We hebben het vast allemaal wel eens meegemaakt: aan het begin van een nieuw project wordt er eindeloos vergaderd, gediscussieerd en wéér een nieuwe meeting ingepland om ideeën en meningen af te stemmen. Het voelt belangrijk. Alle neuzen moeten immers dezelfde kant op wijzen, toch? Maar als je écht tijd wilt besparen en eindeloze herhaling wil vermijden, zijn de juiste communicatietechnieken belangrijker dan je denkt.

In een ideale wereld beschikt elke medewerker over de basisvaardigheden van goede communicatie. Iedereen begrijpt elkaar, niemand hoeft dingen opnieuw uit te leggen en er blijft zelfs tijd over aan het einde van de dag. Onmogelijk? Absoluut niet, want met deze communicatietechnieken kom je al een heel eind. 

Wat komt aan bod:

  1. We beginnen bij het begin: welke manieren van communiceren zijn er?
  2. Welke communicatietechnieken zijn er?
  3. Hoe kan je een boodschap helder en beknopt overbrengen?
  4. Wat zijn de beste manieren om misverstanden in communicatie te voorkomen?
  5. Veelgestelde vragen over communicatietechnieken

We beginnen bij het begin: welke manieren van communiceren zijn er?

Er zijn verschillende manieren waarop kenniswerkers op kantoor met elkaar communiceren.

De betekenis van communiceren is: het uitwisselen van informatie, gedachten of gevoelens tussen mensen door middel van woorden, gebaren, signalen of schriftelijke middelen.

Denk aan persoonlijke gesprekken bij het koffieapparaat of tijdens een meeting met een collega, telefonische overleggen, e-mails, en het gebruik van platformen, zoals Teams of Slack. Ook vinden er steeds meer virtuele gesprekken plaats via tools als Zoom.

Deze communicatievormen kunnen worden ingedeeld in drie categorieën: verbale communicatie (waarbij gesproken wordt), non-verbale communicatie (zoals lichaamstaal) en digitale communicatie (waarbij beide elementen samenkomen).

Dit klinkt simpel, maar toch gaat het in de praktijk vaak genoeg mis als het op communicatietechnieken aankomt. Tijd om daar verandering in te brengen. Want wat zijn communicatietechnieken?

Welke communicatietechnieken zijn er? 

Misschien denk je bij de term ‘communicatietechnieken’ aan je opleiding of een boek vol met suffe theorieën, maar het is allesbehalve ingewikkeld. Je kunt communicatietechnieken zien als tools om een gesprek beter te laten verlopen. Je voorkomt misverstanden door doelgericht te communiceren en daardoor bespaar je tijd. 

Dus, wat voor soort communicatietechnieken kun je toepassen?

Actief luisteren

Iets wat enorm belangrijk is bij een werkoverleg of brainstormsessie: actief luisteren. En dan bedoelen we niet alleen naar jezelf, maar naar wat de ander zegt. Denk je: hoe kan ik mijn luistervaardigheden verbeteren? Dit doe je met behulp van verschillende luistersignalen, zoals oogcontact maken, knikken en bevestigen dat je luistert. 

Samenvatten en parafraseren

Herhaal of vat samen wat de ander heeft gezegd om zeker te weten dat je het goed begrepen hebt. Door dit vaker toe te passen, voorkom je miscommunicatie, zorg je ervoor dat iedereen op één lijn zit en hoef je het vervolgens niet weer te bespreken. 

Voorbeeld:
“Dus, als ik het goed begrijp…(samenvatting van het verhaal). Klopt dat?”

Open vragen stellen

Door wat vaker open vragen te stellen aan je collega’s, geef je hen de ruimte om gedachtes en gevoelens te delen. Dit zorgt uiteindelijk voor meer diepgang en duidelijkheid. Pas dit vooral toe bij collega’s die geen open boek zijn. Het kan ietwat introverte types helpen om ook hun hart te luchten, wat de samenwerking uiteindelijk kan versoepelen. 

Voorbeeld:
In plaats van: “Heb je de planning af?”, kun je beter vragen: “Hoe heb je de planning aangepakt en ben je nog tegen dingen aangelopen?”

communicatietechnieken

Non-verbale communicatie

Non-verbale communicatie is op de werkvloer minstens zo belangrijk als verbale communicatie. Je lichaam spreekt boekdelen, dus probeer hier aandachtig op te letten. Hoe je non-verbale communicatie het beste in kunt zetten? Let op je houding en gezichtsuitdrukking, probeer deze open en toegankelijk te houden. Zo verbeter je de samenwerking, waardoor miscommunicaties minder snel voorkomen. 

Voorbeeld:
Tijdens een teamvergadering glimlach je (overdrijf dit niet!), zit je rechtop en maak je regelmatig oogcontact met je collega’s. Dit laat zien dat je actief betrokken bent bij het gesprek.

Assertief communiceren

Wanneer je assertief bent in je communicatie, dan breng je een boodschap helder over, zonder vaagheden of overbodige details. Ook houd je tijdens je verhaal rekening met je eigen behoeftes én die van de ander. Kortom, je bent snel, direct en duidelijk!

Storytelling gebruiken

Om je verhaal duidelijk over te brengen en miscommunicatie op de werkvloer te voorkomen, is het belangrijk om storytelling in je verhaal toe te passen. Zo houd je de aandacht van de luisteraar vast en is je eigen verhaal ook beter te begrijpen. 

Voorbeeld:
In plaats van te zeggen: “We moeten efficiënter werken”, kun je een concreet voorbeeld geven. “Vorig jaar zorgde het invoeren van een overzichtelijke contentplanning ervoor dat we vooruit konden werken en minder stress hadden.”

Hoe kan je een boodschap helder en beknopt overbrengen?

De verschillende communicatietechnieken voor het voeren van een gesprek zijn er. Maar hoe kan je een boodschap helder en beknopt overbrengen? Welke communicatietechnieken pas je toe? En hoe zorg je ervoor dat dit uiteindelijk tijd zal besparen?

Dat doe je door… dit stappenplan te volgen:

  • Wees voorbereid. Bedenk van tevoren wat je wil zeggen, zodat je boodschap duidelijk en gestructureerd overkomt. Door je gedachten van tevoren op een rijtje te zetten, voorkom je een warrig verhaal. 
  • Begin positief. Wat er ook besproken wordt, het is lekker om een gesprek positief te starten. Of dit nu een compliment over de schoenen van je collega is of iets anders leuks, het zet de toon van een gesprek.
  • Wees concreet en duidelijk. Jij draait niet om de hete brij heen, maar bent duidelijk en straight to the point. Je komt met feiten en voorbeelden, zodat jouw collega’s exact weten wat je bedoelt. 
  • Je komt met oplossingen en afspraken. Je gooit ideeën op tafel, vraagt je collega’s om input en onderneemt actie. 

Tip: laat OMA thuis. OMA is een gesprekstechniek die voorkomt dat onnodige informatie of emoties het gesprek onnodig beïnvloeden. De afkorting OMA staat symbool voor zaken die het verhaal niet beter of sterker maken, zoals oude ervaringen, persoonlijke vooroordelen of afleidende bijzaken. Bespaar tijd en focus je op de kern.

Wat zijn de beste manieren om misverstanden in communicatie te voorkomen?

Om miscommunicatie te voorkomen kun je (behalve het toepassen van de communicatietechnieken natuurlijk) rekening houden met de volgende tips. Wat zijn de beste technieken voor conflictbeheersing in communicatie?

Zorg voor gezamenlijke context

Staat er een meeting op de agenda? Zorg dan dat iedereen dezelfde achtergrondinformatie heeft. Ga je bijvoorbeeld de resultaten van een project bespreken, maar heeft de helft van de collega’s nog geen zich op de cijfers, deel relevante informatie dan van tevoren. Of bespreek het aan het begin van de meeting, zodat iedereen met dezelfde kennis aan tafel zit en je tijd kunt besparen. 

Check regelmatig bij elkaar

Merk je dat meetings met collega’s vaak eindigen in een miscommunicatie? Check dan wat vaker bij elkaar. Ook korte gesprekjes, tussen de normale meetings door, kunnen effectief zijn. Zo controleer je ook of iedereen nog op dezelfde lijn zit en worden kleine misverstanden snel opgelost. 

Doe geen aannames

Helaas doen wij mensen dit héél snel, maar probeer je ervan bewust te zijn om niet te veel aannames te doen. Ervan uitgaan dat iedereen het wel snapt, ervan uitgaan dat niemand vragen heeft of ervan uitgaan dat het wel goed komt: het zijn aannames die uiteindelijk voor miscommunicaties kunnen zorgen. 

Hier komt de communicatietechniek NIVEA om de hoek kijken. De gesprekstechniek NIVEA is een afkorting die staat voor Niet Invullen Voor Een Ander.

NIVEA is overigens niet alleen op de werkvloer belangrijk, maar kan ook zeker in het dagelijks leven toegepast worden. 

En, er is er nog één! Om het af te leren…:

De ANNA-gesprekstechniek. De afkorting ANNA staat voor: Altijd Navragen, Nooit Aannemen.

Dus, ook hier geldt dat je geen aannames moet doen, maar door moet vragen om miscommunicatie te voorkomen. 

Vermijd jargon

Het is hartstikke tof dat jij zoveel kennis hebt en kunt praten met ingewikkelde vaktermen, maar dit maakt de communicatie absoluut niet helder. Vooral wanneer collega’s van verschillende afdelingen zich bij elkaar voegen, dan kun je jargon beter vermijden. Mogelijk wordt je boodschap verkeerd begrepen en kost het je uiteindelijk alleen maar extra tijd omdat je opnieuw je verhaal moet doen. 

@tijdwinst 💬 “Hetgene wat mensen zien, wat ze voelen, wat wordt gedacht… dat zijn allemaal andere dingen. En daar moet je het veel met elkaar over hebben.” Iemand vertrekt vroeg. Wat je níet ziet: de laptop die ’s avonds om zeven uur weer opengaat. Het werk in de trein. De uren die op een ander moment gemaakt worden. Maar niemand zegt het. En zo ontstaan aannames. Groeit irritatie. Zakt de norm weg, zonder dat iemand doorheeft waarom. Luister naar de volledige podcast. Bekijk de link in bio! 🔗 #tijdwinst #tijdwinstpodcast #leiderschap #verwachtingen #werkethiek #teamcultuur #mindthebody #performance #communicatie #teamdynamiek ♬ original sound – Tijdwinst.com

Volg een cursus Time Management

Ellenlange gesprekken en misverstanden met collega’s nemen onwijs veel tijd in beslag. Aan je communicatietechnieken werken is een oplossing, maar vind je het lastig om je manier van werken zelf aan te passen? Volg dan een cursus! Bij de 1-daagse cursus Time Management leer je bewuster met je tijd om te gaan, zodat je met de juiste aandacht meer werk gedaan krijgt. Slimme technieken, methodes en invalshoeken gaan meer rust in je hoofd geven, waardoor je meer grip op de dag krijgt. 

Niet alleen leer je beter en effectiever te communiceren, je leert hoe hoe je jezelf effectief kunt wapenen tegen tijdgebrek, onrust, interrupties en de dagelijkse stortvloed aan e-mails en informatie. 

Tip: in onze boeken Elke dag om 15.00 uur klaar en Full Focus op wat echt belangrijk is lees je alles over het efficiënt indelen van je dag. Koop ze nu.

Klaar dus om helderder te communiceren en minder tijd te verspillen?

Goede communicatie is een must om misverstanden op de werkvloer te voorkomen en tijd te besparen. Het begint allemaal met het toepassen van de juiste communicatietechnieken, zoals actief luisteren, open vragen stellen, samenvatten en non-verbale signalen inzetten. Probeer ook een gezamenlijke context te creëren en regelmatig in te checken met collega’s om misverstanden te voorkomen. Maak je snel aannames? En gebruik je veel jargon? Als je misverstanden wil voorkomen, kun je daar maar beter mee kappen. Effectieve communicatie vraagt om wat oefening, waarbij ook je collega’s mee moeten werken. Maar zodra je begint met helder communiceren, zullen je teamgenoten als snel volgen. Dus, wees het goede voorbeeld.

Veelgestelde vragen over communicatietechnieken

  • Wat zijn de meest effectieve communicatietechnieken voor leidinggevenden?

    Leidinggevenden zijn veel tijd kwijt aan het voeren van gesprekken, ze hebben namelijk met veel personen in een organisatie te maken. Communicatietechnieken die voor leidinggevenden belangrijk zijn, zijn als volgt:

    • Actief luisteren: volledige aandacht geven aan medewerkers om hun zorgen en behoeften te begrijpen.
    • Duidelijke, directe en beknopte communicatie: eenduidig en transparant zijn over verwachtingen en doelen.
    • Empathie: het goed kunnen inleven in de perspectieven en gevoelens van medewerkers.
    • Assertief communiceren: zorg ervoor dat je boodschap niet verloren gaat in een brij van onnodige woorden en zinnen. Denk je: hoe kan ik assertief communiceren zonder agressief over te komen? Dit doe je door tijdens gesprekken rekening houden met eigen belangen, maar ook met die van een ander.
    • Non-verbale communicatie: gebruik maken van lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen om boodschappen te versterken en vertrouwen op te bouwen.

  • Welke communicatiemodellen zijn er?

    Er zijn veel verschillende communicatiemodellen, communicatiemethoden of communicatievormen, maar ik som de meest bekende met voorbeelden voor je op:

    • Het zender-ontvanger model: dit is het basismodel van communicatie waarbij de zender een boodschap verstuurt naar de ontvanger.
    • Het Shannon-Weaver model: dit model ziet communicatie als een proces van zender naar ontvanger via een kanaal. Het benadrukt dat ruis tijdens het versturen van de boodschap de communicatie kunnen verstoren.
    • Het transactionele model: dit model ziet communicatie als een interactief en gelijktijdig proces tussen zender en ontvanger, waarbij beide partijen constant invloed op elkaar uitoefenen.

  • Hoe kan ik mijn communicatie aanpassen aan verschillende doelgroepen?

    Iedere persoon is anders, dus ook iedereen communiceert op z’n eigen manier. Om je communicatie aan te passen aan verschillende doelgroepen, moet je je doelgroep kennen en begrijpen. Weet met wie je een gesprek voert, zodat je kunt inschatten tot welke informatie deze persoon beschikt. Je wil weten of jij en deze persoon een gezamenlijke context hebben. En geef toe: je communiceert nu eenmaal anders met een stagiaire die net begonnen is, dan met een collega waar je al vijf jaar mee samenwerkt.

  • Welke rol speelt empathie in effectieve communicatie?

    Empathie is héél belangrijk bij effectieve communicatie. Het helpt om je in de schoenen van de ontvanger te plaatsen. Dit helpt je om je boodschap op een respectvolle manier over te brengen en ook in te schatten hoe deze persoon zich mogelijk voelt. Dit draagt bij aan effectieve communicatie, omdat je op deze manier in kunt schatten of de boodschap goed overgekomen is.

  • Welke technieken helpen bij het geven en ontvangen van feedback?

    Ga jij een gesprek aan waarbij je feedback moet geven, dan zijn er communicatietechnieken die je hierbij kunnen helpen.

    • Actief luisteren: richt je aandacht op de ontvanger. Maak oogcontact en herhaal belangrijke punten om duidelijk te maken dat je interesse hebt en luistert.
    • Samenvatten en parafraseren: vat de kern van het verhaal samen om te laten zien dat je het verhaal begrijpt.
    • Non-verbaal communiceren: let op je lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen om de boodschap te verzachten. Een smile kan wonderen verrichten.
    • Assertief communiceren: wees duidelijk en direct, zonder omwegen. Houd rekening met zowel jouw belangen als die van de ander.
    • Storytelling gebruiken: maak je feedback concreter met voorbeelden. In plaats van alleen te zeggen wat de ander moet doen.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.

Populaire trainingen: