Duurzaam samenwerken – zo haal je het meeste uit langdurige samenwerkingen (7 tips)

Met veel collega’s werk je langere tijd samen. Klanten komen (als het goed is) vaker bij je terug. Oftewel: een samenwerking langdurig goed houden is belangrijk. Voor jezelf én voor de ander. Dan weet je wat je aan elkaar hebt en kun je op elkaar rekenen als het erop aankomt. Ook besparen goede samenwerkingen je zeeën van tijd. Maar duurzaam samenwerken, hoe doe je dat eigenlijk?

‘Duurzaam’ is een term waar we tegenwoordig mee worden doodgegooid. In de zin van minder vlees eten, duurzamere kleding kopen, minder printen, minder vliegen… Maar ook is duurzaamheid belangrijk in totaal andere betekenissen.

Tegenwoordig doen we aan duurzaam scheiden, duurzaam werken en duurzaam bouwen. We proberen duurzaam te netwerken, bouwen aan duurzame klantrelaties en steken sowieso tijd en aandacht in duurzame relaties opbouwen. En nee, daarmee bedoelen we niet alleen dat het zinvol is om tóch te onderzoeken of je Tinder-fling misschien relatiemateriaal voor de toekomst is. We hebben het hier vooral over duurzaam samenwerken. Dus langdurig investeren in een samenwerking (met klanten, opdrachtgevers, leveranciers of collega’s) zodat jullie daar allebei langere tijd de vruchten van plukken.

Oké, duurzaam samenwerken – waarom wil ik dat?

“Duurzaam samenwerken” is niet de zoveelste hypeterm waarvan je je kunt afvragen wat je eraan hebt. Dit is écht iets waar iedere werknemer iets aan heeft. 

Bij samenwerken is er sprake van wederzijdse afhankelijkheid. Dat betekent dat jij en je collega (of klant of leverancier) van elkaar afhankelijk zijn voor het beste resultaat. Jij levert bijvoorbeeld de input aan en de kwaliteit daarvan is bepalend voor wat je collega oplevert. Of andersom: jij bent afhankelijk van de input van je collega om resultaat te leveren. Of jij levert de tekst op voor een nieuwe webpagina en laat het daarna aan de webbouwer over om die online te zetten. In al die gevallen zijn jullie van elkaar afhankelijk.

Bovendien zijn de meeste samenwerkingen niet eenmalig. Je zult de websitebouwer vaker nodig hebben om dingen online te plaatsen. Je doet waarschijnlijk vaker een beroep op deze leverancier. En uiteraard hoop je ook dat deze klant regelmatig bij je terugkomt. Of beter gezegd: je werkt toe naar een duurzame samenwerking.

Om meerdere redenen is duurzaam samenwerken zinvol. Voor jou én voor de ander.

• Het is efficiënt als jullie van elkaar weten hoe de ander werkt, hoe diegene input graag aangeleverd krijgt, wat diens stijl van communicatie is, etc. En andersom natuurlijk: als de ander weet hoe jij de input graag ziet, kun jij ook sneller van start gaan. Dat scheelt jullie beide tijd, heen en weer mailen en vragen tussendoor.
• Je kent elkaars expertises. Je weet precies waarvoor je bij de ander moet zijn. Dus als je een vraag van een collega hoort waarvoor Karin of Jetske dé aangewezen persoon is, dan kun je direct die naam noemen. 
• Jullie lijntjes zijn kort. *Sorry voor de jeuk-kantoortaal.* Als je regelmatig samenwerkt, kun je vaak makkelijker de ander benaderen voor een nieuw verzoek. Je hoeft jezelf niet opnieuw voor te stellen of uitgebreide briefings te sturen. Je weet elkaar te vinden én weet wat je aan elkaar hebt.
• Je kent elkaars persoonlijkheid en kunt daarop inspelen. Je weet bijvoorbeeld inmiddels of David een mensenmens is met een voorliefde voor koetjes en kalfjes aan het begin van een gesprek, of dat hij juist efficiënt is en liever direct de kernboodschap hoort. Daar kun je gebruik van maken om de band goed te houden.
• Opbouwende feedback geven is makkelijker als je elkaar al langere tijd kent en een goede relatie hebt. En dat is fijn, want jullie steken daar allebei veel van op om jezelf én jullie samenwerking te verbeteren.

Wat is een duurzame samenwerking?

De betekenis van een duurzame samenwerking is als volgt:

Je werkt samen met één of meer collega’s, leveranciers, klanten of freelancers en hebt daarbij als doel om niet alleen voor één project, maar voor langere tijd met elkaar te werken. Jullie steken er allebei energie en tijd in om voor de lange termijn een band en een succesvolle gezamenlijke werkwijze op te bouwen.

Eigenlijk heeft de betekenis van een duurzame relatie op het werk wel wat weg van een duurzame relatie op liefdesvlak. Je gaat niet eenmalig op een date met een leuk persoon om diegene vervolgens weer de deur uit te zetten. Nee, je blijft met elkaar praten, daten en soms ook feedback geven in de hoop voor de langere tijd iets op te bouwen. 

En natuurlijk hoef je met je collega niet voor de burgerlijke staat een duurzame relatie vast te leggen. Laat ook zeker je trouwpak thuis en bewaar je slechte openingszinnen voor Tinder en andere datingapps. Maar werken aan een zakelijke relatie is, net als in een relatie waarin de spetters van de datingperiode er na een tijdje van af zijn, ook belangrijk. Oftewel: blijf geïnteresseerd in elkaar, onderhoud contact, leer elkaar beter kennen en stem je werkwijze af op die van de ander (en andersom).

Werk jij al duurzaam samen? Grote kans van niet

Nu denk je misschien “Duurzaam samenwerken, tuurlijk doe ik dat!”. Maar in de praktijk zijn lang niet alle samenwerkingen duurzaam. 

Misschien herken je het wel bij jou op de werkvloer. Vaak moeten dingen vooral snel, snel, snel. Er komen spoedjes tussendoor. Je haakt nog even last-minute die ene collega aan. En doelen zijn vooral voor de korte termijn. Je gaat samenwerkingen vooral aan om jouw doelen te behalen. 

• Jij bent vergeten de vormgever op tijd aan te haken. Dus vraag je haar last-minute of ze nog ergens een gaatje heeft om het folderontwerp in twee dagen te maken. “Oh, je bent een held!” roep je als het lukt.
• Jij komt om in het werk en hebt écht hulp nodig. Dus loop je snel naar je collega toe die misschien nog tijd over heeft. Of je mailt nog even een freelancer in de hoop dat hij je uit de brand kan helpen. Diegene is altijd zo lekker flexibel.
• Of je hebt voor één specifiek project de hulp van de afdeling Legal hard nodig. Jullie werken twee weken nauw samen. Daarna spreek je elkaar nooit meer, totdat zich ooit – misschien pas na een jaar – weer een groot project aandient.

En dat alles is logisch. Het kantoorleven is soms ook gewoon hectisch, ad hoc en acuut. Toch is het zinvol om te gaan voor duurzame samenwerkingen. Als je werkt aan een duurzame relatie met die vormgever, kun je elkaar al eerder bij projecten betrekken. 

Werk je vaker met die ene freelancer, dan kunnen je briefings een stuk korter en kan diegene alvast ruimte voor jou reserveren in zijn agenda. En als je vaker met Legal schakelt, is de kans groter dat zij enthousiast aanhaken bij het volgende project en jou niet zien als diegene “die alleen contact opneemt als je iets van de ander moet”. 

Het gaat over geven en nemen

Die uitspraak geldt niet alleen voor je peuterzoon en zijn vriendje die samen in de zandbak spelen en vechten om een schepje. En hij is enkel van toepassing als je partner je meevraagt naar een uitje waar jij tótaal geen zin in hebt. Nee, hij geldt ook voor samenwerkingen. 

Duurzaam samenwerken gaat over geven en nemen. Je zult soms vragen of de ander jou uit de brand helpt, maar staat andersom ook voor de ander klaar. Je gooit geen werk over de schutting, maar brieft je collega uitgebreid en op tijd uit respect voor haar tijd. Je geeft verantwoordelijkheid, maar neemt ook zelf je verantwoordelijkheid voor jouw taken. En je deelt ook oprechte complimenten of juist opbouwende feedback uit én staat ervoor open als de ander iets op jou heeft aan te merken.

Er zijn dan ook een paar voorwaarden voor een duurzame samenwerking om die te laten slagen:

• Ieder neemt verantwoordelijkheid voor zijn eigen taken.
• Je komt afspraken na en haalt deadlines.
• Je bent bereid verantwoordelijkheid bij de ander te laten (geen micro-management!).
• Je toont respect voor de agenda en grenzen van de ander.
• Je waardeert elkaars werk en geeft ook positieve feedback.
• Zit iets de samenwerking in de weg? Dan geef je dat met constructieve feedback aan.
• Je toont betrokkenheid bij de ander en bent geïnteresseerd. In diens werk én in de ander als persoon.
• Je hebt je planning op orde, waardoor je anderen altijd op tijd kunt aanhaken.
• Jullie communiceren effectief, kort maar krachtig en duidelijk.
• Je zorgt zelf voor goed timemanagement en geeft het bijvoorbeeld eerlijk aan als iets niet lukt.

Hoe bouw je aan een duurzame samenwerking? 7 succesfactoren voor de samenwerking

Duurzaam samenwerken doe je uiteraard niet in je eentje. Daar heb je jouw inzet én die van de ander nodig. Als jij een paar dingen goed aanpakt in de samenwerking, is de basis voor jullie duurzame samenwerking alvast gelegd. Dit zijn 7 dingen die helpen om duurzame samenwerkingen te starten én succesvol te onderhouden.

1. Werk samen in een projectmanagementsysteem

Een goede samenwerking valt of staat bij een heldere planning. Wat daarbij helpt, is om met elkaar online samen te werken via een projectmanagementsysteem. Goede voorbeelden daarvan zijn Trello, Asana en Monday. In elk van die tools noteer je alle taken voor een project, ken je rollen toe, zet je de deadlines voor de taken en upload je belangrijke documentatie of input.

Het fijne is dat je zo alles bij elkaar hebt én dat ieder teamlid continu kan zien waar jullie staan in het project en wie wat doet. Dat scheelt veel “Hé, hoe gaat het eigenlijk met…?”-vragen of meetings over die vraag.

2. Betrek je collega’s op tijd bij de planning

Betrek je collega’s, klanten of leveranciers zeker al vanaf het begin bij een project. Laat de websitebouwer bijvoorbeeld weten dat jullie met een project bezig zijn waarbij zijn hulp over 5 weken nodig is. Of vertel je collega van Legal alvast dat je haar over 6 weken wilt laten meekijken naar de nieuwe website. Dan kan je collega daar alvast tijd voor reserveren en wordt het geen last-minute-ding. Dat zal je collega waarderen en is ook voor jou fijn. Jij bent er dan zeker van dat je collega hier tijd voor reserveert.

Trouwens, stap 1 van een heldere planning voor je collega’s is altijd dat je je eigen planning op orde hebt. Dan weet je wanneer je de hulp van je collega nodig hebt én voorkom je dat je je eigen deadlines mist en daardoor afspraken niet nakomt.

Waar je op moet letten om je eigen planning op orde te hebben en houden? Hierop bijvoorbeeld:

• Maak voor elke dag een takenlijst. Noteer daarop heel concreet alle taken van max. 30 minuten waar je vandaag aan gaat werken. Hierop zet je dus taken als ‘Briefing maken voor interview Peter’ of ‘Begroting voor videoproject opstellen’. 
• Dubbelcheck of je takenlijst realistisch is. Ga na hoeveel tijd je ongeveer aan taken kwijt bent. Schat dit liever iets te ruim dan te krap in. Reserveer ook altijd vrije ruimte voor dingen die uitlopen. 
• Houd daarnaast je agenda goed bij. Noteer daarin alle afspraken en deadlines én reserveer in je agenda tijd voor projecten waar je die dag langer dan 30 minuten aan wilt werken.
• Zet reminders in je agenda. Maak daarvoor een ‘wachten op’-lijst. Op die lijst noteer je wanneer je iets van iemand terug verwacht. Als je dit in je agenda zet, kun je waar nodig een reminder sturen.
• Splits elk project op in concrete taken. Dus breng in kaart uit welke stappen het project bestaat. Plan elk van die stappen in je agenda in. Dan hoef jij niet bang te zijn dat je iets over het hoofd ziet en kun je het werk beter zo inplannen dat je alles voor de deadline naar je collega kunt doorsturen.
• Spiek ook bij onze 101 timemanagement-tips om je tijd slimmer in te delen en een ster te worden in planning.

Structureel aan de slag gaan met beter plannen én je tijd slimmer indelen? Lees dan Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Dat helpt je niet alleen om 2 uur op een dag te besparen, maar leert je ook een slim planningssysteem aan waarmee jij niets over het hoofd ziet.

3. Praat niet alleen, maar luister ook

We zeiden het net al: samenwerken gaat om geven en nemen. Dat betekent ook dat je niet alleen maar praat en informatie zendt, maar ook luistert naar de ander. Actief luisteren is de luisterstrategie die wij in onze trainingen gesprekstechnieken aanraden. Luisteren is namelijk écht een vak apart en gaat om meer dan alleen laten binnenkomen wat de ander zegt.

Actief luisteren betekent dat je de ander laat uitspreken en daarbij laat blijken dat je één en al oor bent en hoort wat hij of zij zegt. Dat zullen de meeste collega’s alleen maar waarderen. Het toont betrokkenheid en interesse, helpt om empathie te tonen als dingen niet soepel gaan bij de ander én het helpt jou om beter te onthouden wat de ander zegt.

Trouwens, actief luisteren betekent ook dat je met volle aandacht naar de ander luistert. Dus spreek elkaar niet alleen even snel bij het koffiezetapparaat aan en bel ook niet alleen als je toevallig net in de auto zit. Daarmee laat je het onbewust lijken alsof je diegene alleen kunt spreken op momenten dat het jou uitkomt – niet heel collegiaal. Nee, plan er echt een gesprek voor in om dingen door te nemen. Dat betaalt zich uiteindelijk uit in betere samenwerkingen, betere resultaten en daarmee ook juist tijdwinst.

4. Werk ook online met elkaar samen

Voor een duurzame samenwerking hoef je echt niet elke dag in dezelfde open kantoortuin te zitten. Tegenwoordig zie je steeds vaker online samenwerkingen. Het kan best zijn dat jij en je collega vaak niet samen op kantoor zijn, maar wel in contact moeten blijven voor projecten. Gelukkig kan online samenwerken prima.

Op Instagram delen we op de accounts van Björn en Tijdwinst regelmatig handige tips voor tools en gadgets die jou en je collega’s helpen om ook vanaf afstand samen te werken én om bepaalde processen efficiënter te maken. Een paar van onze beste tooltips zijn:

• Trello, Monday of Asana: de projectmanagementtools die we net al tipten. Handig om altijd overzicht te hebben!
• G-suite (met o.a. Google Docs) of Microsoft Office 365: om online documenten te delen, tegelijk in hetzelfde document te werken of gewoon altijd toegang te hebben tot elkaars bestanden (zonder die steeds over en weer te moeten mailen).
• Teams, Google Meet of Zoom: voor videocalls als het belangrijk is om elkaar te spreken in plaats van enkel heen en weer te mailen.
• Outlook-agenda of Google Calendar: handig om je collega ook toegang toe te geven als jullie regelmatig moeten afspreken voor de samenwerking. Dan wordt afspraken inplannen een stuk makkelijker.

5. Geef constructieve feedback én vraag om feedback

Zelfs de beste duurzame samenwerkingen kennen hobbels.  Zoals sprookjeskoppels ook weleens discussies hebben over slingerende onderbroeken en niet uitgeruimde vaatwassers, zo kunnen ook in een zakelijke relatie scheurtjes komen. Gelukkig zijn die met constructieve feedback vaak prima te verhelpen of op z’n minst te verminderen. 

Stoor je je ergens aan bij je collega? Zeg er dan altijd iets van, maar wel op een constructieve manier. Op die manier kan de ander iets van je feedback leren. Belangrijk hiervoor is dat je je feedback heel concreet maakt (door er een voorbeeld bij te halen), de feedback vanuit jezelf brengt (“Het valt mij op dat…” in plaats van “Jij doet altijd zo…”) en dat je feedback altijd face-to-face (of eventueel via een videocall, maar zeker niet per e-mail of WhatsApp) brengt. Goede feedbackmodellen die je een handje helpen, zijn de ik-ik-jij-methode en de 4G’s.

Ook belangrijk: vraag zelf om feedback. Met deze voorbeelden van feedbackvragen bijvoorbeeld. Voel je daar dan niet door aangevallen, maar kijk wat je ervan kunt leren. Daar word je zelf beter van én wordt jullie samenwerking ook (nog) beter op.

6. Introduceer de 1-op-1-lijst voor betere samenwerking én meer focus

Je herkent vast wel dat je regelmatig wordt gestoord voor losse vragen op verzoekjes. Je zit net ergens middenin als je voor je collega een document moet opzoeken, moet helpen met een e-mail of een briefing voor je kiezen krijgt waar je net niet op zat te wachten. Ook andersom is het niet fijn voor collega’s als je steeds bij hen op de schouders tikt of een berichtje in de chat gooit.

Gooi het over een andere boeg: start een 1-op-1-lijst en overtuig je collega’s om dat ook te doen. Een 1-op-1-lijst is een lijst waarop je per collega noteert welke vragen of verzoeken je aan diegene hebt. In plaats van met elk verzoek à la minute op je collega af te stappen, spaar je die vragen en verzoeken dus op. Plan na een paar dagen of een week een afspraak en leg dan alles in één keer voor.

Hiermee bespaar je jezelf én je collega tijd en respecteer je de focustijd en planning van de ander. Daar maak je vrienden – of nee: goede collega’s – mee. 

7. Communiceer kort en duidelijk

Nog iets waarmee je samenwerkingen goed houdt én tijd kunt besparen, is met korte maar krachtige communicatie. Lange meetings met agenda’s met 20 punten zijn nergens voor nodig. Ellenlange e-mails ook niet. Nogmaals: respecteer de tijd en focus van je collega. Dat doe je onder andere door kort en krachtig te communiceren. Dat scheelt jou kostbare tijd en zorgt er ook voor dat je collega zich goed kan concentreren op het werk en zich niet aan jou gaat storen.

Kort en krachtig communiceren betekent bijvoorbeeld:

• Kom in een e-mail direct tot de kern. Zorg voor een duidelijke onderwerpregel en omschrijf in de e-mail heel concreet wat je wanneer van je collega verwacht.
• Vermijd onnodige CC’s. Je hoeft niet het hele kantoor in de CC te zetten. Zet mensen alleen in de CC-regel als je dat met een duidelijke reden doet (en zet dan bij voorkeur bovenaan de e-mail waarom je diegene in de CC zet).
• Moet je iets lastigs uitleggen? Plan een meeting in. Het werkt averechts als je daar een lange e-mail over gaat typen waar de ander nog niet uitkomt. Een meeting is dan efficiënter.
• Plan voor een meeting niet meer tijd in dan nodig. Een meeting hoeft niet standaard één uur te duren.
• Bereid je altijd voor op een gesprek. Schrijf bijvoorbeeld op welke vragen je hebt voor de ander. Dan gebruiken jullie de tijd goed.

Oh ja, wel een kleine kanttekening. Kort en krachtig communiceren betekent niet dat je nooit over koetjes en kalfjes praat. Ook koffiezetapparaatgesprekken zijn onderdeel van een goede, duurzame samenwerking. Hoeft maar een paar minuten van je tijd te kosten, maar kan veel goeds doen.

Weet je dat een collega net een kleintje heeft gekregen? Vraag hoe het gaat. Is de freelancer met wie je werkt net terug van een indrukwekkende reis? Informeer hoe het was en neemt de tijd om de indrukwekkende foto’s onder palmbomen te bekijken. Het zijn de kleine dingen waarmee je in een duurzame samenwerking het verschil kunt maken.

Duurzaam én slim samenwerken? Leer het bij onze cursus timemanagement

Je hebt het vast door inmiddels: timemanagement en goed samenwerken hebben veel met elkaar te maken. Als jij je planning op orde hebt, bondig communiceert en je collega altijd op tijd aanhaakt, maak je daar vrienden (nee, goede collega’s) mee. Daarmee leg je de basis voor duurzaam samenwerken én het levert jou ook nog meer productiviteit, meer focus en meer resultaat in minder tijd op. Klinkt als een win-win, toch?

Wil je verder in dit thema duiken en slimmer met je kostbare tijd omgaan, nooit meer worstelen met een overvolle inbox, je to-do-list voortaan wél afgevinkt krijgen én meer uit de samenwerking met collega’s halen? Onze cursus timemanagement leert het je. In maar 1 dag en met een praktische insteek. Meld je direct aan!

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit het hele land om slimmer (samen) te werken. We geven praktische 1-daagse trainingen over onderwerpen als timemanagement, gesprekstechnieken, feedback geven en thuiswerken. Zo leer jij om meer uit je werkdagen én meer uit samenwerkingen te halen. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of schrijf je direct in voor een training.

• 1-daagse training Timemanagement | Blog
• 1-daagse training Feedback geven | Blog
• 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
• 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
• 1-daagse training Assertiviteit | Blog
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog