Wanneer je een groot deel van je werkdagen vult met taken die weinig nut hebben, doe je jezelf tekort. Sommige mensen hebben een paar van zulke taken, anderen zien ze zelfs deel uitmaken van hun volledige functie. In zo’n geval heb jij een “bullshit job”; een term uit het boek ‘Bullshit Jobs: a theory’ van antropoloog David Graeber.

“Bullshit jobs” zijn banen waarvan zelfs degenen die ze uitvoeren, niet goed kunnen rechtvaardigen waarom ze bestaan, maar toch doen alsof er een reden voor is. Denk aan een receptioniste die alleen maar een bureaustoel warm houdt zodat haar manager kan zeggen dat hij “een heuse personal assistent heeft”.  

Zoiets kan impact hebben op je eigenwaarde, want de meesten van ons willen het gevoel hebben dat ze iets bijdragen. Als je jezelf echter in een onzinnige baan bevindt, kan dit leiden tot frustratie en een lage zelfwaardering. De motivatie om te werken vermindert, en uitdaging ontbreekt, waardoor ontevredenheid en desinteresse op de loer liggen. Inge en ik spraken er over in de tweede aflevering van de Tijdwinst Podcast:

 

De ontdekking van dit “Bullshit”-fenomeen zette mij aan het denken over mijn eigen werk. Niet omdat ik twijfel aan de waarde van mijn baan; integendeel, ik beschouw mijn werk als zinvol. Elke dag ga ik met plezier aan de slag en ik merk dat mijn inspanningen meetellen. Ik motiveer cursisten om hun tijd effectiever te benutten, stuur medewerkers aan die vol passie aan de slag gaan, en voer waardevolle gesprekken met mijn trainers. Daarom zou ik mijn functie zeker niet als “bullshit” omschrijven. Bepaalde taken daarentegen wel:

“Bullshit tasks”, noem ik ze. Klussen waar ik het nut niet (meer) van inzie en waar ik eens kritisch naar moet kijken.

Iedereen heeft die, maar als time management expert en productiviteitsfanaat kan ik me dat natuurlijk niet veroorloven. Ik besloot daarom om mijn takenpakket eens grondig onder de loep te nemen. 

Dit is hoe dat ging:

Van onzin naar impact: “bullshit tasks” schrappen in 4 stappen

In een vorig artikel besprak ik uitgebreid het fenomeen ‘Bullshit Jobs’. Heel kort samengevat: Enkele jaren geleden riep Graeber op om hem te schrijven als mensen hun baan nutteloos vonden. Duizenden reageerden en legden gedetailleerd uit waarom ze hun werk als onzin beschouwden. Graeber identificeerde vervolgens vijf categorieën “bullshit”-banen:

  • “Flunkies“: Banen die status verlenen aan hogere personen of de organisatie, zoals receptionisten die vooral uiterlijke schijn creëren door in de hal te zitten zonder telefoontjes te beantwoorden
  • “Goons“: Functies met een agressief component die vooral bestaan vanwege concurrentie, zoals bedrijfsjuristen, marketeers en telefonische verkopers. 
  • “Duct tapers“: Banen die problemen oplossen die niet zouden bestaan als het proces goed werkte, zoals klantenservicemedewerkers die problemen verzachten in plaats van oplossen. 
  • “Box tickers“: Banen die procedures en audits uitvoeren, enkel om te voldoen aan regels, inclusief dossierbeheerders en auditors. 
  • “Task masters“: Managers die vaak overbodig lijken doordat ze vooral controleren of onzinnig werk creëren om vervolgens te kunnen controleren, wat veel werknemers als nutteloos beschouwen. 

Voor de duidelijkheid: ik zeg niet dat deze functies bullshit zijn. Mensen meldden zichzelf bij Graeber en gaven zelf aan: “mijn functie is eigenlijk zo nutteloos dat het geen bestaansrecht zou mogen hebben.”

Anyway, toen ikzelf op taakniveau naar mijn werk ging kijken, viel me op dat bepaalde taken moeiteloos in één van deze categorieën pasten. Er waren namelijk momenten waarop ik me simpelweg een “box ticker” voelde; denk aan de eindeloze regels voor diverse audits en certificeringen. Of neem de review-tool die we gebruiken: die veroorzaakt zo vaak problemen dat ik me ook regelmatig een “duct taper” voel. Steeds weer moest ik de klant uitleggen waarom het niet functioneerde en waarom dit vervelend was, in plaats van op zoek te gaan naar echte oplossingen.

En dan zijn er nog mijn taken als manager: ik houd regelmatig in de gaten of alles tijdig wordt opgepakt door mijn collega’s op de backoffice. Ook let ik erop of de gezamenlijke inbox elke dag leeg is en of facturen op tijd worden verstuurd. Wat blijkt? Ze houden zich allemaal keurig aan de afspraken. Geen reden dus om eens een kritische noot te kraken. Voor je het weet ben je in de rol van de ‘Task master’ beland. Lekker is dat. 

Ik realiseerde me dus dat veel van deze taken zinloos bleken. Misschien waren ze ooit noodzakelijk, maar nu waren ze dat niet meer. Ik zou sommige prima kunnen schrappen. Anderen delegeren. Of misschien minder frequent kunnen uitvoeren. Niet alleen zou dit mijn productiviteit en efficiëntie verhogen, maar ook mijn werkplezier en dat van iedereen om me heen.

Ik bracht mijn taken daarom terug naar de essentie. Dit is hoe ik het deed en hoe jij het zelf kunt doen:

1. Breng in kaart wat je doet

Noteer eens alle taken en projecten waar je momenteel mee bezig bent. Wat zijn je dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse verantwoordelijkheden? Met andere woorden, waaraan besteed je jouw tijd? Zijn er regelmatige verplichtingen zoals afspraken en vergaderingen? Vloeien hier nog andere taken uit voor? Zet dit alles op een lijst en vul deze lijst gedurende een week aan.

In mijn geval varieerde het van kleine administratieve taken, zoals het verwerken van facturen, tot grotere projecten zoals de lancering van een nieuwe website.

Bullshit tasks

2. Bepaal waarmee jij je wilt bezighouden

Het is begrijpelijk dat bepaalde taken je kunnen irriteren, maar het is nog belangrijker om je te concentreren op wat je echt graag wilt doen. Welke projecten en activiteiten zijn jouw kostbare tijd en inzet wél waard? Welke taken wil je dagelijks, wekelijks en maandelijks prioriteit geven? Zijn er zaken die vaak ondergesneeuwd raken? Worden ze vaak verwaarloosd door die “bullshit-tasks”? Neem even de tijd om hierover na te denken en besluit waar je je op wilt focussen.

In mijn geval bleken dat de creatieve taken. Daar zou ik meer aandacht aan willen besteden. Projecten waarmee we veel geld kunnen besparen natuurlijk ook.

3. Snoei in wat niet relevant is

Ik kan niet alles doen en ik vind ook niet alles even belangrijk. Daarom moet ik bewuste keuzes maken:

Ik schrap alles dat niet relevant is

Soms sluipen bepaalde taken ongemerkt ons dagelijkse werk binnen. We voeren ze uit zonder echt te overwegen waarom we ze doen en of ze werkelijk waarde toevoegen. Deze taken zijn overbodig en we voeren ze enkel uit omdat we dat “altijd zo gedaan hebben”. Dergelijke taken kunnen met gemak worden geschrapt.

In mijn situatie ging het om tal van statistieken en audits voor controles die eigenlijk geen meerwaarde bieden. Ook onze wekelijkse stand-up vergadering op maandag, waarin we onze plannen voor de week bespraken, was saai. We hebben nu een meer informele (digitale) koffiemoment, waarbij we het over het weekend hebben en vervolgens direct aan de slag gaan.

Taken die buiten mijn functiepakket vallen, terugleggen

Af en toe worden er taken aan ons toegewezen die eigenlijk niet binnen ons functiegebied vallen. Misschien heb je een keer moeten bijspringen of ondersteunen, maar nu rust de verantwoordelijkheid nog steeds op jouw schouders. Hoe is dat gebeurd? Leg zulke taken terug bij de juiste personen en functies en schroom niet om hierover het gesprek aan te gaan. Wees duidelijk over je grenzen.

In mijn geval ging het om taken zoals het opstellen van offertes en het voeren van introductiegesprekken, die eigenlijk niet onder mijn gebruikelijke taken vielen. Daarom heb ik besloten om een tweede accountmanager aan te nemen.

Delegeren wat ik niet per se hoef te doen

Sommige taken zijn uiterst waardevol en moeten zeker uitgevoerd worden, maar ze hoeven niet per se door mij gedaan te worden. Misschien ontbreekt me de tijd of is er iemand anders die er graag van wil leren. In zulke gevallen is delegeren een slimme zet. Zie het als een groeikans en delegeer het aan de ander.

In mijn situatie betrof dit bijvoorbeeld het opstellen van contracten en algemene voorwaarden. Deze zijn van groot belang, maar zijn niet aan mij besteed. Onze accountmanager Ghislen heeft een achtergrond in rechten en is graag bereid deze taken op zich te nemen. Ik ben blij dat ik er vanaf ben.

Outsourcen waar ik geen tijd voor heb

Voor sommige taken is er een externe professional of bureau die ze beter kan uitvoeren dan ikzelf. Durf zulke taken uit handen te geven. Ja, dit brengt kosten met zich mee, maar wellicht vind je het de investering waard. Als iemand anders de taak namelijk efficiënter, sneller of voordeliger kan uitvoeren, is outsourcing een verstandige optie.

In mijn situatie ging het om het beheren van onze sociale media kanalen. Ik en mijn collega Inge hadden er simpelweg geen tijd voor. Daarom hebben we besloten dit uit te besteden. Laat iemand anders maar de hele dag bezig zijn met het verzamelen van likes.

Taken efficiënter aanpakken of minder vaak uitvoeren

Bepaalde taken voelen misschien als bullshit, maar eigenlijk zijn ze dat niet. Het kan zijn dat je er een hekel aan hebt, maar ze zijn nu eenmaal essentieel. Wanneer deze taken aanzienlijk veel tijd opslokken en je stress bezorgen, is het verstandig om te onderzoeken hoe je ze slimmer kunt aanpakken of minder frequent kunt uitvoeren.

In mijn geval word ik geconfronteerd met een hoop administratieve werkzaamheden. Niet echt mijn favoriete bezigheid. Maar hoe vaker ik ze uitvoer, des te meer tijd ze in beslag nemen. Als ik bijvoorbeeld wekelijks facturen verwerk, kost het me ongeveer een uur. Doe ik het maandelijks dan dan is het maar anderhalf uur. Scheelt me toch weer tijd… 

Tijdens dit snoeien kom je taken tegen die lijken op Graebers vijf bullshit-categorieën. Soms voel jij je ‘Task master’, een ‘Flunkie’ of een Goon. Schrap in dit soort klussen want ze hoeven niet te gebeuren. In ieder geval niet door jou.  

4. Werk vanuit een basisopstelling

Nu je helder hebt welke taken je wilt oppakken en welke noodzakelijk zijn, raad ik je aan om deze taken in je planning op te nemen. Ikzelf werk met een basisopstelling. Regelmatige vergaderingen krijgen een plekje in mijn agenda, maar ik reserveer ook wekelijks tijd voor het afhandelen van mijn e-mails en diverse administratieve taken. Dit zijn de activiteiten die prioriteit krijgen. Benieuwd hoe je dit het beste kunt aanpakken? We hebben een uitgebreid artikel geschreven dat je hierbij kan helpen.

Bullshit tasks

Kortom: focus op wat echt telt

Het is onvermijdelijk om af en toe verschrikt te raken in een web van “bullshit tasks”. Voor je het weet, houd jij je bezig met taken die hun doel lijken te missen en die slechts tijd verspillen en energie opslokken. Mijn werk is daarin geen uitzondering. Het lezen van het boek ‘Bullshit Jobs’ maakte me hiervan bewust en spoorde me aan om kritisch naar mijn eigen takenpakket te kijken.

Taken die onder ‘flunkies’, ‘goons’, ‘duct tapers’, ‘box tickers’ en ’task masters’ vielen, moesten sneuvelen. Daarvoor moest ik kritisch kijken naar mijn taken en hun nut opnieuw beoordelen. Klussen die geen waarde hadden, werden resoluut geschrapt; taken die elders beter konden worden uitgevoerd, werden gedelegeerd; en zaken die slimmer kunnen, werden efficiënter opgepakt.

Het resultaat is een gestroomlijnde, efficiëntere aanpak van mijn werk, waarbij ik me richt op wat werkelijk belangrijk is. Door mijn taken terug te brengen naar hun essentie, ontstaat er ruimte voor creativiteit, groei en impact. Ik hoop dat dit jou ook aanspoort om eens kritisch te kijken naar jouw drukke takenpakket: wat voegt waarde toe en wat is simpelweg bullshit?

Björn Deusings
Time management expert
Directeur Tijdwinst.com

Verder lezen over werken met impact?

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog