Heb jij regelmatig te maken met grote klussen, deadlines of terugkerende taken? En werk je daarbij ook nog eens vanuit Outlook? Kijk dan zeker even naar deze twee video’s. Hierin legt Björn Deusings, trainer en directeur van Tijdwinst.com, jou haarfijn uit hoe je alle zaken die jouw aandacht nodig hebben, organiseert op één vaste plek: Outlook.
Taken, afspraken én projecten managen? In Outlook? Doe je zo
Er komt dagelijks een hoop werk op je af: werk dat echt vandaag gedaan moet gebeuren, maar ook klussen die over een paar dagen of zelfs paar weken worden getild. Het zijn grotere projecten waarvan de deadline nog lang niet in zicht is. Maar goed: dat betekent niet dat je die uit het oog mag verliezen. Die moet je, net als de taken die vandaag moeten gebeuren, in de gaten houden.
Hoe doe je dat?
Of neem terugkerende acties die je dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoert. Zoals het debiteurenbeheer of het versturen van de wekelijkse nieuwsbrief: aan zulke zaken zit niet perse een deadline verbonden. Die gaan maar door. En door. Maar ook die moet je regelmatig controleren zodat de boel niet in het honderd loopt.
Hoe doe je dat?
Nou, indien je vanuit Outlook werkt: heel simpel. In de volgende twee video’s legt directeur en trainer Björn je uit hoe je binnen Outlook zowel je grote projecten en klussen managet, evenals je aandachtspunten.
Wat is het verschil?
- Projecten of klussen zijn werkzaamheden waaraan een duidelijk eind zit verbonden. Er is een bepaald doel of resultaat te behalen en indien dat lukt, is het klaar. Denk aan het lanceren van een nieuwe website. Zodra die staat, is het project voltooid.
- Aandachtspunten zijn werkzaamheden die telkens opnieuw terugkomen en opnieuw moeten worden uitgevoerd. Er zit geen eind aan vast. Je voert ze uit, maar ze zijn nooit helemaal klaar. Denk aan het maken en versturen van de nieuwsbrief. Dat doe je telkens opnieuw.
Wat ze overeenkomstig hebben, is dat je deze zaken wel in de gaten wil houden. Zodat je weet wat jouw aandacht heeft en zodat je jouw week goed kunt plannen. Om die reden is het handig om zowel je projecten als aandachtspunten vast te leggen in Outlook:
Wat liet Björn je hier nou zien?
In de bovenstaande video zag je hoe je grote projecten in stukken hakt.
- Je doet het door eerst goed na te denken over de afgeronde toestand: hoe ziet dit project er afgerond uit? Wat is de definitie van “klaar”?
- Vervolgens koppelde je er een deadline aan: wanneer moet het klaar zijn?
- Daarna bedacht je welke concrete stappen je allemaal moest nemen om dit project ten uitvoer te brengen: wat moet je allemaal precies doen?
- Uiteindelijk organiseerde je het door categorieën aan te maken in Outlook.
Ook de aandachtspunten kwamen aan bod. Zo toonde Björn je hoe je aan de hand van “mappengroepen” terugkerende taken netjes organiseert.
Wat nog meer?
Outlook stelt je daarnaast in staat het te gebruiken als een timemanagement systeem: een plek waar je niet alleen (bovenstaande) projecten managet, maar ook al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden.
In deze tweede video laat Björn je zien hoe je Outlook daarvoor klaarstoomt en hoe je de tool gebruikt om overzicht te houden op je werkzaamheden.
Kortom
Door projecten en aandachtspunten netjes en overzichtelijk te organiseren, zorg je ervoor dat ze op de juiste plek verschijnen wanneer jij ze nodig hebt; in je agenda bijvoorbeeld of in je takenlijst.
Wil je hier nou meer over leren, volg dan zeker eens onze cursus Time Management. Daar gaan we verder in op het aanmaken en bijhouden van een waterdicht time management systeem (ook buiten Outlook om) en leer je nog meer manieren om lastige en intimideren projecten de baas te worden.
Leer je liever lezend?
Koop dan ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Leest niet alleen lekker weg, je leert ook nog eens de beste tips and tricks op timemanagement gebied!
En vind je het nou leuk om dagelijks tips op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit te krijgen, volg dan zowel Björn als Tijdwinst.com op Instagram.
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
