Open je als een van de eerste dingen die je doet op een dag je e-mail? Misschien zelfs al direct ná het wakker worden met behulp van je smartphone terwijl je nog met je hoofd op het kussen ligt?
Dit is het minst productieve dat je je hersenen in de vroege ochtend kunt aandoen, tenminste als je niet al meteen aan het begin van de dag verstrikt wilt raken in een mentaal web van onrust veroorzaakt door rompslomp en ad-hoc werkzaamheden uit je mailbox. Voordat je het door hebt is het lunchtijd en is kostbare tijd je door de vingers geglipt.
Begin vanaf vandaag een nieuwe dag al de dag ervoor. Aan het einde van je werkdag, of dat nu in de namiddag of ’s avonds is, is het van belang om in je hoofd al een duidelijk beeld te vormen van hoe de komende dag ongeveer zal gaan verlopen. Overzicht is daarbij het sleutelwoord voor het constructief kunnen stellen van prioriteiten in de zaken die je de aankomende dag wilt en moet doen. Dit proces van je dag mentaal voorbereiden hoeft niet langer dan 5 à 10 minuten te duren. Het is slim om dit als nieuwe gewoonte in je agenda te plaatsen als een automatisch terugkerende afspraak aan het einde van elke werkdag.
Hoe krijg je snel overzicht? Gebruik hiervoor je agenda en takenlijst. Je agenda dient je een compleet overzicht te geven van alle tijdgebonden afspraken voor die dag (met jezelf en anderen) en je takenlijst dient je een – realistisch- overzicht te bieden van de korte klussen (bij voorkeur niet langer dan 30 minuten per klus) die je tussen de afspraken in je agenda wilt afronden. Plan klussen langer dan 30 minuten altijd in in je agenda, omdat je het daar anders altijd te druk voor zult hebben gedurende de dag.
De ochtend zelf is het van belang om – voordat je de e-mail voor het eerst opent – je oog nog eens rustig over je takenlijst en agenda te laten gaan om je brein effectief voor te bereiden op de dag zelf. Door dit te doen maak je opnieuw contact met je prioriteiten van de dag. Je zult merken dat nadat je je prioriteiten helder voor ogen hebt, je gedurende de dag anders zult omgaan met nieuwe e-mailberichten, interrupties en andere niet urgente afleidingen én verleidingen die op je afkomen.
Dit en méér leer je in onze Training Timemanagement. In minder dan 1 dag ga je aan de slag met onze experts en ontdek jij alles wat er te leren valt op het gebied van efficiënter werken. Dat kan in je eentje, maar we vertellen ook graag bij jullie op locatie. Zo heeft je héle team er baat bij.
