Je werk stapelt zich op, het lijkt alsof je to do-lijst met de dag langer wordt en je sluit steeds later pas je computer af. Dat moet anders, denk je, maar hoe? Je manager wuift je geklaag over de werkdruk weg. En wat je echt niet wilt, is jezelf over de kop gaan werken om alles gedaan te krijgen. Tijd voor een nieuwe aanpak. De 80/20 regel, ook wel het pareto principe genoemd, is een handig principe om te gebruiken om productiever te worden. Lees hier meer over wat dit principe precies inhoudt en hoe je hiermee je voordeel kunt behalen.

Wat komt aan bod:

  1. Dit is de 80/20 regel: slimmer werken in plaats van harder werken
  2. De 80/20 regel in de praktijk: van studie tot aan relaties
  3. Wat is de 80/20-regel in timemanagement? Minder stress, meer resultaat
  4. De valkuilen van de 80/20-regel – en hoe je ze vermijdt
  5. Hoe pas je de 80/20 regel toe? Concrete strategieën om succes te boeken
  6. Conclusie: het pareto principe helpt je efficiënter te werken
  7. Veel mensen vroegen ook

Dit is de 80/20 regel: slimmer werken in plaats van harder werken

Laten we beginnen bij waar het pareto concept vandaan komt. We moeten daarvoor terug in de tijd, naar 1896. De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, pareto ontwikkelaar, concludeerde dat zijn land voor 80% in handen was van slechts 20% van de Italiaanse bevolking. Dat niet alleen, hij zag ook dat er in zijn tuin hetzelfde principe gold. In zijn tuin droegen 20% van zijn planten 80% van alle vruchten. 

Als je zelf ook rond begint te kijken, zul je het principe ook vaker zien. 

  • Dan zie je dat 20% van je collega’s 80% van de topprestaties op hun naam mogen schrijven. 
  • Of 80% van de winst van jullie bedrijf van slechts 20% van jullie klanten komt. 
  • In een voetbalteam zorgt 20% van de spelers voor 80% van de doelpunten. 

Waar het op neerkomt? Heel veel heeft weinig impact, terwijl een klein deel heel veel impact maakt. Dat is het Pareto Principe. 

Andere benamingen van dit principe zijn:

  • 20 80 regel
  • Pareto principle
  • Principe van factor sparsity
  • 80 20 law

80 20 regel

De 80/20 regel in de praktijk: van studie tot aan relaties

Het pareto principe komt er dus neer op: 80% van de resultaten komt voor uit 20% van de inspanningen. Dus je kunt wel proberen alles te doen, maar dat maakt het resultaat er maar weinig beter op. En dit principe geldt op allerlei vlakken.

1. Gezondheid

Zo is de 80 20 regel voor afvallen te gebruiken, denk aan sporten. Als je zorgt dat je 20% van je week besteedt aan intensief sporten, levert dat 80% van het resultaat op. Het heeft geen nut om meer te gaan trainen. Sterker nog, het kan zorgen dat je traint, terwijl je spieren nog moeten herstellen. Of zorg dat je 20% van de dag goed actief bent, zodat de overige 80% dat je zit minder impact hebben. 

2. Werk en je carrière

Het pareto principe is ook toe te passen op je werk. Als je in de sales werkt, is het handig om te weten dat 80% van je omzet uit 20% van je klanten komt. Dus wil je de meeste aandacht geven aan de klanten die er het meest toe doen. En wat dacht je van je werktaken? Slechts 20% daarvan is verantwoordelijk voor 80% van de resultaten die je boekt. Terwijl jij je aandacht richt op alles.

3. Studeren en leren

Wil je een nieuwe taal leren? Of heb je je opgegeven voor een studie naast je baan? Voor je gevoel moet je daar een hoop tijd in steken om goede resultaten te boeken. Je ziet je vrije weekenden al in rook opgaan voor de komende jaren. En dat vooruitzicht geeft niemand motivatie. 

Dan is het ook goed om te weten dat je het beste kunt focussen op de belangrijkste 20% van de stof. Of 20% van alle woorden in de nieuwe taal die je wilt leren zorgen dat je voor 80% de taal goed kan spreken. Kijk maar eens naar je moedertaal. Daarvan gebruik je ook maar 20% in het dagelijks leven. En dan vooral de woorden die in jouw leven belangrijk zijn. De rest? Doet er niet toe als je snel een nieuwe taal onder de knie wilt krijgen. Pas dus zeker ook de 80/20 regel op studeren toe.

4. Vrienden en familie

De 80 20 regel in een relatie geldt ook. 20% van jouw sociale kring is echt waardevol in jouw leven. Van deze 20% leer je nieuwe dingen, ze steunen je in moeilijke tijden en zorgen voor een goed gevoel als je met ze afspreekt. De overige 80%? Daarvan word je minder happy. Denk aan je tante die altijd loopt te mopperen op alles en iedereen, maar die je vanwege het goede fatsoen toch een keer in de maand bezoekt. 

Kortom: je ziet het Pareto Principe overal terug! Maar wat kun je ermee?

Wat is de 80/20-regel in timemanagement? Minder stress, meer resultaat

Je wilt minder stress krijgen van je werk en eerder je computer kunnen afsluiten, zodat je ook nog kunt genieten van je vrije tijd. Het lijkt je heerlijk om weer eens een avondje te kunnen ontspannen zonder bezig te hoeven zijn met nog wat zaken die je moet afronden. Herken je jezelf hierin? 

De 80/20 regel geldt ook voor productiviteit. Maar 20% van de taken die op je bordje liggen doen er echt toe. Deze 20% leidt tot 80% van je resultaten. Dus daar wil je je focus op hebben. 

Maar ja, hoe kom je erachter wat die 20% is? 

1. Eisenhower-matrix toepassen 

Prioriteiten stellen doe je niet op basis van een onderbuikgevoel. Want die zegt vast dat de lunch het allerbelangrijkste van je dag is, vooral vlak voor lunchtijd. Je doet het door de Eisenhower-matrix toe te passen. Hierbij verdeel je de lijst van al je werkzaamheden onder vier kwadranten: 

  • urgent en belangrijk
  • niet urgent maar wel belangrijk
  • urgent maar niet belangrijk 
  • niet urgent en niet belangrijk. 

De taken die urgent en belangrijk zijn doe je direct, de taken die niet urgent maar wel belangrijk zijn, plan je in je agenda. De taken die urgent, maar niet belangrijk zijn, delegeer je naar je collega waarvoor deze taak wel belangrijk is. En de taken die niet urgent of belangrijk zijn, schrap je van je lijstje. 

2. Check wat je impactmakers zijn

Je lijstje van werkzaamheden is als het goed is dus wat uitgedund. Maar nu wil je ook nog weten hoeveel impact iets heeft, zodat je weet waar je het meeste tijd aan moet besteden. En dat is iets wat je moet meten of inschatten. 

Stel: je werkt als marketeer. Voor het bedrijf maak je nieuwsbrieven, YouTube-video’s, podcasts, blogs, social media posts, gastblogs, je regelt samenwerkingen en je werkt aan SEO en SEA. Dan kijk je hoeveel inspanning deze acties je kosten. Maar ook naar hoeveel impact ze maken. Dus hoeveel websitebezoekers, leads of klanten halen jullie uit deze verschillende kanalen en acties? Vervolgens zet je dit naast elkaar neer, zowel de tijdsinspanning als de impact. 

Zie je dat je uit een bepaalde actie weinig haalt, maar wel veel tijd besteedt? Draai het dan om. Besteed er minder tijd aan en richt je op de taken waar je veel impact mee maakt. 

3. Slimmer werken

Kijk welke taken je kunt automatiseren, waardoor je minder tijd tot geen tijd eraan hoeft te besteden. Werk effectiever door de pomodoro-techniek toe te passen, zodat je de belangrijke dingen gedaan krijgt. Door het pareto principe toe te passen, lukt het je om effectiever te werken, zonder de stress die je normaal gesproken ervaart. 

De valkuilen van de 80/20-regel – en hoe je ze vermijdt

Zoals je begrijpt, is de pareto regel heel handig bij het verminderen van werkdruk, werkstress, (persoonlijke) productiviteit, sneller studeren, leren en afvallen. Maar het is geen heilige graal. Wanneer je aan de slag gaat met het principe, is het handig om je te behoeden voor de valkuilen. 

1. De verhouding hoeft niet exact 80/20 te zijn

De verhouding 80/20 staat natuurlijk niet vast als een natuurwet. Soms kan het 90/10 zijn en soms 70/30. Het belangrijkste wat telt, is het principe erachter: less is more. Een klein deel van de inspanningen bepaalt meestal het grootste deel van de resultaten. De exacte cijfers variëren. 

2. Overmatig alles vereenvoudigen: niet alles is te minimaliseren

Een ander veelvoorkomend misverstand is dat de ‘minder effectieve 80%’ volledig geschrapt moet worden. Dat is niet altijd handig. Een deel van die 80% kan nodig zijn voor voortgang en de lange termijn. Daarom is het slim als je de Eisenhower-kwadrant toepast. Hierdoor voorkom je dat taken die voor jou niet belangrijk zijn, volledig geschrapt worden. Deze taken zijn voor het bedrijf wel belangrijk en voor je collega die er eigenlijk verantwoordelijk voor is. 

3. Te weinig focus op kwaliteit 

Natuurlijk wil je effectiever werken. Maar het is goed om daarbij nog steeds rekening te houden met de kwaliteit die je wilt leveren. Stel dat jouw bedrijf alleen nog maar aandacht richt op 20% van de klanten die 80% van de winst opleveren en de rest van de klanten links laat liggen of het werk voor deze klanten afraffelt. De kans is dan groot dat deze overige klanten niet tevreden zijn. Erger nog: ze laten slechte reviews achter en spreken slecht over het bedrijf met anderen. Vergeet dus niet om kwaliteit te leveren aan al jullie klanten. 

4. Situaties waarin het pareto principe minder toepasbaar is

In veel gevallen is de 80/20 regel heel nuttig. Maar er zijn ook situaties waarin het minder geschikt is. 

  • Denk aan bepaalde samenwerkingen en teamwerk. Bij samenwerken telt elke bijdrage, hoe klein deze dan ook is.
  • Ook bepaalde creativiteit en innovaties ontstaan door te experimenteren en zo veel mogelijk ideeën bedenken. Door deze ideeën al direct te schrappen, kunnen waardevolle inzichten en ideeën verloren gaan. 
  • Daarnaast is het ook belangrijk dat minder belangrijke taken gedaan worden. Zoals het beantwoorden van e-mails. Je hebt geen blije klanten meer als je geen mails meer beantwoordt. 

5. De regel toepassen op teams

Hoewel 20% van je collega’s de zichtbare impactmakende acties doen, betekent dit niet dat de overige 80% ontslagen kunnen worden. Als team werk je samen en niet alles is meetbaar. Je collega’s die minder zichtbare bijdragen maken, kunnen wel heel belangrijk zijn voor het geheel.

Als je namelijk uit het voetbalelftal 80% weglaat, betekent het niet dat die 2,2 voetballers die op het veld overblijven bestand zijn tegen de tegenpartij. Sterker nog, ze worden waarschijnlijk dik ingemaakt. Want als alleen de topscorers overblijven, is er niemand die het doel verdedigt bijvoorbeeld. En is er weinig over van de voorzetten die zo belangrijk zijn om te scoren. 

Dit geldt ook op kantoor. Als je geen officemanager meer hebt, loopt binnen de kortste keren alles in de soep. Er is geen wc-papier meer, net nu je de avond ervoor chili con carne hebt gegeten. Help! Of het printpapier is op, terwijl er hand-outs geprint moeten worden voor een zakelijke meeting. Elke speler speelt dus een belangrijke rol, ook op kantoor. 

Efficiënter werken, daar hoor je ons op onze Instagram en Pinterest regelmatig over. En ook in ons boek Full Focus Focus Op Wat Echt Belangrijk Is- Elke Dag Met De Juiste Dingen Bezig Zijn lees je er van alles over. En leer je hoe je niet in de bovenstaande valkuilen stapt. Check dus snel onze social media of lees het boek. 

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Hoe pas je de 80/20 regel toe? Concrete strategieën om succes te boeken

Oké, je bent overtuigd. Je wilt eindelijk eens meer vooruitgang boeken zonder dat je het gevoel hebt dat je verdrinkt in je werk. Maar ja, hoe doe je dat dan? Want het is niet alleen een kwestie van bewust met je tijd omgaan. Wanneer je de juiste strategieën toepast, werk je efficiënter en maak je meer impact met minder moeite. 

1. Analyseer je taken en tijdsbesteding

Voordat je de 80 20 regel op werk wil gaan toepassen, is het belangrijk om te weten hoeveel tijd je aan iets besteedt en welke taken echt bijdragen aan je doel. Dit doe je met op de volgende manieren:

  • Houd een tijdlog bij waarin je alle activiteiten van de dag noteert. Wees eerlijk naar jezelf hoe lang iets heeft geduurd. Zit je tussendoor een half uur op Instagram doelloos te scrollen? Yep, ook deze actie schrijf je op. 
  • Analyseer na een week hoe je jouw tijd besteedt en kijk of je patronen ziet. 
  • Bekijk de taken of dingen die je doet die je veel tijd kosten, maar weinig bijdragen aan je doelen. Ja, daar heb je ‘m weer: die half uur tot uur per dag waarin je zinloos op social media zit. 

Voor het registeren van je werkuren en taken, kun je gebruikmaken van apps en tools. Zoals Toggl, RescueTime of Clocify. 

2. Het bepalen van de meest waardevolle taken

Vaak doe je de dingen die je doet, omdat je denkt dat het moet of je laat je agenda bepalen door de agenda’s van anderen. Om onderscheid te maken wat je wel en niet moet doen, deel je jouw werkzaamheden volgens de Eisenhower-Matrix die we hier eerder in dit artikel al hebben besproken. 

Een andere manier is door de ABCDE-methode toe te passen.

  1. Dit zijn de belangrijkste taken die het meeste impact maken op je doelen. Je geeft deze taken de hoogste prioriteit. Bijvoorbeeld de deadlines halen van een project. 
  2. Dit zijn taken die belangrijk zijn, maar niet cruciaal. Ze ondersteunen wel je doelen, maar hebben minder impact dan je A-taken. Zoals een presentatie voorbereiden die je komende week geeft. 
  3. Dit zijn taken die gedaan moeten worden, maar weinig bijdragen aan het eindresultaat. Denk aan een nieuwsbrief lezen met wat nuttige informatie. Of een e-mail sturen naar een klant over onderhoud van de website. 
  4. Deze taken delegeer je. Je draagt ze over aan je collega of een externe partij, omdat ze jouw expertise niet vereisen. Denk aan het maken van de vormgeving van een website. 
  5. En E-taken zijn taken die je elimineert. Het zijn taken die geen impact maken en zonde van je tijd zijn. Ja, daar gaat je zinloos scrollmoment op social media. Of wat dacht je van vergaderingen bijwonen die voor jou onnodig zijn?

80 20 regel

3. Je dagelijkse routine opstellen op basis van het pareto principe

De belangrijkste impact maak je wanneer je dagelijks de 80/20 regel toepast. Het zorgt ervoor dat je gefocust bent op de belangrijkste taken. 

Ochtendroutine op het werk

  • Begin de dag met een reflectie. Wat is de belangrijkste taak die je vandaag moet afronden?
  • Werk in tijdsblokken. Gebruik de Pomodoro-techniek hiervoor, waarbij je 25 of 50 tot 90 minuten gefocust werkt, gevolgd door een korte pauze. 
  • Vermijd multi-tasking. Focus je op één taak tegelijkertijd.
  • Plan de belangrijkste taak in de uren waarop je het meest productief bent. 

Weekplanning en reflectie om je prioriteiten te bepalen

  • Plan aan het begin van de week je belangrijkste taken op basis van de pareto analyse. 
  • Reserveer aan het eind een moment voor reflectie. Kijk terug op de week en evalueer welke taken de meeste impact hadden. 
  • Pas je planning aan op basis van je bevindingen. 

Conclusie: het pareto principe helpt je efficiënter te werken

De 80/20 regel helpt je om meer gedaan te krijgen in minder tijd. Je concentreert je dankzij dit principe op de taken die het meeste resultaat opleveren. Het principe houdt namelijk in dat 80% van de resultaten voortkomt uit maar 20% van de inspanningen. En dat is overal op toepasbaar: in je werkleven, je gezondheid en relaties (bye bye, onaardige tante of vervelende buurman). 

Focus je altijd eerst op de taken die het meeste impact hebben en besteed minder tijd aan taken die weinig bijdragen. Strategieën zoals het toepassen van de Eisenhower-matrix en het bijhouden van je tijd helpen je inzicht te krijgen. Vergeet niet dat de verhouding 80/20 niet vastgelegd is in steen. Het kan dus ook prima 90/10 zijn of 70/30. Door het toepassen van het principe ervaar je meer overzicht, een vermindering van (werk)stress en beter resultaat. 

Wanneer start jij met het 80/20 principe toe te passen? 

Nog beter omgaan met je tijd: Cursus Time Management

Smaken deze tips naar meer? Volg dan onze Cursus Time Management. Tijdens deze 1-daagse training leer je van onze deskundige trainers de beste technieken om slimmer te werken. Het is de ideale cursus voor jou als je:

  • Vaak een hoge werkdruk ervaart
  • Veel klusjes tussendoor doet, waardoor langetermijnzaken blijven liggen
  • Snel afgeleid raakt
  • Moeite hebt met prioriteiten en grenzen stellen
  • Te lange to-dolijstjes hebt
  • Je inbox altijd bomvol is

Veel mensen vroegen ook

  • Wat houdt de 80/20-regel in?

    Deze regel, ook het pareto principe genoemd, stelt dat 80% van de resultaten afkomstig zijn van 20% van je inspanningen. Je kunt dit principe toepassen op verschillende aspecten in je leven, denk aan werk, relaties en gezondheid. Kleine acties hebben vaak grote impact. 

  • Wat is het 80/20 dieet?

    De 80/20 regel voor voeding houdt in dat je 80% van de tijd gezonde, voedzame maaltijden eet. De rest van de tijd heb je ruimte voor minder gezonde keuzes of geniet je van voedsel dat je extra lekker vindt, maar die niet je afvalproces ondersteunen. Hierdoor vind je een balans tussen gezond eten zonder dat je jezelf te strak beperkt. 

  • Wat is de 80/20 regel en waar komt het vandaan?

    De 80/20 regel houdt in dat 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de inspanningen. De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto ontdekte in 1896 dat 80% van Italië in handen was van slechts 20% van de bevolking. Het principe wordt sindsdien toegepast op verschillende gebieden. 

  • Hoe kan de 80/20 regel worden toegepast in het dagelijks leven?

    1. Tijdbeheer: richt het grootste deel van je aandacht op de 20% van de taken die 80% van je resultaten opleveren. 
    2. Gezondheid: eet 80% van je maaltijden gezond, de overige 20% minder. 
    3. Relaties: besteed je vrije tijd aan de relaties die het meest waardevol voor je zijn. 
    4. Werk: identificeer de 20% van je belangrijkste projecten of taken die 80% van je succes veroorzaken.

  • Geldt de 80/20 regel altijd of zijn er uitzonderingen?

    Nee, er zijn ook wel uitzonderingen. Zo kun je als manager niet 80% van je team wegsnijden omdat 20% van je team voor de belangrijkste resultaten zorgen. Het zou bijvoorbeeld betekenen dat je een assistent uit je team zet, terwijl deze assistent juist vaak onzichtbaar veel werk verzet dat je collega’s niet gedaan krijgen.

  • Wat is het verschil tussen de 80/20 regel en andere productiviteitsprincipes?

    De 80/20 regel richt zich op het identificeren van de belangrijkste 20% van de werkzaamheden die 80% van de resultaten opleveren. Het is anders dan de Getting Things Done-methode, wat eerder een uitgebreid systeem voor taakbeheer biedt. De Eisenhower-methode helpt je juist te beslissen wat echt urgent en belangrijk is.

  • Welke bekende voorbeelden laten de 80/20 regel zien in de praktijk?

    Een 80/20 regel voorbeeld is het pareto principe in het bedrijfsleven. Hierbij is 80% van de omzet vaak afkomstig van 20% van de klanten. Bij een winkel is het gebruikelijk dat 20% van.de producten 80% van de winst genereert.

  • Hoe kan ik de 80/20 regel gebruiken om efficiënter te werken?

    Om efficiënter te werken, kijk je naar welke taken het meeste resultaat opleveren en richt je je focus daarop. Analyseer welke 20% van je taken 80% van je succes aandrijft. Geef deze taken prioriteit. Minimaliseer tijdverspilling door minder belangrijke taken te delegeren of zelf te elimineren. 

  • Hoe pas ik de 80/20 regel toe in mijn bedrijf of onderneming?

    Om de 80 20 regel voor de economie toe te passen, begin je bij je bedrijf te kijken welke 20% van je klanten, producten of diensten 80% van je omzet genereren. Richt je marketinginspanningen op deze winstgevende segmenten.

  • Wat zijn de beste strategieën om de 80/20 regel te gebruiken voor timemanagement?

    • Prioriteren: kijk welke 20% van je taken 80% van je resultaten opleveren. Focus je op deze taken. 
    • Wekelijkse evaluatie: bekijk elke week je planning en kijk welke taken de grootste impact hadden op je doelen. 
    • Stel duidelijke doelen: richt je op taken die direct bijdragen aan je belangrijkste doelen.
    • Elimineer tijdverspilling: gebruik tools om je tijd te registreren en kijk welke dingen die je doet tijdverspilling zijn.

  • Hoe kan ik de 80/20 regel gebruiken om mijn financiën te verbeteren?

    • Beperk onnodige uitgaven. Bepaal welke 20% van je uitgaven verantwoordelijk is voor 80% van je kosten. Kijk of je deze uitgaven kunt verminderen, door abonnementen op te zeggen, luxe producten niet meer te kopen. 
    • Spaar en beleg. Investeer of spaar 20% van je inkomen elke maand. 
    • Optimaliseer je schuldenbeheer. Focus op het afbetalen van schulden die de grootste impact hebben op je financiële situatie. Richt je op de hoge rentes van creditcards of persoonlijke leningen bijvoorbeeld.

  • Kan de 80/20 regel helpen bij persoonlijke groei en het bereiken van doelen?

    Ja, zeker. Door te focussen op 20% van je activiteiten die het meeste resultaat opleveren, kun je je tijd en energie effectiever gebruiken. Je boekt sneller vooruitgang, door prioriteiten te stellen, je tijdbeheer goed in te delen en te focussen op je sterke punten.

Wie zijn wij? Tijdwinst.com

Wij bij Tijdwinst.com zijn gespecialiseerd in slimmer (samen)werken. En deze kennis delen we graag met je. Dit doen we door in het hele land (online) trainingen aan te bieden. Denk aan onderwerpen als time management, gesprekstechnieken en snellezen. Benieuwd geworden? Neem dan een kijkje op onze websites, blogs of schrijf je meteen in voor één van onze (digitale) trainingen.