Wat doe jij in het laatste halfuur van je werkdag? Nog even gauw dit afronden, dat bijwerken, vergeten telefoontjes plegen en je takenlijst doorjagen? Zonde, want als je het net even anders aanpakt (met 3 simpele stappen) creëer je rust en overzicht voor morgen, in plaats van stress en chaos – zegt expert Dan Pink.
Slim werken is een kwestie van slimme rituelen opbouwen; zoals bij je werkdag afsluiten. Wist je dat dát het moment is waarop je het verschil kunt maken tussen relaxt of met een vol hoofd naar huis gaan? Tussen de hele dag van hot naar her rennen of rustig je taken 1 voor 1 oppakken?
En je hoeft er maar een half uurtje de tijd voor te nemen om dat verschil voor elkaar te krijgen. Maar je moet het maar net weten…
Je werkdag afsluiten is het meest onderbelichte en onderschatte deel van onze tijd op kantoor – en daar gaat het dus nogal eens mis. Ons energiepeil is meestal tot ongekende dieptes gedaald, het einde is in zicht dus met je motivatie zal het er ook lang niet meer zo fris voor staan en bovendien krijg je überhaupt maar weinig gedaan op het eind van je dag. Dat komt omdat we dan ‘op’ zijn. Echt productief werk verzetten is op dit punt een fabeltje.
Desondanks probeer je er nog wat productiviteit uit te persen. En dat levert alleen maar half werk op, wat frustreert en er vervolgens toe leidt dat je de rest mee naar huis neemt (letterlijk of figuurlijk). Of je laat het achter en valt de volgende dag ‘s ochtends met je neus in de chaos. Geen lekker einde, geen lekker begin – dat is de regel.
Kortom, we zijn er met zijn allen behoorlijk aan toe om onze werkdag slimmer af te sluiten, zodat we met een relaxter en voldaner gevoel kunnen stoppen – en de volgende dag met een ontspannen en overzichtelijk gevoel kunnen starten.
Kom maar door: Dan Pink.
Slim je werkdag afsluiten, volgens expert Dan Pink
“Creëer een sluitingsritueel. Wéét wanneer je moet stoppen met werken. En probeer elke dag ook op dezelfde manier af te sluiten.”, is wat Dan Pink adviseert.
Dan is auteur van verschillende New York Times bestsellers, waaronder ‘A Whole New Mind’ en ‘Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us’. Tegenwoordig presenteert hij het programma ‘Crowd Control’ op National Geographic – een serie over het hoe en wat van menselijk gedrag.
Als kenner van het menselijk wezen is hij fervent voorstander van het ‘sluitingsritueel’. Hij pleit ervoor dat iedereen het sluitingsritueel net zo serieus gaat nemen als het openingsritueel van je werkdag. Het werkt namelijk voor je brein én je werk.
Feit is namelijk dat het einde van de werkdag nu eenmaal het meest onproductieve deel van de werkdag is. Je energiepeil heeft een ultieme laagte bereikt, je brein is opgebruikt of volgepropt en je aandachtsspanne minimaal.
Feit is óók dat het begin van je werkdag het tegenovergestelde is. In de ochtend, als je net aangekomen bent en je eerste kop koffie (of thee!) hebt gezet, ben je op je productieve piek. Op dat moment is het van belang dat je meteen effectief aan de slag kan, in plaats van je tijd te verdoen met de chaos van gisteren organiseren en zoeken naar de juiste papieren en plannen wat er nog allemaal moet gebeuren vandaag – en wat niet.
Simpele conclusie van Pink is daarom, terecht, dat je het loze einde van je dag het best kunt gebruiken om banale taken uit te voeren, zodat je aan het begin van de dag meteen in het belangrijkste werk kunt duiken zonder tijd te verdoen.
Het gaat er simpelweg om dat je het maximale uit het einde en het begin van je dag haalt, door de juiste taken (3, om precies te zijn) op het juiste moment uit te voeren – afhankelijk van je biologische ritme en energieniveau.
Wat die 3 taken voor het einde van de dag dan zouden moeten zijn, daar heeft Pink ook zo zijn ideeën over:
“Ruim je bureau op. Maak een back-up van je computer. Maak een lijst van wat je morgen moet doen.”
Goed advies? Ja, stuk voor stuk – het is bewezen:
1. “Ruim je bureau op…” (en win 2 uur per dag)
Helemaal zo gek nog niet, als je bedenkt dat het voorkomen van rommel al bijna 2 uur op onze werkdag kan winnen. Maar liefst 19% van onze werkdag gaat nu op aan het “verzamelen en zoeken van informatie” en is daarmee de op-één-na-grootste onnodige tijdvreter op kantoor! Sterker nog: managers besteden gemiddeld 6 weken per jaar aan het zoeken naar papieren en digitale documenten! 6. Weken.
Dat blijkt uit het onderzoek ‘The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies’ (2012) van het McKinsey Global Institute, een internationaal management consulting bedrijf.
Ruim je fysieke en digitale (bureaublad)rommel dus aan het eind van de dag op, wanneer je brein toch niet veel beters voor elkaar krijgt en bespaar jezelf die tijd aan het begin van de volgende dag – waardoor je de hele dag overzichtelijker werkt, zonder open kranen en dweiltoestanden.
2. “…Maak een back-up van je computer…” (voor ’n leeg hoofd)
Niet alleen je ‘echte’ bureau moet schoon, ook je digitale bureaublad moet eraan geloven. Een digitale schoonmaak heeft namelijk hetzelfde effect als een analoge. Vergeet je pc dus niet op te frissen, door alles wat je niet meer nodig hebt van die dag in de prullenbak te mikken en de rest te back-uppen op een plek waar je het kan vinden als je het later nodig hebt (Evernote of je digitale archiefmappen bijvoorbeeld).
3. “…Maak een lijst van wat je morgen moet doen.” (net als Franklin!)
Dit is waar je het verschil maakt tussen starten midden in de chaos of met een georganiseerd plan, de volgende ochtend. Het verschil tussen relaxt of gestrest werken dus.
Wil je dat eerste? Sta dan even stil bij:
- wat je vandaag allemaal voor elkaar gekregen hebt (net zoals Benjamin Franklin dat deed);
- en wat er is overgebleven voor morgen.
Op basis daarvan stel je je MIT’s (Most Important Tasks) voor de volgende dag op. Je prioriteert, houd je doelen helder en hebt een duidelijk beeld van de volgende dag. Zo help je jezelf niet alleen aan meer voldoening, maar ook meer motivatie in je werk! O, en je voorkomt ook dat je gaat multitasken – dat kun je namelijk niet.
Lekker alles 1 voor 1 oppakken morgen, in de juiste volgorde, zonder haast. Heerlijk toch?
En dan is er nog een mooi extraatje: als je dit allemaal vastlegt aan het eind van je dag, is het uit je hoofd (en misschien zelfs uit je aktetas) en neem je het dus niet mee naar huis om er ‘s avonds in je bed nog eens flink over te liggen malen en piekeren (of er ‘s avonds stiekem nog aan door te werken).
Dus…
Onthoud dit voor straks, als je aan het eind van je werkdag – en je Latijn – bent aangekomen: stop met werken, ruim je bureau op, ruim je pc op, stel je MIT’s alvast op en zet alles uit en weg voordat je (zonder zorgen) huiswaarts keert. Simpel, effectief – en alles wat je nodig hebt voor een slimmere werkdag.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
