Efficiënt werken? Stop met 1 ding

Hoarden. Hamsteren. Als een malle verzamelen. Je doet het, zonder dat je het door hebt. En het levert je een hoop stress en weinig overzicht op. Snel mee stoppen dus! Maar wat verzamel je dan zo driftig, dat efficiënt werken in de weg zit? Lees verder.

Toen je vanochtend aan de slag ging, had je wel een planning, maar je pakte toch eerst even dat rapport op dat je collega op je bureau heeft gelegd (“of je er ‘even’ naar wilde kijken”). ‘Eerst dat even wegwerken, dan is het maar gedaan…’. De offerte die je eigenlijk meteen moest maken bleef daardoor liggen, terwijl die gisteren de deur uit had gemoeten. Je wilde hem daarna nog wel even opstellen, maar waar had je die aantekeningen van het gesprek met de klant ook alweer gelaten? In je la kwam je eerst alleen maar bonnetjes van de afgelopen maanden tegen (die je nog moest declareren, oja!). Uiteindelijk was daar de notitie, maar wat je ook alweer precies bedoelde met die aantekeningen..?

Herkenbaar? Lees vooral (nog) verder.

Wat je doet (niet efficiënt werken)

“verzamel input op zo weinig mogelijk plekken”, is de time management regel

De eerste stap richting efficiënt werken, is benoemen en beseffen wat er nu (nog) verkeerd gaat. Misschien herken je bovenstaande situatie wel, maar kun je niet precies aanwijzen wat er misgaat. Wat er inefficiënt is in jouw werkwijze en time management. Dit is het:

• Je werkt ad hoc. Omdat je bang bent dat je iets (weer) gaat vergeten, ga je het nu doen. Niet per sé volgens de juiste prioriteit. Andere, soms belangrijkere, zaken blijven liggen.

“…je pakte toch eerst even dat rapport op dat je collega op je bureau heeft gelegd (“of je er ‘even’ naar wilde kijken”). ‘Eerst dat even wegwerken, dan is het maar gedaan…’.”

• Je doet aan ‘rework’. Keer op keer pak je dezelfde dingen in handen en neemt telkens hetzelfde besluit, zonder het te plannen of te gaan doen. Tijdverspilling – en stress omdat de taak als een los eindje in je hoofd blijft ronddwalen!

“In je la kwam je eerst alleen maar bonnetjes van vorige week tegen (die je nog moest declareren, oja!).

• Je verliest informatie of context van informatie. In je notitieboek, of een verdwaald mailtje of offerte bijvoorbeeld.

“Uiteindelijk was daar de notitie, maar wat je ook alweer precies bedoelde met die aantekeningen..?”

Een hoop typische dingen die vaak (nog) misgaan – en efficiënt werken dwarszitten.

Het sleutelwoord is hier: overzicht. Overzicht in alle informatie die op je af komt en alles dat van je gevraagd en verwacht wordt. Je hebt er een flink gebrek aan.

“Zonder overzicht kiest het werk jou uit, in plaats van andersom” – Time Management training Tijdwinst.com

Gelukkig hoef je geen hele hoop om te gooien in je werkwijze om wél efficiënt te werken en dat overzicht terug te krijgen. Slechts één ding moet je veranderen.

Wat je verandert – wél efficiënt werken

De oplossing:

“Bewust verzamelen van (werk)input en informatie, op niet meer punten dan nodig, die je niet vaker dan nodig checkt.”

Niet meer hoarden, hamsteren en óveral (digitale, mentale en fysieke) informatie en gegevens hebben liggen – zonder overzicht. In plaats daarvan weet je precies waar wat ligt, en wanneer je dat nodig hebt: op je ‘verzamelpunten’.

Verzamelpunten

Je hebt er enorm veel. Zonder dat je het door hebt. Je hamstert verzamelpunten. Tientallen heb je ervan. En dan niet die leuke punten die je kunt verzamelen bij de supermarkt-kassa.

Verzamelpunten zijn in dit geval de punten waarop die dagelijkse stortvloed aan input binnenkomt en/of geparkeerd wordt. Input waar je (in de meeste gevallen) nog iets mee moet.

Denk aan…

• Digitale verzamelpunten: je inbox, Whatsapp, het prikbord op je intranet, je cloud-systeem, de mappen op je PC.
• Fysieke verzamelpunten: de 3 kladblokken met notities en eventuele losse vellen die je bewaart, je portemonnee waar je declarabele bonnetjes in propt na het tanken of dineren met je zakelijke pas, het hoekje op de tafel in je woonkamer waar (blauwe) brieven komen te liggen, je bureaula én de archiefkast achter je waar stapels mappen en paperassen neergelegd worden.
• Mentale verzamelpunten: een collega je bij de koffieautomaat even debrieft over het klantgesprek van vanmiddag.

…Om er maar een paar te noemen.

Het zijn er in ieder geval veel. Maar we moesten er zo weinig mogelijk van hebben. Hoe? Zo.

Minder verzamelpunten, in 3 stappen

De sleutel tot efficiënt werken is dus efficiënt met die stortvloed aan input omgaan. En dat doe je door die te verzamelen op zo weinig mogelijk verschillende punten. Het maakt het namelijk makkelijker om het overzicht te houden, niks aan informatie of context verloren te laten gaan en te voorkomen dat je maar aanpakt wat er voor je neus ligt (ad hoc werken) of telkens dezelfde taken in handen hebt (rework). En nog beter: je hebt er minder stress van. Mooi!

Minder verzamelpunten = meer overzicht = minder stress

Om daartoe te komen, doorloop je deze 3 simpele stappen. Zo ga je rechtstreeks van ik-weet-niet-hoeveel verzamelpunten naar ongeveer maximaal 10. Een overzichtelijk aantal plekken, in elk geval.

1. Bewustwording verzamelplekken

Word je bewust van het aantal verzamelplekken dat je nu hebt. Beseffen hoeveel verzamelpunten je hebt, is de eerste stap naar het beperken van die punten.

Hoe?

• Breng je huidige situatie in kaart, met de verzamelpunten-oefening.

2. Minimalisering verzamelplekken

Minimaliseer tot niet meer verzamelpunten dan nodig. Precies genoeg, zodat je brein te allen tijde weet:

‘Als er mail is, dan zit dat in die ene inbox en als ik aantekeningen heb verzameld dan kunnen die alleen in die kladblok staan, etcetera’.

Hoe?

• Stuur al je mail automatisch door naar 1 zakelijke inbox (werkt voor Outlook, Gmail of Windows Mail),
•  hou altijd 1 vast notebook bij de hand (papier of digitaal)
• en 1 mapje in je tas voor losse paperassen en bonnen,
• 1 bakje bij de brievenbus waar alles terechtkomt,
• 1 digitale archiefkast (Evernote) voor spul waar je voorlopig niks mee hoeft,
• 1 plek voor mentale input onderweg (de app Braintoss),
• etcetera.

Zorg dat al je fysieke, mentale en digitale input gecoverd is – en zorg dat al die input voortaan alleen via deze gekozen verzamelpunten binnenkomt.

3. Routine

Check ze niet vaker dan nodig. Het gaat er niet om of je jouw mailbox elk uur checkt of één keer per dag, of dat je jouw aantekeningen één keer per dag of een keer per week erbij pakt. Het gaat erom dat je een routine ontwikkelt waarop je brein kan vertrouwen.

Hoe?

• Niet telkens reageren zodra er een mailtje binnenkomt, maar nog maar 3 keer per dag je inbox checken (dit helpt).
• Je paperassen in de IN-map en gemaakte notities bekijk je 1 keer, aan het eind van de dag.
• Het bakje bij de brievenbus pak je er op zaterdagen bij.
• Etcetera

Kies in elk geval het aantal keer dat voor jou werkt. En onthoudt: minderen. Niet vaker dan nodig. Minimaliseren, beperken, hakken en zagen in het aantal verzamelpunten én het aantal check-momenten.

1 verzamelpunt, in plaats van 5 – dat is nog eens overzichtelijk

Samengevat

Je hebt stress. Dat komt door een gebrek aan overzicht. En dát komt weer doordat je ad hoc werkt, aan ‘rework’ doet, waardoor belangrijke informatie verdwijnt naar onvindbare plekken of z’n context verliest en jij werkt te midden van chaos en verkeerde prioriteiten.

En die chaos – dat gebrek aan overzicht – dát komt dan weer door één heel simpel probleem: een overschot aan verzamelpunten. De plekken waar dagelijks die hele stortvloed aan nieuwe (werk)input en informatie binnenkomt en/of geparkeerd wordt.

De oplossing is daarom: bewust input verzamelen, op niet meer plekken dan nodig, die je niet vaker dan nodig checkt. In 3 stappen:

1. Word je bewust van jouw aantal verzamelplekken (met de oefening).
2. Minimaliseer ze, tot niet meer plekken dan nodig. Zorg dat je brein weet welke informatie waar binnenkomt. 1 verzamel-mailbox, 1 notebook en 1 IN-mapje, bijvoorbeeld.
3. Stel jouw routine vast om ze te checken. Check ze niet vaker dan nodig. Op door jou gekozen vaste momenten, die je workflow een vaste routine geven. 2 keer per dag je mailbox en 1 keer per week je notebook, bijvoorbeeld.

De kern van het verhaal is: minderen. Minimaliseren, optimaliseren en stroomlijnen van alle input en informatie die dagelijks op je afkomt. Door jouw eigen systeem in te stellen. Een systeem waarin je die stortvloed verspreid over zo min mogelijk verzamelplekken en check-momenten, zodat jij de touwtjes in handen hebt. Zodat je overzicht hebt. Dán pas, kun je efficiënt werken.