Druk en onrustig in hoofd? Je brein krijgt een hoop te verduren. De hele dag loopt het vol met herinneringen, taken, verzoekjes en ad hoc dingetjes die voorbij komen waaien. Geen wonder dat je de helft vergeet en stress krijgt van de rest. Je hoofd leegmaken klinkt nu misschien als een utopie, maar geloof ons: het kán, in 7 stappen, met de Gedachtedump.

Wat moet je doen als je hoofd vol zit?

Je hoofd vol gedachten draait overuren. Terwijl je brein allerlei rondvliegende info moet verwerken in de archieven, moet het ook nog van alles onthouden op de voorgrond. 

Boodschappenlijstjes, hulpvragen van collega’s, willekeurige uitspattingen van je manager, verjaardagen die je niet mag vergeten, takenlijsten die je elke dag probeert af te vinken maar nooit afkomen, projecten op het werk waar je ooit nog aan wil beginnen, klanten die tussendoor bellen met vragen en klussen in huis die je voor het volgend seizoen eigenlijk wel gedaan wil hebben.

Dát is waar je die stress van krijgt. Je brein kán namelijk maar 7 dingen bewust onthouden. Écht, 7 maar! Oké, sommige mensen kunnen er 9 onthouden. En anderen 5. Maar een afwijking van meer dan 2 bestaat niet echt.

En hoeveel dingen had jij ook alweer in je hoofd rondzweven op het moment?

  • ‘Straks even langs de supermarkt voor bananen’
  • ‘Mijn bonnetje van de zakenreis van gisteren scannen om te declareren’
  • ‘Vanavond vakantie uitzoeken voor de zomer’
  • ‘Maandelijkse donatie aan goed doel X opzeggen’
  • ‘Even in de gaten houden of Linda vandaag terugmailt over kwestie Y’
  • ‘Het lek in het dak van de schuur moet nog steeds dicht gemaakt worden, zag ik vanmorgen’
  • ‘Volgende week loopt de deadline voor onze pitch voor klant Z af’
  • ‘….’

Dat zijn er al zeker 7. En dán komt je baas nog met: “Wil jij even paragraaf 6 van het jaarrapport voor mij checken zometeen? Volgens mij kloppen die cijfers niet.”

Dat kun je doen, maar weet je nu nog wat het eerste in de lijst was, dat je moest onthouden? En wat het belangrijkste was, dat je nog moest doen en niet vergeten?

Precies. Je brein is hier niet voor gemaakt. Het gevolg: je vergeet belangrijke taken, je stelt de verkeerde prioriteiten (de laatste nieuwe, of degene waar het hardst om geroepen wordt) en je hoofd wordt horendol! = ‘Hoe zet ik mijn gedachten uit?!’

hoofd leegmaken

De oorzaak van een overvol hoofd? Een gebrek aan overzicht!

Stress krijg je in eerste instantie namelijk niet door drukte, maar doordat je alle onderdelen van die drukte niet meer overziet, waardoor je bang bent dat je verkeerde keuze(s) maakt. Er is al zoveel te doen, en er komt alleen maar meer op je af. Je hoofd loopt over en jij schiet in de stress. Je pakt vervolgens maar op wat het meest voor de voet ligt.

“Als je hoofd vol zit kiest het werk jou uit, in plaats van andersom”, noemen we dat in onze training.

Zo gaat het toch? Tijd om er wat aan te doen: 

Hoe kun je je hoofd leegmaken? Met de Gedachtedump.

Één van de betere time management technieken, waarbij je alles uit je hoofd schrijft en op papier zet.  Van kleine tot grote zaken, onbeduidend tot belangrijk, tot zaken die over tijd zijn of waarvan de deadline nog lang niet in zicht is. Kortom: alle taken en verantwoordelijkheden die zich in het hoofd van de cursist bevinden, plaatsen we op één overzichtelijke plek: de Gedachtedumplijst.

Dat gaat voor jou namelijk het overzicht creëren, dat je nodig hebt om vanuit daar zelf te kiezen waar je mee aan de slag zou moeten zijn – en vooral waar (nu even) niet mee!

Of, zoals we (ook) in onze time management training zeggen:

“Time management draait om het organiseren van het werk dat je nu niet hoeft te doen zodat jij je nu kunt focussen op hetgeen met de hoogste prioriteit.”

En dat werkt als volgt:

hoofd leegmaken

De Tijdwinst.com Gedachtedump (uitgelegd in 7 stappen)

Hoofd legen? Men neme:

  • 1 vol hoofd,
  • 1 leeg A4,
  • 10 minuten van je tijd

En dan, dé 7 stappen:

1. Schrijf alles op dat jou bezighoudt

Pak een stuk papier en schrijf alles op wat er in je hoofd zit. Niets is onbelangrijk, van kleine klussen die je nog moet doen, mensen die je nog moet bellen tot vergaderingen die je nog moet voorbereiden – alles waar jij nog actie op moet ondernemen, plaats je op je lijst van gedachten. Trek er de eerste keer gerust één uur voor uit.

Je kunt één, twee of (hooguit) drie categorieën gebruiken om de zaken later gemakkelijker te ordenen. Denk bijvoorbeeld aan “Zakelijk“, “Privé” en eventueel “Overig“. Maak het niet onnodig ingewikkeld.

“Waarom op papier?”, horen we je denken, “Digitale notities zijn toch veel overzichtelijker?” Dat klopt, maar het blijkt dat het opschrijven van zaken een “ouderwetse” aanpak is die veel beter werkt. Je hebt ruimte om aantekeningen te maken en bovendien ben je met pen en papier even weg van alle piepjes en bliepjes die je laptop zou maken.

Hoe maak ik mijn hoofd leeg? Schrijf alles uit je hoofd!

2. Vul het aan met de triggerlijst

Om er zeker van te zijn dat je alles wat in je hoofd zit hebt opgeschreven, kun je de zogenaamde “triggerlijst” doornemen. (Je vindt deze aan het eind van dit artikel.) Zo zorg je ervoor dat je echt alles eruit haalt, van losse eindjes tot persoonlijke zaken. Het doel is niet om je gestresst te maken, maar om alles op papier te krijgen zodat je niets over het hoofd ziet.

Als er tijdens het doornemen van de lijst klussen naar boven komen die je in eerste instantie was vergeten, geef ons dan niet de schuld. Die gedachten waren er toch al, de triggerlijst brengt ze alleen maar aan het licht. Het is aan jou om te beslissen of je er iets mee wil doen.

hoofd leegmaken

3. Snoei terug

Je hebt nu waarschijnlijk een flinke lijst. Dit is vaak het punt waarop frustratie te kop opsteekt: “Waar moet ik in godsnaam beginnen?!” Laat ons je geruststellen: veel van de zaken op de lijst kun je schrappen!

Schrappen

Er zijn dingen die je toch nooit zult doen, zoals het organiseren van de afbeeldingen in je dropbox. Het is een nobel streven, maar als je bedenkt dat het al twee jaar op rij op je lijst staat en je er nog steeds niet aan toegekomen bent, kun je het beter wegstrepen. Streep deze taken letterlijk door en je zult merken dat dit bevrijdend werkt.

Delegeren

Er zijn ook zaken die jij niet zelf hoeft te doen, omdat ze niet tot jouw werk behoren of omdat een ander het beter, sneller of goedkoper kan doen. Delegeer het dan en streep het door op je eigen lijst.

Hoe kan ik mijn hoofd leegmaken? Schrap en delegeer!

4. Prioriteer

Wat er nu nog over is, zijn klussen die je aandacht vereisen, ofwel nu of later. Omdat je niet in staat bent om jezelf te klonen (hoe handig zou dat zijn), moet je prioriteiten stellen: welke taken vereisen als eerste jouw aandacht en welke kunnen wachten?

Markeer daarom zes klussen met een hoge prioriteit – drie uit de categorie “Zakelijk” en drie uit de categorie “Privé”. Deze klussen gaan we als eerste plannen. Voor nu kun je de rest van de lijst even laten rusten. 

Hoe je hoofd leegmaken? Prioriteer!

(In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ gaan we hier uitgebreid op in en leer je wat je met de overige taken moet doen die voortkomen uit jouw Gedachtedump.)

hoofd leegmaken

5. Hak het in stukken

Dit is het gedeelte dat je van ‘denken’ naar ‘doen’ brengt. Bij elke klus van je Gedachtedump moet je namelijk bedenken welke actie(s) daarbij horen. Wat je moet je doen om je klus gedaan te krijgen? 

Je gaat de klus daarom in stukken hakken, mét de zogenaamde mini scrum oefening.

  1. Wat is de afgeronde toestand? Wat moet het concrete overblijfsel zijn van dit project? En waar moet het aan voldoen? De denkbeeldige eindstreep, zeg maar.
  2. Wanneer is de deadline? Vraag jezelf af wanneer je het afgerond wil hebben — wanneer wil jij dit doel hebben bereikt? Wees hierbij realistisch.
  3. Bepaal vervolgens de stappen die je daarvoor moet zetten: welke acties horen hierbij?
  4. Bepaal vervolgens hoeveel tijd je dit gaat kosten. Doe dit voor elke actie.

Doe dit voor de zes klussen waarvan je zojuist hebt bepaald dat het je prioriteiten zijn. Hak ze alle zes in stukken met deze mini scrum en plan de acties vervolgens in:

Hoe kan ik snel uit mijn hoofd leegmaken? Bedenk concrete acties!

6. Zet het in een overzichtelijk systeem

Je hoofd leegmaken lukt door overzicht. Door alles namelijk netjes en overzichtelijk in een lijst te zien staan, merk je dat je eindelijk zaken kunt los laten. Vandaar dat je niet zonder een waterdicht systeem kunt. Het Tijdwinst timemanagementsysteem is hier perfect voor: je hebt slechts een agenda en een takenmanager nodig. Onze voorkeur: Google Calendar en Todoist

Neem dus de lijst met acties die zojuist voortkwamen uit de zes klussen en doe dit:

  • Acties die slechts 30 minuten vergen, zet je in je takenmanager.
  • Acties waarmee je langer dan 30 minuten bezig bent, zet je in je agenda.

Hiermee dwing je jezelf na te denken over het juiste moment en de juiste plek om een klus uit te voeren. Zo kun je het los laten en rust ervaren. Jij wéét namelijk: hier hoef ik niet meer aan te denken, het staat ingepland.

Hoe leer ik mijn hoofd leegmaken? Plan alles in een overzichtelijk systeem!

7. Update (regelmatig)

Je bent goed bezig, zoveel is al duidelijk! Merk je die rust die nu al je hoofd binnensluipt? Je bent je bovenkamer flink aan het schoonvegen, en dat heeft nu al z’n uitwerking. Nóg betere en blijvende resultaten behaal je door je hoofd-schoonmaakwerk regelmatig bij te houden.

Elke week op vrijdagmiddag om vier uur bijvoorbeeld (zet je mooi in Todoist!), pak je je Gedachtedump en triggerlijst er even opnieuw bij en volg je hetzelfde riedeltje.

Dus, hoe kan ik mijn hoofd ontspannen?

  1. Overvol hoofd – “ááááaah, stress!”
  2. Alles uit je hoofd halen (#1)
  3. Nalopen met de triggerlijst (#2)
  4. Elimineren of delegeer wat je niet gaat doen (#3)
  5. Prioriteren wat je wel gaat doen. (#4)
  6. Klussen in stukken hakken met de mini scrum  (#5)
  7. De boel inplannen in je timemanagementsysteem (#6)
  8. Achteroverleunen met een verdiende kop thee!

En dan aan de slag! Met rust en overzicht, in plaats van stress en chaos. Door bewust te doen, in plaats van alleen maar onbewust en bewust te denken over wat je allemaal moet doen. Dankzij de beste ‘hoofd leegmaken’-oefening!

hoofd leegmaken

Want

We hebben het allemaal druk. Iedereen kan, elk moment, kiezen uit duizenden dingen om op dat moment te doen. Maar op deze manier ben je bewust niet met 99 andere dingen bezig, maar 1 ding. Het ding dat jij zelf gekozen hebt. Eentje waarvan je precies weet waarom je die nu doet, omdat je hem zelf in een overzicht hebt gezet en ingepland. Dát is het neusje van de time management zalm.

Of zoals we in de training zeggen:

“Time management draait om het organiseren van het werk dat je nu niet hoeft te doen zodat jij je nu kunt focussen op hetgeen met de hoogste prioriteit.”

Met een hoofd dat niet overloopt van gedachten, herinneringen en verzoeken en nog meer dingen, kun je namelijk wél werken. Vanuit rust en focus, in plaats van chaos en overload. Werken waar je nu aan moet werken, volgens jou – en niet volgens je collega’s, je partner, je baas of de te lange sprieten op het gazon. Jij bepaalt wat je doet, want jij hebt het overzicht. Dat is toch ook wel eens fijn?

Genoeg ruimte voor in je hoofd nu 😉

Wat levert deze Gedachtedump je op?

Zoals gezegd ervaren veel mensen deze Gedachtedump als een bitterzoete beleving. Maar het moment waarop jouw “moet ik dit allemaal nog doen?!” plaatsmaakt voor “oh, fijn om even alles uit mijn hoofd te schrijven” geeft rust. Onder andere:

Hoofd leegmaken zorgt voor mentale ruimte

Het creëert ook mentale ruimte. Zoals eerder besproken is je brein tamelijk dom als het gaat om het managen van taken en afspraken. Het is er gewoonweg niet voor gemaakt. Door alles uit je hoofd te schrijven, neem je deze last bij je brein weg. Zo kun jij jouw geheugen benutten voor wat werkelijk belangrijk is: om over werk na te denken, niet om aan werk te denken.

De Gedachtedump helpt je beter omgaan met ad hoc klussen

Het elimineert valse dringendheid. Overzicht voorkomt daarnaast dat je zaken als “spoedjes” of “dringend” bestempelt, puur en alleen omdat ze je op een random moment binnenvallen – ‘ah, ik moest Mark nog mailen. Laat ik dat maar meteen doen, dan ben ik er tenminste vanaf.‘ Funest voor je productiviteit, weet je nu. Je onderbreekt alleen je werkzaamheden wanneer iets daadwerkelijk dringend is, niet omdat het dringend voelt.

Het maakt je bewust van je prioriteiten

Een Gedachtedumplijst helpt zaken in perspectief plaatsen. Je ziet zaken terug op een lijst met andere – veel belangrijkere – taken en besef dat “Mark mailen” niet de hoogste prioriteit heeft. Zo kan jij je bezighouden met wat werkelijk belangrijk is.

Overzicht maakt je werklast bespreekbaar 

‘… of je volgende week die campagne kunt overnemen’, vraagt je leidinggevende. Voor je gevoel heb je daar geen tijd voor. Je hebt tig zaken opstaan. Zodra je echter in je agenda kijkt zie je niets dat dit onderbouwt. Het ziet er redelijk leeg uit. Ook je takenlijst: leeg. ‘Prima, dat moet dus lukken’, zegt je leidinggevende terwijl hij het dossier op je bureau laat vallen. Gestresst plan je het in – ‘… er was die week toch iets. Ik weet het zeker. Maar wat?’ Indien je werkt vanuit overzicht overkomt jou dit niet. Je weet precies wat er op de agenda staat, zowel letterlijk als figuurlijk. Dat helpt je bij het managen van verwachtingen en deze ook bespreekbaar maken.

Kortom: probeer de Gedachtedump zeker eens uit wanneer je merkt dat je hoofd overvol zit.

Probeer ook dit eens

Het hoofd leegmaken is een belangrijk onderdeel van het voorkomen van stress. Een manier om dit te bereiken is door meer balans in je leven te vinden. In deze video van Tijdwinst.com delen we 5 effectieve tips van top CEO’s om meer balans in je leven te vinden. We bespreken onder andere het belang van slaap, lichaamsbeweging, meditatie en mindfulness, grenzen stellen en tijd investeren in relaties. Door deze tips toe te passen, kun je niet alleen meer balans vinden in je leven, maar ook stress voorkomen en je hoofd leegmaken. Wil je weten welke tips de top CEO’s hanteren? Bekijk dan zeker deze video en ontdek hoe je meer evenwicht in je leven kunt bereiken.

Wil je hier meer over weten?

Vond je dit nou een interessant artikel en denk je daadwerkelijk iets te hebben aan bovenstaande techniek, check dan ook zeker eens ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Daar gaan we er uitgebreider op in en leer je nog meer over het belang van time management.

Lijkt het je leuk(er) om in de praktijk een lesje te volgen, volg dan onze cursus:

Onze 1-daagse cursus Time Management kan namelijk helpen bij een vol hoofd en gebrek aan overzicht door je handvatten te bieden om je tijd en taken beter te managen. Tijdens deze cursus leer je bijvoorbeeld hoe je prioriteiten kunt stellen, hoe je je agenda effectiever kunt gebruiken, en hoe je je werkplek en e-mail inbox beter kunt organiseren. Door deze vaardigheden te ontwikkelen, kun je beter omgaan met de hoeveelheid taken die op je afkomen en kun je meer controle krijgen over je werk en je leven. Daarnaast kan het ook helpen om inzicht te krijgen in waar je tijd naartoe gaat en hoe je deze beter kunt benutten. Dit kan zorgen voor meer rust en overzicht in je hoofd!

Zien we je daar?

Meer tips om je hoofd leeg te maken? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder. 

Wees een leeg hoofd, geen leeghoofd!

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog 

hoofd leegmaken

De Tijdwinst.com Triggerlijst

Zakelijk

  • Onafgeronde projecten
  • Projecten die ’on hold’ staan
  • Projecten met een lage prioriteit
  • Projecten waar je geen zin in hebt / niet weet hoe je ze moet opstarten
  • Zaken waarop je zit te wachten van:
    baas/partner, collega’s, ondergeschikten, andere organisaties, klanten,  freelancers, accountant, advocaat, verzekeringsadviseur
  • Mensen die nog op jou wachten voor input:
    baas/partner, collega’s, ondergeschikten, andere organisaties, klanten,  freelancers, accountant, advocaat, verzekeringsadviseur
  • Mensen die je nog moet bijpraten over de status van projecten, acties etc.:
    baas/partner, collega’s, ondergeschikten, andere organisaties, klanten,  freelancers, accountant, advocaat, verzekeringsadviseur
  • Leeswerk dat je nog moet doen:
    contracten, vergaderstukken, beleidsplannen, offertes, vakliteratuur, rapporten, verslagen, studie
  • Financiën:
    statistieken, accountant, budgetten, prognoses, balans, W&V, leningen
  • Schrijfwerk dat je nog moet doen:
    evaluaties, rapporten, artikelen, reclame, handleidingen, instructies, protocollen
  • Planning:
    operationele doelstellingen, planningen, verlof, vakanties, voorraden
  • Bankzaken:
    jaarverslagen, kredieten, hypotheek, leningen, liquiditeitsprognose
  • Organisatie:
    vergaderingen, reorganisatie, belangrijke gebeurtenissen, klantenservice, transporten
  • Systemen:
    wifi, smartphones, software, apps, CRM, apparatuur, archief, opslag
  • Administratie:
    juridische kwesties, verzekeringen, personeel
  • Professionele ontwikkeling:cv, trainingen, opleidingen, seminars, zaken die je wil leren, uitzoekwerk, bachelor, master
  • Voorraden:
    werkkleding, grondstoffen, halffabrikaat, kantoorbenodigdheden
  • Marketing:
    promotie, bellen, marketing, SEO, afbeeldingen
  • Certificeringen

 

Privé

Denk bij onderstaande zaken niet alleen aan de woning, maar ook aan privé projecten, hobbies en verenigingen. 

  • Onafgeronde projecten.
  • Projecten die ’on hold’ staan.
  • Verbouwingen, vernieuwingen, onderhoud
  • Projecten met een lage prioriteit.
  • Projecten waar je geen zin in hebt / niet weet hoe je ze moet opstarten
  • Informatie of acties  waarop je zit te wachten van:
    gezinsleden, familieleden, kennissen, adviseurs, school van je  kinderen
  • Mensen die nog op jou zitten te wachten voor input:
    gezinsleden, familieleden, kennissen, adviseurs, school van je kinderen
  • Mensen die je nog moet bijpraten over de status van projecten, acties etc.:
    gezinsleden, familieleden, kennissen, adviseurs, school kinderen
  • Uitgeleende items
  • Financiën:
    verzekeringen, hypotheek, huur, beleggingen, spaarrekeningen, pensioen
  • Belastingen en  juridische kwesties:
    vragen, opzoeken, regelen
  • Veiligheid:
    alarmsystemen, rookmelders, inbraak
  • Reparatie / onderhoud:
    apparatuur, huis, auto, tuin, schilderwerk, riolering, airco, warmteterugwinning, telefoon, internet, gas, licht, water, zonnepanelen.
  • Organiseren van:
    verjaardag, feesten, reizen, korte vakanties, speciale gebeurtenissen (diploma-uitreiking, jubileum)
  • Kopen:
    elektronica, kleding, software, voorraden, gereedschap, boodschappen, boeken, cadeaus 
  • Opleidingen / bijscholing:
    cursus of opleiding die je nog graag wil volgen
    vaardigheid die je nog heel graag wil leren
  • Vakantie en reizen:
  • zaken die je nodig hebt
  • uitzoeken / reviews lezen
  • plekken om te bezoeken
  • Klussen in huis:
    tuin, oprit, woonkamer, slaapkamers, badkamer, zolder, isolatie
  • Bucketlist:
    wat zou je nog heel graag één keer willen doen?

 

Nadine
Account manager
Beste opleider

Beste opleider

6 maal verkozen tot “Beste opleider van Nederland”.

Landelijke dekking

Landelijke dekking

Trainingen op diverse locaties in Nederland en België.

100% Tevredenheid

100% Tevredenheid

Garantie: als je het beloofde resultaat niet behaalt, is dit ons risico.

Score: 
9,4

Score: 9,4

In het afgelopen jaar en meer dan 6.000 beoordelingen

+
25 jaar ervaring

+ 25 jaar ervaring

Met onze ruim 25 jaar ervaring zijn wij dé specialisten