Witte muren, een visgraatvloer en keukenkastjes met een hoogglans afwerking: bij minimalisme denk je mogelijk aan de populaire Kopen Zonder Kijken-interieurkeuzes. Minimalisme draait echter niet alleen om een neutraal interieur en ontspullen. Ik wil het hebben over de essentie van minder en hoe dat je werkdag positief kan beïnvloeden. 

Wat komt aan bod:

  1. Wat houdt minimalisme in?
  2. Wat heeft minimalisme te maken met time management?
  3. Hoe helpt minimalisme me om productiever te worden?
  4. Hoe begin je met minimalisme?
  5. Meer tips nodig? Volg een cursus!
  6. Conclusie
  7. Veelgestelde vragen over minimalisme

Minder afspraken, meer ‘nee’ zeggen en schrappen: minimalisme in je werkdag zorgt er uiteindelijk voor dat je productiever wordt, meer focus hebt en meer gedaan krijgt. 

Wat houdt minimalisme in?

Een interieur dat vergelijkbaar is met de wachtkamer bij de tandarts of een kledingkast die enkel gevuld is met kledingstukken in neutrale tinten: de kans is groot dat je er de term ‘minimalistisch’ aan hangt. En dat snap ik. Toch is minimalisme meer dan soberheid in kleding of architectuur.

In de kern draait een minimalistische levensstijl om het om het maken van bewuste keuzes.

Wat laat je toe in je leven? En wat absoluut niet? Wat is dus minimalisme op het gebied van werk en time management?

Minimalisme is een manier van leven waarbij je ruis en overbodige afleiding schrapt, zodat er meer ruimte ontstaat voor de zaken die écht belangrijk zijn.

Dat kan gaan over spullen, maar ook over je agenda of de mensen met wie je afspreekt. 

Wat heeft minimalisme te maken met time management?

Ik hoor je denken: wat is de link tussen minimalisme en time management? Is het dan de bedoeling dat je zoveel mogelijk taken, afspraken en to do’s uit je agenda schrapt? Nee.

‘Druk zijn’ klinkt misschien alsof er te weinig uren in de dag zitten voor al jouw taken, maar in werkelijkheid heb je vaak te maken met iets anders, namelijk te veel ruis.

Zit jouw dag – naast de werktaken die je af moet ronden – ook vol met meldingen, keuzes en afspraken? Dan vraagt dat een hoop aandacht. En aandacht kost tijd. 

Wil je je time managen, dan helpt het om die overvloed aan prikkels te filteren. Het volgende is namelijk aan de hand: hoe voller je omgeving, agenda of hoofd, hoe meer energie het kost om je te focussen. Je moet dus leren om wat bewuster te kiezen. 

Minimalisme helpt je om die overvloed aan prikkels en verplichtingen te filteren. Want hoe voller je omgeving, agenda of hoofd, hoe meer energie het kost om je te focussen. Minimalisme is dus niet per se ‘minder doen’, maar wel: bewuster kiezen.

Voorbeeld:
Je bent met vijf verschillende projecten bezig, allemaal ‘even belangrijk’. Het gevolg: je boekt overal een beetje vooruitgang, maar niets komt écht af. 

Dit klinkt niet goed, toch? Zorg je voor meer minimalisme, dan maak je keuzes over wat wél en wat níet jouw tijd en energie verdient. Dit doe je door prioriteiten te stellen, te filteren en grenzen te stellen. 

Hoe helpt minimalisme me om productiever te worden?

Minimalisme brengt meer rust in je hoofd, dat weet je inmiddels. Ik kan me echter goed voorstellen dat je ook wat haken en ogen aan dit verhaal ziet. Want als je taken schrapt, dan levert dat uiteindelijk ook minder op, hoor ik je denken. Misschien ben je wel bang dat je werkgever denkt dat je er de brui aan geeft. 

Dus, wat levert minimalisme me concreet op? Je houdt mentale ruimte over. 

Door minder taken op je takenlijst te hebben, hoef je minder te switchen in je hoofd. Je hoeft minder ballen hoog te houden en minder beslissingen te nemen. Met als resultaat: je komt in een flow, krijgt dingen sneller gedaan én – niet onbelangrijk – je houdt meer energie over aan het einde van de dag. 

Een voorbeeld:

Gesprekspartner X: “Hoe gaat het op je werk?”
Jij: “Druk, druk, druk!”
Gesprekspartner X: “Wat lekker!”

Als we druk zijn, dan zijn we goed bezig, zo blijkt dan. Ik ben het daar niet mee eens. Een overvloed (van opties, taken, kansen) lijkt aantrekkelijk, maar brengt je op de lange termijn niet veel goeds. En daarom wordt het tijd om te kijken naar keuzes die je maakt, dat geeft je aan het einde van de dag ook meer voldoening. Want is er iets frustrerender als een takenlijst die niet afgerond is?

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Hoe begin je met minimalisme?

Minimalisme zie je overal: in muziek, in fotografie (waar de rust van een leeg beeld juist meer zegt) en ook in hoe jij je werkdag vormgeeft. Maar hoe? Er zijn meerdere manieren om te beginnen met het elimineren van ruis. Misschien denk je: wat zijn praktische manieren om minimalisme toe te passen in mijn werkdag? Of waar begin ik als ik mijn leven wil ‘ontrommelen’?

Deze trucjes helpen mij om een werkdag te minimaliseren:

1. Eerst elimineren, dan pas plannen

Schrijf op wat je gedaan wil hebben, maar begin dan ook meteen met elimineren. Ik begin mijn dag niet met een volle to-dolijst, maar met schrappen. Wat kan weg? Wat hoeft niet vandaag? Wat kan er eventueel als ik tijd over heb? Ik kijk wat er overblijft en plan mijn dag. 

Hoe maak ik betere keuzes in wat ik wél en niét doe? Dat is namelijk niet even gemakkelijk als je voor een werkgever werkt die van je vraagt om een X hoeveelheid taken uit te voeren. Wat voor mij helpt, is om even stil te staan een aantal zaken. Moet deze taak per se vandaag af? Kan ik deze taak verschuiven naar een andere dag? 

Je spreekt met jezelf af ‘dit lukt vandaag, dit kan doorgeschoven worden naar morgen’. Niet om taken over de schutting te gooien, maar om te organiseren dat je aan het einde van de werkdag een voldaan gevoel hebt. 

2. Kies 3 prioriteiten

Elke ochtend bepaal ik drie dingen die vandaag écht belangrijk zijn. Niet meer. Zo voorkom ik dat ik de hele dag brandjes blus, maar nergens echt iets afrond. Deze drie dingen moeten af zijn, de overige taken volgen later. Hoe bepaal ik wat mijn prioriteiten zijn? Daarvoor gebruik ik de Eisenhower Matrix.

prioriteiten matrix

3. Zeg vaker ‘nee’

Het is niet altijd makkelijk, maar ik zeg niet overal meer automatisch ‘ja’ op. Een extra overleg, een klein klusje tussendoor… ik vraag me eerst af: gaat dit mijn eigen planning te veel in de weg zitten? Zo ja, dan kan het lonen om vaker nee te zeggen. Een ‘nee’ geeft je automatisch meer ruimte. 

4. Gebruik de ‘2 minuten-regel’

Als een taak minder dan twee minuten kost, dan doe ik het meteen. Dat voorkomt dat kleine dingen zich opstapelen, je to do-lijst langer wordt én je meer mentale load voelt. 

5. Maak wekelijks een braindump

Behalve een takenlijst in de ochtend, neem ik elke week even de tijd om alles wat rondzweeft in mijn hoofd op te schrijven. Daarna bepaal ik wat echt actie nodig heeft, de rest mag weg of wachten.

6. Gebruik je mailbox slim

Poppen jouw nieuwe e-mails in de rechterbovenhoek van je scherm op? Of zie je een klein rood icoontje onderaan je scherm? Dat is vragen om afleiding. Je bent nieuwsgierig, klikt toch die e-mail aan, om jezelf er vervolgens op te betrappen dat je een antwoord aan het tikken bent. Ik gebruik mijn mailbox slim, wat inhoudt dat ik aan het begin én het einde van de dag mijn mailbox leeg te werken. Dat geeft rust. 

In deze video legt Time management expert Björn Deusings je uit hoe je jouw mailbox handig leegruimt met het OHIO-principe (en nee dit heeft niks met de Amerikaanse staat Ohio te maken).

7. Versimpel je thuiswerkplek

De term clean desk policy is niet zomaar uit de lucht gegrepen. Ik werk het allerliefste met een bureau dat opgeruimd is. Geen rondslingerende papieren of vieze glazen en koffiemokken. Een opgeruimd bureau, zorgt voor een opgeruimd hoofd. 

Ben je niet zo goed in opruimen en vraag je je af waar je het beste kunt beginnen als je wilt ontspullen? Ga eens kritisch door je spullen heen en gebruik de 20/20 regel voor meer minimalisme in huis. Denk je: wat is de 20/20-regel in minimalisme? Dat werkt als volgt:

Stel jezelf de vraag: kan ik dit, als het écht nodig is, binnen 20 minuten voor minder dan 20 euro vervangen?

Dus, twijfel je over dat ene extra kabeltje dat misschien ooit van pas komt? Met de 20/20 regel neem je sneller een besluit. 

8. Zet al je meldingen standaard uit

Een groepschat op WhatsApp die roodgloeiend staat, e-mails die binnenstromen, een like op Instagram: het zorgt voor een hoop trillingen en pling-geluiden. Zet al je meldingen standaard uit, zodat je niet in de verleiding komt om in een doomscroll-sessie te belanden. En denk je: dan ben ik onbereikbaar? Als er echt iets aan de hand is, dan bellen mensen je wel (en je zal opmerken hoe weinig dat in de praktijk gebeurt). 

9. Begin je dag met een focusroutine

Dit klinkt overdreven, maar voordat ik in de ochtend aan mijn mailbox begin, neem ik tijd voor mijn planning, koffie en een ontbijt. Ik zorg voor een heldere start (zonder schermen) en laat mijn dag niet bepalen door externe factoren. 

10. Maak blokken voor deep work

Die prioriteitenlijst moet afgewerkt worden en dat vraagt om focus. Als ik echt deep work moet verrichten, zoals het schrijven van een tekst, dan plan ik daar blokken voor in. In deze uren zorg ik ervoor dat ik ongestoord kan werken, zonder vergaderingen of afleiding. Werk je op kantoor? Een noise cancelling koptelefoon is je beste vriend. 

In deze aflevering van de Tijdwinst Podcast spreekt Björn met time management blogger Inge Nysten over hoe deze krachtige vaardigheid je helpt om weer wat gedaan te krijgen op je werkdag.

11. Eet, sport en rust op vaste momenten

Dit is er eentje waar ik vroeger vaak tegenaan liep: ik wilde op een thuiswerkdag ‘ergens’ op de dag gaan sporten. Zonder duidelijke planning liep ik de hele dag tegen het sport-idee aan te hikken, wat onbewust veel mentale ruimte kost.

Wil je sporten? Doe dit dan vaak op een vast moment. Dus, voor je werkdag begint, tijdens je lunchpauze óf meteen na je werkdag. Dit geeft rust in je hoofd. 

12. Minimaliseer meetings

Werk je bij een bedrijf waar om het minste en geringste een meeting wordt ingeschoten? Kijk er dan eens kritisch naar. Ik vraag mezelf bij elke vergadering af: kan dit ook via een kort bericht? Minder overleg zorgt er uiteindelijk voor dat je meer tijd hebt om het werk te doen. 

Meer tips nodig? Volg een cursus! 

Hoeveel tips ik ook opnoem, het blijft lastig om ze in de praktijk uit te oefenen. Je moet het uiteindelijk zelf doen. En gewoontes verander je niet zomaar. Wil je nog meer leren over het indelen van je dag? Volg dan de cursus Time Management. 

In de Time Management Training leer je in één dag hoe je slimmer werkt, meer focus krijg en rust in je agenda ervaart. Je krijgt hier concrete tips en leert technieken die je direct kunt toepassen op jouw situatie. Wedden dat je daar profijt van gaat hebben?

Psssst… Volg ons op onze social media kanalen, zoals Instagram en Twitter voor meer interessante tips! 

Dus rust in je hoofd, ruimte in je dag: de minimalistische aanpak

Misschien dacht je bij de term minimalisme alleen aan ‘ontspullen’, maar het is meer dan dat. Het is een manier van werken (en leven) waarbij je bewust kiest wat wél je tijd en aandacht krijgt – en wat niet. Door te schrappen, te filteren en prioriteiten te stellen, creëer je rust in je hoofd én ruimte in je agenda. Dat maakt je productiever, gefocuster en uiteindelijk ook een stuk tevredener aan het einde van je werkdag. Dit doe je door wat vaker ‘nee’ te zeggen, zodat chaos en overvolle dagen voorkomen worden.

Begin klein: met één taak minder, één meeting minder, of slechts twee keer per dag je inbox bijwerken.

Je zult zien: door minder te doen, krijg je méér gedaan. 

Minimalisme

Veelgestelde vragen over minimalisme

  • Wat zijn de grootste valkuilen als je minimalisme probeert toe te passen in je werk?

    Ruis voorkomen in je werkdag klinkt makkelijker dan het is, daarom worden er ook vaak fouten gemaakt in de toepassing van eerder genoemde trucjes. De grootste fout die mensen maken? Door radicaal je agenda om te gooien, plotseling overal ‘nee’ op te zeggen en de situatie zwart-wit te zien. Soms komt een bepaalde taak nu eenmaal onverwachts, maar is ‘ie belangrijk om naar de volgende dag te verplaatsen. Dit is dan ook een nadeel aan minimalisme, dat perfectionisme op de loer ligt. Het leven zit nu eenmaal vol onverwachtse momenten, dus probeer hier niet té perfectionistisch in te zijn.

    Nog een valkuil, is dat mensen denken: hoe houd ik vol zonder terug te glijden in ‘druk, druk, druk’? Hier ben je zelf bij. Probeer wekelijks en dagelijks momenten te creëren (zoals een braindump en prioriteitenlijst in de ochtend) om jezelf scherp te houden.

  • Hoe ga je om met sociale druk of FOMO als minimalist?

    Ben je al gauw bang dat je iets mist? En wil je om die reden overal bij zijn? Ai, dan kan dat je mentaal behoorlijk opbreken. Wanneer je je dag minimalistisch in wil delen, dan betekent het dat je niet overal bij kan zijn. Ik vind dit zelf – in sommige gevallen – ook lastig, maar stel mezelf dan een aantal vragen.

    Wil ik hier echt bij zijn? Of denk ik dat ik dit moet willen? Ga ik achteraf spijt hebben van mij keuze? Haal ik er echt iets uit of is het omdat ik bang ben dat ik iets mis?

    De kans is groot dat je FOMO verdwijnt als je bovenstaande vragen met jezelf besproken hebt.

  • Is minimalisme niet gewoon een luxeprobleem?

    Een afspraak hier, een gigantische takenlijst daar: het lijkt voor de buitenwereld alsof je alles op orde hebt. Is minimalisme – oftewel taken en activiteiten schrappen – dan niet gewoon een luxeprobleem? Die gedachte is logisch, maar onjuist.

    Wanneer je constant overprikkeld, moe en niet voldaan bent, dan is het ‘druk hebben’ helemaal geen luxe. Sterker nog, minimalisme is juist een noodzaak in zo’n geval. Tenminste, als je wil voorkomen dat je met stress of – nog erger – een burn-out thuis belandt.

Wie zijn wij? | Timemanagement.nl

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: