We hebben elke dag te maken met onderbrekingen en afleiding op het werk. Wat zeg ik? Elke 3 minuten! Meer schokkende feiten, vervelende én goede gevolgen van onderbrekingen en hoe je er op 3 manieren mee kunt omgaan om je werk nu eens wél af te krijgen.
“Een onderbreking is een onverwachte confrontatie met een ander persoon die je workflow en de continuïteit van je werk onderbreekt en een tijdelijke halt toeroept.”
Zo omschrijven professoren Jett en George van de Rice University het gegeven waarnaar zij hun onderzoek ‘Work Interrupted: A Closer Look at the Role of Interruptions in Organizational Life’ deden.
Het is belangrijk om te weten waar we het over hebben wanneer we het over ‘onderbrekingen op het werk’ hebben. We hebben het dan over ongeplande bezoekjes van collega’s, telefoontjes van klanten en wakkerschuddende bliepjes van je inbox of je telefoon. Allemaal afkomstig van anderen die jouw tijd a la minute willen opeisen.
Ons kantoor wordt helaas een steeds grotere bron van onderbrekingen. Door digitalisering en grote technologische ontwikkelingen in de laatste decennia bestaat onze (werk)omgeving uit steeds meer prikkels, bliepjes én mogelijkheden om je werk te laten onderbreken.
Daarnaast zijn steeds meer werkplekken erop geënt om collega’s onderling beter te laten ‘samenwerken’. Communicatie wordt daarbij bijvoorbeeld gestimuleerd door een ‘no-walls’ of ‘open door policy’. De typische individuele hokjes zoals we die kennen uit Amerikaanse films zien we steeds minder. Ze hebben plaatsgemaakt voor ‘werkeilanden’: één ruimte met grote tafels waaraan kantoorwerkers met zijn allen zitten te werken.
Slecht nieuws: de cijfers
Op die manier wordt het onderbrekingen wel heel gemakkelijk gemaakt om ons van ons werk te houden. Iets dat helaas bevestigd wordt door de wetenschap. Bekijk de cijfers maar eens goed en tel uit je verlies…
- Een kantoorwerker ervaart elke 3 minuten wel een onderbreking, ofwel door een externe prikkel (“bliep bliep!”) een collega (“Hey, kun je dit even voor me opzoeken?”) of door onszelf (“Héél even mijn mail checken”).
- Nou, laat dat ‘héél even’ maar weg. Het effect van een onderbreking sijpelt gemiddeld nog 25 minuten door in je brein voordat je weer op het focus-niveau bent waar je vóór de onderbreking was!
- Een onderbreking hoeft natuurlijk niet lang te duren, maar wees niet te hoopvol. Een onderbreking van 3 seconden is genoeg om 2 keer zoveel fouten in je werk te maken wanneer je er opnieuw aan wil beginnen na een onderbreking.
- Na zo’n onderbreking weten we in 45% van de gevallen namelijk niet meer hoe we de taak ook alweer achtergelaten hadden, in 25% van de gevallen weten we zelfs niet meer met welke taak we überhaupt bezig waren.
- Nog een schokkende uitsmijter, om je helemaal van de illusie van gefocust werken in een kantoortuin af te helpen: 63% van onze taken worden onderbroken, wanneer je aan zo’n modern open werkeiland op kantoor werkt. Nee, jezelf afzonderen een privé-ruimte houdt de onderbrekingen ook niet echt buiten de deur: dan wordt nog altijd 49% van je taken onderbroken.
Treurige feiten – en stuk voor stuk slecht nieuws voor je werkefficiëntie, kwaliteit, focus en je persoonlijke welzijn. Dit zijn namelijk de gevolgen:
1. “Negatieve effecten gerelateerd aan tijdsdruk omvatten: verhoogde gevoelens van stress en zorgen, doordat de persoon die onderbroken wordt merkt dat hij minder tijd heeft en hij niet alle taken en doelen die hij zichzelf heeft gesteld kan voldoen…”
Het eerstgenoemde negatieve gevolg van een onderbreking in Jett en George’s onderzoeksverslag. Niet alleen slecht voor je werk dus (je krijgt je taken niet af), maar ook voor jezelf (je krijgt er stress van).
2. “Onderbrekingen kunnen een persoon verhinderen om in een staat van complete toewijding aan een taak te raken – een staat met volledige motivatie en actieve betrokkenheid en zonder gevoel van tijd, ook wel ‘flow’ genoemd.”
De tweede manier waarop onderbrekingen je werk in de weg zitten: je komt niet in die befaamde ‘flow’ terecht – zegt de wetenschap.
3. Nog een vervelend gevolg is het feit dat de kwaliteit van je werk er enorm op achteruit gaat…
Maar er is ook goed nieuws, hoor
Je krijgt je werk bijvoorbeeld sneller af, wanneer je onderbroken wordt. Dat komt door de tijdsdruk die opgevoerd wordt doordat je tijd kwijt bent geraakt aan de onderbreking. Je krijgt een sterker ‘dit-moet-af’-gevoel waardoor je harder werkt. Let wel op: harder, maar niet beter. Je werk bevat (zoals eerder vermeld) nog altijd meer fouten en minder kwaliteit door onderbrekingen. Geen daverend goed nieuws dus, maar het is een positieve noot in een reeks van duistere conclusies.
Om dit verhaal nog meer in een positieve richting te gaan sturen; er is nóg een positieve noot.
3 opties voor verbetering
Alle hoop op efficiënt werk en een beter welzijn is nog niet verloren. Je kunt onderbrekingen namelijk zelf in de hand houden. En wanneer je dat doet hebben diezelfde onderbrekingen niet meer dat negatieve effect, maar kunnen ze zelfs een positieve slag aan je werk(plek) geven!
Er zijn een paar opties om de regie over onderbrekingen (terug) te nemen.
1. Stilte-tijd invoeren
Een eerste mogelijkheid is een fenomeen dat ‘stilte-tijd’ heet. “Waar werknemers van een organisatie afspreken om een bepaalde tijdsperiode elkaar niet te storen zodat iedereen zich kan focussen op de individuele taak.” Een nuttig advies uit het onderzoek van Jett en George. Het eerste uur (of de eerste uren) van de dag is het meest ideale moment om zo’n stilte-tijd in te voeren en te werken aan je belangrijkste taken.
2. Inloop-uurtje invoeren
Een andere optie, die precies andersom werkt: het ‘inloop-uurtje’. Zo zorg je niet dat je een tijdje niet gestoord wordt (zoals bij stilte-tijd), maar kader je de tijd in waarop je wel gestoord mag worden.
Yahoo-CEO Marissa Mayer doet het bijvoorbeeld al jaren zo. Niemand stoort haar, behalve tijdens één van haar bekende inloop-uurtjes – meestal aan het eind van de dag.
Een inloopuurtje kan ook betekenen dat je binnen dat tijdskader je e-mail binnenhaalt (schakel handmatig verzenden/ontvangen in) of je voicemail beluistert. Zolang je je omgeving maar inlicht en je je ook houdt aan die afspraak (met anderen en met jezelf).
Voor een goede toepassingen van de inloop-methode gelden wel een paar belangrijke regels:
- Geef duidelijk aan collega’s aan dat ze alleen tijdens het inloop-uurtje op je kantoor binnen kunnen komen of je kunnen storen aan je bureau.
- Geef in je e-mailhandtekening aan dat je je inbox op vaste tijden checkt en dringende zaken dus niet in een e-mail thuishoren.
- Spreek in je voicemailbericht in dat je ook je telefoon en je voicemail maar op gezette tijden checkt en dat ze dus het beste een sms kunnen sturen wanneer het een echte dringende zaak betreft (je zult versteld staan hoe weinig zaken uiteindelijk écht dringend blijken).
Kom gerust bij Marissa Mayer op de bank zitten tijdens haar wekelijkse inloopuurtje! Onderbrekingen gewenst.
3. Minimaliseer tot maximaal paar minuten
Heb je de eerste, de tweede of allebei de methodes toegepast in je werkdag om onderbrekingen te minimaliseren – dan heb je helaas nog geen garantie op een onderbrekingsloze werkdag. Wanneer zich er dan toch nog een onverwachte interruptie voordoet, blijft er nog één optie over: breng de tijd die je aan een onderbreking besteed terug tot maximaal een paar minuten.
Dat doe je zo:
- Wees assertief en voorbereid. Zorg dat je een gedegen opbergsysteem hebt, zodat je materiaal snel terugvindt wanneer iemand om een (digitaal) document komt vragen.
- Vraag, wanneer je collega je komt storen, of het langer duurt dan een paar minuten. Zo ja, plan even een afspraak op een moment waarop je wel (meer) tijd hebt.
- Toch ‘per ongeluk’ in je inbox aan het spieken? Oké, het kwaad is al geschied – maar houd het dan in elk geval bij spieken. Ga geen mails grondig doorlezen of beantwoorden. Denk aan je max: een paar minuten! Want voordat je het weet ben je 25 minuten verder en heb je jezelf in de nesten gewerkt door de tijdsdruk op te voeren, je focus te verliezen en de kwaliteit van je werk onrecht aan te doen.
En zeg nou zelf: kreeg je écht positieve energie bij het zien van al dat nieuwe werk dat ondertussen per e-mail is binnengekomen? Kans is groot dat het je alleen maar onrust geeft. Verwerk je e-mail daarom op door jezelf vastgestelde tijden (als het even kan pas ergens richting het einde van je werkdag).
Wees wat onderbrekingen betreft dus streng, assertief en duidelijk naar je omgeving toe, maar zeker ook naar jezelf! Heb niet de illusie dat je alle onderbrekingen op je werk kunt uitbannen, ze zullen er altijd zijn, maar breng ze op deze manier op zijn minst terug tot een minimum. En mocht het dan tóch nog eens voorkomen, houd je dan aan dat maximum van een paar minuutjes. Zo houd je de onderbre… kingen op je werk in toom.
