De kantoortuin is de plek waar jouw concentratie een trage en pijnlijke dood sterft. Omgeven door collega’s die luidkeels telefoneren, een stagiaire die om de haverklap aan je bureau staat en een printer die het niet geregeld krijgt. Stuk voor stuk dingen die jouw concentratie en focus doen kelderen. Een stilte werkplek biedt de oplossing. Dit waarom dat wonderen doet voor je creativiteit en hoe je er een creëert. Verklapt: wees creatief en gebruik wat je hebt.
Waarom zo’n kantoortuin killing is voor je concentratie en productiviteit
En een plek om je af te zonderen? Die is er niet echt. De werkvloer is ingericht met het gedachtegoed flexibiliteit en openheid aan te moedigen. Alles behalve innovatief vind jij. Want je concentreren op het schrijven van een rapport, op een plek die tevens wordt gebruikt om te vergaderen, te brainstormen en telefoontjes te plegen? Hm, nee.
Zoiets biedt jou namelijk 0% privacy en 100% kakelende collega’s. En het erge is: jij bent er daar één van. Daar kun je vrij weinig aan doen, want we zijn nu eenmaal sociale wezens. Indien je dan ook de mogelijkheid hebt om een collega in de cubicle naast je een vraag te stellen, doe je dat.
- Zo’n kantoortuin bevordert dan ook geklets. Alleen: de communicatie die plaatsvindt is kwalitatief laag, wijst onderzoek uit.
- Daarnaast leidt het werken in een rumoerige open ruimte tot het ervaren van (meer) stress.
- Niet alleen heb je hierdoor een lagere werktevredenheid,
- het kan je zelfs ziek maken. Het ziekteverzuim ligt 62% hoger bij mensen die in een open ruimte werken dan die wat in rust en stilte hun werkzaamheden verrichten.
- Ook de productiviteit en kwaliteit van je werk laten het na. Je blijkt twee keer zo lang over je werk te doen en maakt er 50% meer fouten door.
Werken in een kantoortuin is dus ronduit een belabberde manier om je werk te verrichten. De werkzaamheden die je doet laten het na in kwaliteit en er is ook nog eens een grote kans dat jij je zowel mentaal als fysiek slecht door voelt:
Want dingen zoals hoofdpijn, vermoeidheid, hoge bloeddruk, griep of uitputting? Ja, die ontstaan daardoor. De dynamiek van zo’n open plek kan er zelfs voor zorgen dat teamleden zich onzeker, overprikkeld en zelfs agressief voelen.
80% van de bedrijfsartsen ziet dan ook dat werknemers hierdoor stress ervaren. 60% noemt hoofdpijn en ruim een derde van de artsen zegt dat werknemers met een burn-out kampen vanwege de kantoortuin.
Nu heb jij als werknemer natuurlijk vrij weinig te zeggen over de werkplekindeling. Je kunt moeilijk een klusbedrijf inhuren om overal muurtjes te laten plaatsen. Wel kun je het gesprek aangaan met je leidinggevende. Hem of haar wijzen op de nadelen hierboven en praten over de gevolgen die het op de productiviteit en de (mentale) gezondheid van het team heeft.
En kom dan ook met een oplossing:
Een pleidooi voor stilteplekken op kantoor
Nu wordt er vaker aangeraden om een noise cancelling headset te dragen indien je in een kantoortuin werkt. En hoewel dat zeker een verschil maakt, is het slechts een escape. Geen echte oplossing. Je hoort misschien wel niets, maar ziet daarentegen alles wat er om je heen gebeurt. Je raakt dus alsnog afgeleid.
De enige manier om je concentratie en productiviteit te waarborgen is door stilteplekken te creëren: plekken of ruimtes waar kenniswerkers zich kunnen terugtrekken.
Zo’n stilte werkplek stelt hen in staat geconcentreerd hun werk te kunnen doen, maar ook om rustig te overleggen of te telefoneren zonder te vrezen dat ze anderen afleiden of erbij betrekken.
Je zult dan al snel zien dat als je de mogelijkheid hebt om je even terug te trekken, jij je vitaler voelt. Je ervaart minder stress, maakt minder fouten en dat ziekteverzuim? Loopt ook terug.
Mooie bijkomstigheid is dat een stilteplek jouw creativiteit en innoverend denken voedt. Niet heel gek, als je nagaat dat absolute rust en stilte je helpt focussen op je gedachten en emoties. Hierdoor is het voor je brein makkelijker om nieuwe verbindingen te leggen en nieuwe oplossingen voor problemen te bedenken.
Laat rust en stilte dus deel uitmaken van de werkplek; er zijn allemaal maar voordelen te vinden.
3 manieren waarop je een stilte werkplek kunt creëren
Nu kun je misschien wat tegengas van je leidinggevende verwachten, want ‘daar hebben we geen plek voor’ of ‘geen budget’. Hoeft ook niet.
Het idee heerst dat een stilte werkplek ontzettend veel plek of geld kost. Dat ligt er maar net aan hoe gek je het zelf wilt maken.
Want een lege vergaderzaal die het merendeel van de tijd stof staat te vangen? Ja, zoiets kan ook als stilte werkplek dienen. Of neem de ruime hal die eigenlijk niet gebruikt wordt; kun je prima een werkplekje van maken door er een bureau in te plaatsen. Daarnaast kun je heel eenvoudig een stuk van de kantoortuin zelf afschermen.
Met andere woorden:
Er hoeft geen heuse verbouwing plaats te vinden om plek te creëren waar men ongestoord kan werken. Wees creatief en kijk om je heen. Vaak zijn er genoeg gaten en hoeken te vinden waar men met een beetje creativiteit een stilte werkplek kan maken.
Een paar ideeën:
Een stilte plek door middel van beschutting
Door een paar aanpassingen te maken in de lay-out of inrichting van de kantoortuin kun je eenvoudig een ruimte creëren waarin teamleden zich kunnen terugtrekken.
Maak bijvoorbeeld gebruik van flexibele wanden: bijvoorbeeld van (akoestische) wandpanelen die men kan schuiven om zo een afgesloten ruimte te creëren. Gordijnen, dividers of zelfs meubels kunnen ook dienen om een ruimte af te schermen.
Denk ook aan planten. Creëer bijvoorbeeld een “plant wall”. Hiermee kun je niet alleen een aparte ruimte creëren, maar hun geluidsabsorberend vermogen helpt om de geluidsoverlast van de kantoortuin te verminderen. En het ziet er gewoon ook nog eens tof uit.
Een stilte plek door leegstaande ruimtes te gebruiken
Goed, de vergaderzaal die dus leeg staat. Waarom dopen jullie die niet om tot stilte werkplek? Werk dan met een rooster waarop mensen de ruimte kunnen reserveren, dus op tijdens dat er geen vergadering gepland staat. Indien teamleden dan weten dat ze morgenvroeg een uurtje concentratiewerk willen verzetten, schrijven ze zich in.
Indien je met slechts een klein gezelschap werkt, hanteer je gewoon een inloopregel: indien er niemand in de ruimte zit, kun je ‘m gewoon gebruiken. Misschien zelfs met meerdere personen. Afspraak is dan wel dat er niet getelefoneerd wordt of overlegd. Complete stilte. Beetje zoals een stiltecoupé in een trein (maar dan wel een waar mensen zich wel aan de regels houden).
Bij een leegstaande ruimte moet je daarnaast verder denken dan alleen binnenshuis, of in dit geval “binnenskantoor”: indien het pand beschikt over een buitenruimte, zoals een tuin of een pleintje, is ook dat een uitstekende manier om een extra werkplek te creëren.
Zeker in het voorjaar wanneer het wat mooier weer is, is buiten werken een fantastische manier om je even te onttrekken aan een rumoerige kantoortuin. Daarnaast is werken in de buitenlucht ook nog eens hartstikke gezond.
Een stilte plek door middel van modules
Er zijn ook kant en klare stilteplekken te vinden in de vorm van eenmans-modules: een kleine ruimte, of pod, die voorzien is van een zitplek en een klein bureau. Akoestische panelen zorgen daarbij voor visuele en auditieve privacy. En omdat ze niet zo groot zijn, kun je er best een paar kwijt in de kantoortuin.
Iemand kan zich hier dan terugtrekken om te werken aan bijvoorbeeld een concentratietaak. Zo’n modules zorgt daarmee gelijk voor beschutting voor de teamleden die zich in de kantoortuin bevinden.
Zo’n pod is ook fantastisch voor teamleden die regelmatig vanuit huis werken. Je plaatst dan zo’n module in je achtertuin, waardoor je eenvoudig een stiltewerkplek in je huis creëert. De Opus Pod is bijvoorbeeld zo’n pod die jouw tuin omtovert tot een thuiskantoor.
Ook zijn er modules te vinden waarbij meerdere personen zich kunnen terugtrekken; ideaal voor een kort overleg, zonder anderen daarbij gelijk te storen. Of wat dacht je van een speciale telefoonpod? Er zijn namelijk ook modules die zich specifiek richten op het plegen van telefoontjes. Je hebt dan een soort akoestische telefooncel die volledig kan worden afgesloten.
Genoeg keuze lijkt ons zo
Er zijn dus tal van manieren waarop je een stilte werkplek kunt realiseren om zo de schadelijke effecten van een kantoortuin tegen te gaan. Hopelijk hebben we jou (en vooral jouw leidinggevende) weten te overtuigen van de voordelen die stiltewerkplekken met zich meebrengen.
En of dat veel ruimte, geld of tijd kost om zo’n plek te creëren? Ben jij gek. Met slechts een paar kleine aanpassingen kun je al wat meer rust en stilte aanbrengen.
- Zo kun je gebruik maken van panelen en wanden of andere manieren om een muur te trekken.
- Of wat dacht je van eindelijk eens die onbenutte plekken gebruiken, zoals leegstaande (vergader)ruimten of een tuin waar eigenlijk niemand gebruik van maakt?
- Wil je het echt goed aanpakken, dan investeer je in een (of enkele) pods: een module waar iemand zich kan terugtrekken, waar mensen kunnen vergaderen of telefoneren.
Op die manier kunnen jij en je collega’s weer aan de slag, dit keer mét concentratie en zónder stress.
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
