Wat hebben president Obama, productiviteits-goeroe Tim Ferriss en nieuwsman Pat Kiernan met elkaar gemeen? Ze hebben allemaal een typisch ritueel om hun werkdag beter te maken. Rituelen die – net zo simpel als slim – het ‘stelen’ meer dan waard zijn.
Misschien heb je een collega die zweert bij een rondje om het pand hinkelen, achterstevoren, om twee uur ‘s middags. Of jij start je dag niet zonder je ochtend-yoghurt en een flinke kop koffie op kantoor, terwijl een ander weer per sé aan het einde van zijn dag een rondje collega’s doet om iedereen alvast een goede nachtrust te wensen. Je kunt het zo gek niet bedenken, of het is een kantoor-ritueel.
Zo zíjn er ook een paar typische kantoor-rituelen, die lang zo gek nog niet zijn. Rituelen van hen die hebben bewezen bergen te kunnen verzetten, dingen gedáán te kunnen krijgen en grootste prestaties neer te kunnen zetten. Presidenten, best-seller auteurs en Nobelprijswinnaars onthullen hun beste werk-rituelen. Lees… En leer.
1. “Check ‘s ochtends geen e-mail” — Tim Ferriss
Een simpele, en misschien heb je hem hier al eerder gehoord, maar daarom niet minder belangrijk. Dit anti-ritueel gaat écht het verschil maken als je hem devoot en dagelijks naleeft.
Ga het voor jezelf eens na… Je duwt ‘s ochtends in bed de wekker op je telefoon uit en wat doe je dan? Het meest waarschijnlijke ritueel: je klikt op het inbox-icoontje, omdat daar van dat verleidelijke cijfertje bijstaat dat je vertelt hoeveel ‘nieuwtjes’ er binnen zijn gekomen. Om vervolgens te zien dat er niets leuks te vinden is in je inbox, en je nu eigenlijk al meteen met je kop bij allerlei taken op kantoor zit.
En geloof me: dat wil je niet – en het hoeft ook helemaal niet, zegt Tim.
“Als het even kan, check je e-mail dan niet in de ochtend. Het is misschien moeilijk voor sommigen om zich dat voor te stellen. “Hoe kan ik dat doen? Ik heb die informatie toch nodig om te kunnen werken aan mijn taken?” Je zou versteld staan hoe vaak dat juist niet het geval is. Kun je 80 tot 90 procent van je belangrijkste taken gedaan krijgen zonder je mail in te duiken, je brein te laten ontploffen en in een blinde dopamine– en cortisol-paniek terecht te komen? Ja, dat kan.”
Beter begin je dus rustig aan je dag. Koppie koffie, krantje, croissantje (of gewoon een snelle shake voor onderweg), rustig op kantoor aankomen, de hele janboel aanzwengelen, even een goeiemorgen tegen je collega’s, theetje, en dan… check je nog stééds je mail niet. Welke eerste taak op kantoor je dan wel tackelt?
2. “Start je werkdag met MIT’s” — zen-master Leo Babauta
Begin niet met wat er voor je neus ligt (kriebels op losse blaadjes en post-its?), of wat het meest verleidelijk is om nu te checken (je inbox). Weersta dat alles en start met plannen. Niets uitvoerigs of ingewikkels. Kies gewoon de 3 belangrijkste, grootste of ergste taken (MIT’s = Most Important Tasks) uit en start daarmee. Slik die nare kikker als eerste, pak dan de op-één-na belangrijkste op en doe de derde voor de leuk.
Babauta: “De reden dat ik dit een fijne start van de dag vind, is dat het niet alleen een gevoel van doelmatigheid, rust en regelmaat in mijn dag brengt, maar het verzekert ook dat ik elke dag een aantal dingen gedaan krijg… Mijn doelen.”
Daarná – als het meest noodzakelijke gebeurd is en je doelen behaald zijn (waarschijnlijk al een halve of driekwart dag verder) – mag je eindelijk aan al je instinctieve neigingen toegeven. Dus: ga los met je inbox, buurt bij een collega, wandel een rondje om het gebouw, hinkel voor mijn part dezelfde route achterstevoren terug, én…
3. “Doe elke dag een tukkie” — nieuwsman Pat Kiernan
Het klinkt misschien gek, maar dit is dé manier om jezelf er weer bovenop te helpen als je die mega-kantoordip voelt aankomen. Je hebt al het belangrijke werk erop zitten en dat heeft je behoorlijk uitgeput, niet gek.
Een tukkie midden op de dag is, zelfs volgens NASA-onderzoek, dan het enige echte dat je kan helpen. Amerikaans nieuwsman Pat Kiernan, geen lui type, zweert erbij. Hij maakt er zelfs een speciaal momentje voor vrij in zijn dagelijkse schema, koste wat kost.
“Ik ben super strikt als het op mijn powernap en de planning waar ik die inbouw aankomt. Je moet gewoon leren om ‘nee’ te zeggen. Daar heb ik over het algemeen een hele stellige grens voor. Je moet nu eenmaal uitgerust en gezond zijn om je baan te kunnen uitvoeren, waardoor je sommige dingen moet afwijzen en de verleiding moet weerstaan om alles te doen waar je voor gevraagd wordt.”
Af en toe ‘nee’ zeggen is dus ook een belangrijke, als je die heilige tijd wil bewaren voor je dagelijkse powernap. Of – voor iedereen die niet even z’n ogen kan sluiten op kantoor – een écht ontspannen pauze. Néém die ontspanningstijd, hij is het waard en komt je werk alleen maar ten goede. Dat is de boodschap.
4. “Denken doe je buiten de deur” — designer James Victore
Zit het belangrijkste werk erop, heb je de accu weer wat herladen en is het tijd voor wat middag-denkwerk? Een goeie brainstorm? Een concept bedenken? Een probleem oplossen? Een plan(ning) uitstippelen?
Doe dat even buiten de deur, wil je? Dát is namelijk de plek ‘where the magic happens’, volgens designer en concept-bedenker James Victore. Dáár komen de briljante ideeën tot je, in plaats van dat je er naarstig naar op zoek gaat achter je bureau.
Je bureau is nu eenmaal de plek bij uitstek voor ‘werk-werk’ en alles daarbuiten is de beste omgeving voor het ‘denk-werk’. Victore bijvoorbeeld, doet zijn denk-werk standaard weg van zijn bureau, buiten de deur.
“Ik kan geen denk-werk doen op kantoor. Die plek is om het allemaal in elkaar te zetten; voor ‘werk-werk’. Als ik geen werk-werk hoef te doen, ga ik de deur uit. Naar een bar of een restaurant. Toen ik mijn boek schreef, verliet ik de studio elke ochtend en ging ik naar het park, om daar een uur of anderhalf uur te gaan zitten. Daar deed ik een idee op, wat ik daarna uitwerkte op kantoor.
Aan het eind van de dag keerde ik dan nog wel eens terug naar de bar, nam een biertje of twee, en zette de puntjes op de i. Of bedacht weer een nieuw idee. En zo startte het hele proces dan weer opnieuw. Het werd een ritueel.”
Beethoven deed het eeuwen geleden al; de deur uitgaan om zijn denk-werk te verrichten. En niet zo lang geleden nog, bewees de hedendaagse wetenschap dat het nemen van een biertje daarbij ook verre van kwaad kan. Helemaal geen gek ritueel dus, Victore. Ook dat aan het einde van de dag het hele proces nog eens opnieuw aanzwengelen voor morgen, beaamt niemand minder dan…
5. Obama: “Zorg vandaag voor een voorsprong op morgen”
Als er iemand slim moet zijn om zijn werk- en privé in balans te houden én evengoed veel gedaan te krijgen, dan is het de president van de Verenigde Staten wel. Met al 10 belangrijke beslissingen voor lunchtijd en daarna nog eens een hele stapel vergaderingen doorploegen, waarna het werk voor die dag nóg niet gedaan is. Zijn ritueel: ‘s avonds gewoon lekker met de family dineren, om er daarna nog eens voor te gaan zitten in zijn Oval Office.
Maar wat hij dán doet, is iets heel specifieks. Hij neemt er niet nog eens zijn takenlijst bij, pleegt geen belangrijke telefoontjes meer en gaat ook echt geen grote taken oppakken of kikkers meer slikken. Het enige dat hij nog doet na zijn avondeten is een voorsprong op de volgende dag creëren, door de afgelopen dag goed af te ronden.
Hij bekijkt welke puntjes er nog op de i gezet moeten worden en neemt wat documenten door die zijn personeel voor hem klaargelegd hebben. Het tijdstip waarop hij dit doet is het belangrijkst: vóórdat de chaos van de volgende dag hem weer opnieuw overspoelt in het Witte Huis.
Geen losse eindjes voor Obama dus, zodat hij met een gerust hart en een (relatief) leeg hoofd kan gaan pitten. En hij de volgende dag fris kan beginnen.
Zónder eerst mail te checken (volgens Ferriss), daarna de MIT’s te bepalen (geleerd van Leo), misschien halverwege een tukkie te doen (zoals Kiernan dat kan) en al zijn denkwerk buiten de deur op te pakken (en in de bar een biertje te doen met Victore).
Zo komen alle ideale werk-rituelen samen in iets wat je dan toch wel ‘de ideale kantoordag’ mag noemen. Steel ze dus gerust!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
