veel te weinig? Schuldig!
Probeer deze tip daarom echt eens zelf toe te passen, en geef je armen en hoofd weer wat rust van al dat gejongleer.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
