2 redenen om je ‘out of office’ in Outlook vaker te gebruiken

2 redenen om je ‘out of office’ in Outlook vaker te gebruiken

Ken jij ze ook? Mensen die meteen na het e-mailen bellen om te vragen of je hun bericht wel hebt gezien?

Dit kun je voorkomen. Door – heel eenvoudig – je ‘out of office’ in Outlook (of elk ander e-mailprogramma) vaker en op een creatievere manier te gebruiken. De meeste mensen zetten deze melding alleen aan wanneer ze op vakantie gaan. Dat komt meestal neer op zo’n twee tot drie keer per jaar. Maar waarom zou je ‘out of office’ reply niet gebruiken wanneer je bijvoorbeeld een ochtend of middag niet in de gelegenheid bent e-mails te lezen omdat je even geconcentreerd aan een klus wilt werken? Hiermee sla je namelijk twee vliegen in één klap: de verwachting van mensen die je berichten sturen is veel beter gemanaged en je bouwt voor jezelf meer gemoedsrust in je dag.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Tip: altijd haast en stress? Volg onze 1-daagse cursus time management!
Meer weten?

Zo voorkom je dat je bij het uitwerken van bijvoorbeeld een nieuw plan, in je achterhoofd continu denkt aan alle e-mailberichten die ondertussen binnenkomen waarop je nog moet reageren. En tegelijkertijd voorkom je de ‘heb je mijn e-mail gezien’-telefoontjes. Let wel op dat je de inhoud van je ‘out of office’ melding elke keer even aanpast aan de situatie. En vertel mensen hierin wat ze kunnen doen bij écht dringende zaken. Laat ze bijvoorbeeld een sms sturen naar je mobiele telefoon of iemand anders bellen als er echt nood aan de man is.

Extra tip: gebruik je je ‘out of office’ tijdens je vakantie? Natuurlijk doe je dat! Anders kun je nooit écht van je welverdiende rust genieten. Wees slim en zet in je ‘out of office’ dat je pas een of twee dagen later terugbent dan je daadwerkelijk weer op kantoor bent. Zo creëer je voor jezelf na terugkomst de ruimte om bijvoorbeeld je inbox bij te werken en overzicht te krijgen, voordat ‘de buitenwereld’ weer aanklopt. Met deze extra ruimte voorkom je dat je niet gelijk weer toe bent aan vakantie.

Hoe manage jij verwachtingen van mensen die met jou communiceren? Heb je tips voor het gebruik van de ‘out of office’? Deel ze hieronder in de reacties.

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!
Over de auteur

Gerald Essers • samen met mijn team bij Time Management.net help ik mensen en organisaties om met onze cursus time management hun tijd zo optimaal mogelijk te benutten door slimmer te werken. We inspireren vele grote en kleine organisaties in binnen- en buitenland waaronder: Shell International, Vodafone, Siemens, RTL Nederland, Rabobank, HP, L’Oréal, Heineken, diverse ministeries en universiteiten.

Trackbacks

  1. […] mensen die het minste hinder ervaren om na hun vakantie weer aan het werk te gaan. – Zet je out of office twee dagen langer aan dan strikt noodzakelijk. Dat geeft je de ruimte om weer rustig op te starten, […]

X